Skip to content

Arbeitsschutz-Software: Die wichtigsten Fakten im Überblick

Der Arbeitsschutz gehört zu den grundlegenden Unternehmerpflichten. Hier müssen zahlreiche Aufgaben und Anforderungen erfüllt werden: von der Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen über Mitarbeiterunterweisungen bis hin zur Organisation von Vorsorgen für die Beschäftigten.

Dabei setzen viele Unternehmen und Organisationen zunehmend auf den Einsatz von Arbeitsschutz-Software. Insbesondere cloudbasierte Lösungsansätze sind vielversprechend. Hier haben die Sicherheitsverantwortlichen jederzeit und von überall Zugriff auf ein zentrales System, um alle anstehenden Aufgaben zu organisieren, durchzuführen und zu dokumentieren.

In unserem Beitrag beschäftigen wir uns zunächst mit den grundlegenden Pflichten im Arbeitsschutz und listen die notwendigen Grundlagen auf. Anschließend thematisieren wir die wesentlichen Kernanforderungen an eine Arbeitsschutz-Software und machen einen kleinen Exkurs in das Compliance Management.

Was Sie erwartet:

In unserem umfangreichen E-Book halten wir die wesentlichen Gründe für den Einsatz einer Arbeitsschutz-Software fest. Viel Spaß bei der Lektüre.

Rechtspflichten im Arbeitsschutz: Wer kümmert sich um was?

Der Arbeitsschutz hat zum Ziel, die Gesundheitsrisiken für die Beschäftigten zu minimieren und einen sicheren Arbeitsplatz zu gewährleisten. Hierfür gibt es ausführliche Vorschriften zu technischen, organisatorischen und persönlichen Schutzmaßnahmen. Diese sind u. a. im Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) zu finden. Zunächst stellt sich jedoch erst einmal die Frage der Verpflichtung.

Unternehmer haben die grundlegende Verpflichtung, alle technischen, organisatorischen und personenbezogenen Maßnahmen zum Schutz der Beschäftigten im Unternehmen durchzuführen.

Es besteht die Möglichkeit, Aufgaben an Führungskräfte zu delegieren, welche dann für die Umsetzung verantwortlich sind. Dies ist gang und gäbe, schließlich können Geschäftsführer nur in den seltensten Fällen die notwendigen Schritte einleiten – nicht zuletzt aufgrund fehlender Zeitressourcen und mangelnder Fachkenntnis.

Dass die Arbeitsschutzmaßnahmen greifen, liegt in der Verantwortung der Beschäftigten. Diese sind verpflichtet, Sicherheitsregeln einzuhalten und Gefährdungen zu vermeiden. Fehlt hierfür die entsprechende Sachkenntnis, müssen die Vorgesetzten mit ins Boot geholt werden.

Die Unternehmensleitung kann sich Unterstützung bei Sicherheitsbeauftragten holen, wenn es um die Durchführung von Arbeitsschutzmaßnahmen geht. Fachkräfte für Arbeitssicherheit sowie Betriebsärzte stehen zudem unterstützend und beratend zur Verfügung.

Auch dem Betriebsrat kommt eine wichtige Rolle zu: Er hat darauf zu achten, dass die Vorschriften eingehalten werden, macht Vorschläge für die Maßnahmenplanung und nimmt Anregungen aus der Belegschaft auf.

Für den Fall, dass Beschäftigte aus verschiedenen Unternehmen vorübergehend zusammenarbeiten, so kümmern sich ausgewiesene Koordinatoren um die Sicherheit am Arbeitsplatz.

Die Fülle an involvierten Personen zeigt bereits die Komplexität des Bereichs. An dieser Stelle bereits zwei wichtige Tipps für einen möglichen Anforderungskatalog an eine Arbeitsschutz-Software:

  1. Stellen Sie sicher, dass es entsprechende Rollen- und Rechtekonzepte gibt, damit die verschiedenen Nutzergruppen mit vorgegebenen Verantwortlichkeiten und Aufgabenbereichen markiert werden.
  2. Legen Sie großen Wert auf die Nutzerfreundlichkeit der Arbeitsschutz-Software. Es muss sichergestellt werden, dass alle Beschäftigten bereit sind, tagtäglich mit der Lösung zu arbeiten. Holen Sie sich – wenn möglich – Referenzinformationen aus anderen Unternehmen und fragen Sie explizit nach der Mitarbeiterakzeptanz.

Grundlagen für den Einsatz einer Arbeitsschutz-Software: Was muss vorbereitet werden?

Der Einsatz einer Arbeitsschutz-Software ist keine Garantie dafür, dass Arbeitsschutz im Unternehmen funktioniert. Es liegt in erster Linie an den Beschäftigten, dass Regeln eingehalten werden und Unfälle vermieden werden. Deren Bereitschaft zur Umsetzung der Maßnahmen ist jedoch auch abhängig von den positiven Signalen der Geschäftsleitung. Es gilt: Arbeitsschutz ist Chefsache!

Die oberste Managementebene hat dementsprechend nicht nur die Verantwortlichkeiten zu delegieren, sondern muss sich aktiv um einen funktionierenden Arbeits- und Gesundheitsschutz im Unternehmen bemühen. Hierfür müssen – falls noch nicht geschehen – die Grundlagen für ein funktionierendes Arbeitsschutzmanagementsystem bzw. EHS-Management geschaffen werden.

Wir haben uns mit der Einführung von Managementsystemen für den Arbeitsschutz befasst. Unsere Erkenntnisse finden Sie hier:

Arbeitsschutzmanagementsystem

Arbeitsschutzmanagementsystem –
Anforderungen, Aufbau, Hemmnisse, Nutzen

EHS-Management-System

EHS-Management-System –
10 Umsetzungsschritte für die Praxis

Trotz aller Bemühungen kann es natürlich zu Vorfällen oder Unfällen kommen (bspw. durch Unachtsamkeit oder höhere Gewalt). Das Arbeitsschutzmanagementsystem hat hier dafür Sorge zu tragen, dass die Unternehmensleitung im Falle eines Falles nachweisen kann, alle notwendigen Vorkehrungen getroffen zu haben – schließlich liegt die Aufsichtspflicht beim Inhaber des Unternehmens.

"Wer als Inhaber eines Betriebes oder Unternehmens vorsätzlich oder fahrlässig die Aufsichtsmaßnahmen unterlässt, die erforderlich sind, um in dem Betrieb oder Unternehmen Zuwiderhandlungen gegen Pflichten zu verhindern, die den Inhaber treffen und deren Verletzung mit Strafe oder Geld buße bedroht ist, handelt ordnungswidrig, wenn eine solche Zuwiderhandlung begangen wird, die durchgehörige Aufsicht verhindert oder wesentlich erschwert worden wäre."

§ 130 OWiG: Verletzung der Aufsichtspflicht in Betrieben und Unternehmen

In jedem Falle hilfreich sind Zertifizierungen: zum einen, weil sie einen funktionierenden Arbeitsschutz ausweisen, zum anderen, weil sie zur aktiven Auseinandersetzung mit Arbeitsschutzthemen anhalten.

Für ein funktionierendes Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagementsystem sei an dieser Stelle auf die deutsche Norm DIN ISO 45001:2018 verwiesen. Hier werden die Anforderungen aus der OHSAS 18001 geschärft und um weitere notwendige Punkte ergänzt.

Als kleine, aber nicht unwesentliche Randnotiz: Bei der Organisation von Arbeitsschutzmanagementsystemen sollten sämtliche Anspruchsgruppen im Unternehmen berücksichtigt werden. Leider werden hier Menschen mit Behinderung oftmals einfach vergessen oder übersehen. Wir haben einen kurzen themenbezogenen Beitrag mit weiteren Hintergrundinformationen vorbereitet.

Maßnahmen im Arbeitsschutz: Was muss die Software leisten?

Wie oben bereits angesprochen, hat die Unternehmensleitung Maßnahmen zum Schutz der Beschäftigten zu veranlassen. Hier wird zwischen technischen, organisatorischen sowie personenbezogenen Maßnahmen unterschieden (vgl. BG RCI 2016, S.6).

Technische Maßnahmen

  • sicherheitsgerechte Einrichtung und Unterhaltung der Arbeitsmittel (Anlagen, Maschinen, Geräte, Werkzeuge) sowie der Arbeits- und Sozialräume

Organisatorische Maßnahmen

  • Aufbau und Unterhaltung einer betrieblichen Sicherheitsorganisation, die den Gefahren und der Größe des Betriebes gerecht wird
  • Regelungen und Anweisungen zur sicheren Gestaltung der Arbeitsvorgänge
  • Ermittlung der Gefährdungen und Belastungen

Personenbezogene Maßnahmen

  • Auswahl, Bestellung und Beauftragung geeigneter Beschäftigter für die Wahrnehmung von Arbeitsschutzaufgaben

Unter diesen Punkten wird eine Vielzahl an kleinteiligen operativen Aufgaben gebündelt. Dazu gehören u. a. das Erstellen von Gefährdungsbeurteilungen, die Durchführung von Mitarbeiterunterweisungen, die Organisation von Vorsorgeterminen oder das Gefahrstoffmanagement.

Eine Arbeitsschutz-Software muss also in ihrem Funktionsumfang den oftmals individuellen Anforderungen der Unternehmen gerecht werden. Dementsprechend ist darauf zu achten, dass die Software-Lösung möglichst flexibel ist und idealerweise per Baukastenprinzip zusammengestellt werden kann.

Nicht selten kommt es vor, dass die vorhandenen Funktionalitäten nicht hundertprozentig auf die Unternehmensanforderungen passen. Hier sollte es möglich sein, die bestehende Lösung auszubauen. Diese Customizing-Optionen sind wichtig, um möglichst wenige Kompromisse eingehen zu müssen.

Eine Arbeitsschutz-Software trägt je nach Unternehmenskontext oder Einsatzgebiet unterschiedliche Bezeichnungen: Arbeitssicherheits-Software, Arbeitsmanagement-Software oder EHS-Software. Wir haben in verschiedenen Artikeln die wesentlichen Anforderungen herausgearbeitet.

Maßnahmenmanagement-Software

Theoretische Grundlagen und praktische Umsetzung

Arbeitssicherheitssoftware

Sieben Kernaufgaben für den digitalen Arbeitsschutz

EHS-Software

Webbasierte Lösungen für Umwelt-, Gesundheits- und Arbeitsschutz

Kernanforderung Datenschutz: Sind die Daten sicher?

Geht es um die Implementierung von Arbeitsschutz-Software in die bestehende IT-Infrastruktur eines Unternehmens, dann haben IT-Abteilungen ein Wörtchen mitzureden. Insbesondere bei der Datenmigration für cloudbasierte Lösungsansätze stellt sich die Frage nach den Datenschutzrichtlinien.

Hier ist es hilfreich, einen kurzen Anforderungskatalog in puncto Datensicherheit aufzustellen. Folgende Punkte sollten grundlegende Orientierung bieten:

1. Wo wird der Service der Anwendung erbracht?

Datenschutz basiert auf besonderen Rechts- und Datenschutzaspekten. In Deutschland gibt es hier bspw. das Vertragsrecht, das Urheberrecht und das Datenschutzrecht. Insbesondere bei der Nutzung von Cloud-Services sollte also darauf geachtet werden, dass die Server in Deutschland stehen bzw. die Daten DSGVO-konform verarbeitet werden. Entscheidend ist auch, dass der Standort nicht zu Verzögerungen in der Endanwendung führt. Ein kleiner Hinweis am Rande: Achten Sie auf den Vermerk „Hosted in Germany“.

2. Ist die Arbeitsschutz-Software kompatibel mit bestehenden IT-Anwendungen?

Hier steht die Frage im Raum, ob die Software-Lösung nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integriert werden kann. Weiter ist zu klären, ob eine Datenkonvertierung notwendig ist. Oftmals werden in Unternehmen die Daten via Excel dokumentiert (wovon an dieser Stelle dringend abzuraten ist), daher auch hier ein Hinweis: Prüfen Sie, ob die Arbeitsschutz-Software über eine Excel-Import/-Export-Funktion verfügt. Das spart Zeit, Geld und vor allem Nerven.

3. Wie sieht es mit landesspezifischen Sprach-Besonderheiten aus?

Insbesondere international aufgestellte Unternehmen sollten darauf achten, dass die Software-Lösung eine Mehrsprachigkeit anbietet – schließlich hat jede Sprache seine Besonderheiten. So muss die Anwendung für das e vom é bzw. vom è unterscheiden können. In diesem konkreten Fall ist die Einstellungsoption für französische Schriftsprache entscheidend.

4. Was passiert mit den Daten bei Beendigung der Zusammenarbeit?

Ein Punkt, der bei den Verhandlungen mit potenziellen Anbietern gern vergessen wird, ist die Frage der Datendokumentation nach Ablauf der Verträge. Hier muss sichergestellt werden, dass im Falle einer Beendigung der Zusammenarbeit die bisher gesicherten Daten nicht weiter verwendet werden. Vertrauenswürdige Anbieter haben hier natürlich entsprechende Regelungen im Vertragswerk verankert. Im besten Falle kommen die Regelungen nicht zum Tragen, schließlich sollte eine Arbeitsschutz-Software dauerhaft in die Unternehmensprozesse eingebunden werden.

Diese wenigen Punkte helfen bereits bei der ersten Orientierung. In jedem Falle sind die IT-Verantwortlichen im Unternehmen zu Rate zu ziehen. Übrigens: Die meisten Datenschutzverbrechen beruhen auf menschlichen Fehlern. Hier ist es hilfreich, regelmäßig Schulungen bzw. Unterweisungen anzubieten.

Exkurs Compliance: Imagevorsprung durch Rechtskonformität?

Ist von Arbeits- und Gesundheitsschutz die Rede, fällt insbesondere im anglo-amerikanischen Kontext der Begriff Compliance. Dieser beinhaltet alle

"Maßnahmen eines Unternehmens, die vor dem Hintergrund seiner sonstigen Bemühungen um eine rechtskonforme und redliche Führung der Geschäfte und das entsprechende Verhalten seiner Mitarbeiter erforderlich sind, um straf- und bußgeldbewerte Verhaltensweisen zu vermeiden und besonders schwerwiegende Reputations- oder Vermögensschäden zu verhindern."

Preusche & Würz 2016, S. 10

Compliance lässt sich weiter unterteilen in Legal und Corporate Compliance. Legal Compliance fasst alle geltenden rechtlichen Vorschriften und Pflichten zusammen, die ein Unternehmen zu beachten hat. Corporate Compliance hingegen meint die Berücksichtigung unternehmensinterner Richtlinien wie bspw. Guidelines oder Unternehmenskodizes.

Insbesondere die Legal Compliance gewinnt im deutschen Sprachraum zunehmend an Bedeutung. Hier geht es in erster Linie um den Aufbau und die Pflege eines unternehmensspezifischen Rechtskatasters.

Unternehmensspezifisches Rechtskataster

Rechtskataster erstellen, Rechtssicherheit erhöhen

Der Verantwortungsbereich des Compliance Officers

Compliance Officer – Was genau macht der eigentlich?  

In jedem Falle ist der Einsatz von Compliance-Maßnahmen imagefördernd. Mittlerweile ist in diesem Zusammenhang von Compliance-Kommunikation bzw. -Marketing die Rede. Hier geht es ganz konkret um die positive Akzentuierung von Compliance-Maßnahmen für die Außenwirkung eines Unternehmens.

Wenn Sie mehr über den Einsatz von Compliance in der strategischen Unternehmenskommunikation wissen möchten, sollten Sie folgende Artikel lesen:

Compliance-Kommunikation

Compliance-Kommunikation – Strategische Vorbereitung für komplexe Projekte

Compliance-Marketing

Compliance-Marketing als Erfolgstreiber für die Unternehmensreputation

Mit der steigenden Bekanntheit und Relevanz des Compliance-Begriffs häufen sich auch die Suchanfragen für Legal Compliance. Wichtig hier zu wissen: Legal Compliance bildet natürlich nur einen Ausschnitt der benötigten Funktionalitäten einer Arbeitsschutz-Software ab.

Übrigens: Wir haben uns mit den wesentlichen Trendfakten zum Compliance Management intensiv beschäftigt und die wichtigsten Ergebnisse für Sie fest gehalten. Zur Übersicht geht es hier: 10 Trendfakten für das digitale Compliance Management.

FAZIT: Cloudbasierte Lösungen zur Verringerungen des Organisationsaufwandes

Es lässt sich festhalten, dass der Einsatz einer Arbeitsschutz-Software keine Bauchentscheidung sein kann und darf. Je nach Unternehmensbranche oder Zielvorgabe gilt es, unterschiedliche Anforderungen aufzulisten und zu priorisieren. Ob Rollen- und Rechtevorgabe, Maßnahmenmanagement oder Datenschutz – die potentiellen Anbieter sollten auf Ihre Kernfragen konkrete Antworten liefern können.

Um optimale Zeit- und Kosteneinsparungen zu erzielen, ist ein cloudbasierter Lösungsansatz unbedingt zu bevorzugen. Dieser ermöglicht einen orts- und zeitunabhängigen Zugang zum zentralen System. Das bedeutet, dass die wesentlichen Aufgaben zu jeder Zeit, egal von wo organisiert und durchgeführt werden können (bspw. Unterweisungen, Gefährdungsbeurteilungen, Verbandbucheinträge, Gefahrstoffmanagement).

Abschließend sei noch einmal darauf hingewiesen, dass die Arbeitsschutz-Software kein Allheilmittel ist. Sie kann jedoch dabei unterstützen, alle Beschäftigten im Unternehmen – von der Unternehmensleitung über Führungskräfte bis hin zu jedem Angestellten – für notwendige Arbeitsschutz-Themen zu sensibilisieren.

Wir haben die wesentlichen Vorteile einer Arbeitsschutz-Software in einem umfangreichen E-Book für Sie zusammengefasst. Viel Spaß bei der Lektüre.

Zum Weiterlesen:

BG RCI (2016): Verantwortung im Arbeitsschutz. Rechtspflichten, Rechtsfolgen, Rechtsgrundlagen. Online verfügbar unter https://www.bgrci.de/fileadmin/BGRCI/Downloads/DL_Praevention/VISION_ZERO_NULL_IST_DAS_ZIEL/A006_Gesamtdokument.pdf (Zugriffsdatum: 16.10.).

Preusche, R., & Würz, K. (2016): Compliance. Freiburg: Haufe_lexware, 2. Auflage

1 Stern2 Sterne3 Sterne4 Sterne5 Sterne (Noch keine Bewertungen, sei der Erste.)
Loading...

Teilen

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on email
Share on telegram

Kommentare

Noch kein Kommentar, Füge deine Stimme unten hinzu!


Kommentar hinzufügen

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Ähnliche Beiträge