Der Einsatz einer Maßnahmenmanagement-Software im Arbeits- und Gesundheitsschutz unterstützt Führungskräfte bei der Einrichtung eines übergreifenden Compliance-Management-Systems (CMS) in Unternehmen. Für eine erfolgreiche Einführung gilt es jedoch, zunächst die theoretischen Grundlagen und die Konsequenzen für die praktische Umsetzung zu kennen.
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Maßnahmen- und Qualitätsmanagement: Erfolgsfaktoren, Prozess und Maßnahmenarten
Bevor über den Einsatz einer Maßnahmenmanagement-Software entschieden wird, müssen die Voraussetzungen für die Einrichtung eines übergreifenden Maßnahmenmanagements geschaffen werden. Hierfür ist es wichtig, ein grundlegendes Verständnis für dessen Wichtigkeit zu entwickeln. Folgende Punkte müssen hier Berücksichtigung finden:
1.) Grenzen Sie Regelaufgaben des Tagesgeschäfts von den durchzuführenden expliziten Maßnahmen ab. Im Berufsalltag gibt es in den meisten Fällen festgelegte Arbeitsroutinen und -prozesse. Die daraus resultierenden Maßnahmen für den Arbeits- und Gesundheitsschutz gehören jedoch nicht dazu und müssen gesondert betrachtet werden (was nicht heißt, die sie in der Alltagspraxis keine Berücksichtigung finden!).
2.) Binden Sie Beschäftigte und Führungskräfte bei der Umsetzung der Maßnahmen aktiv ein. So werden alle Beteiligten bereits in der Planungsphase für die Thematik sensibilisiert und gestalten den Prozess mit. Dafür bedarf es aber auch einer entsprechenden Methoden- und Fachkompetenz, die im Bedarfsfall noch entwickelt werden muss.
3.) Verstehen Sie das Maßnahmenmanagement als Führungsaufgabe und -prozess. Alle Schritte (Planung/Priorisierung, Steuerung, Bewertung, Umsetzung) sind von oben festzulegen und sollten im Unternehmen auch vorgelebt werden.
Der Maßnahmenmanagement-Prozess kann mit dem „Plan-Do-Check-Act“-Modell (PDCA) beschrieben werden. Der PDCA-Zyklus findet sich auch in der ISO 45001 wieder, welche die Anforderungen an ein Arbeitsschutzmanagementsystem (AMS) beschreibt. Jeder der vier Schritte beinhaltet dabei unterschiedliche Schwerpunkte, die aufeinander aufbauen:
PLAN: Hier beginnt die Vorbereitung auf die Einführung eines QMS. Dazu gehören u. a. die beginnende Dokumentation des Qualitätshandbuches, die Festlegung der Qualitätspolitik und -ziele sowie die Planung der Ressourcen.
DO: Anschließend folgt die Ausführung der theoretischen Planvorgaben. Für die Produktherstellung würden hier bspw. die Identifikation von Produkt- und Service-Anforderungen und die Produktherstellung anfallen.
CHECK: Die Prozesse müssen stetig kontrolliert und analysiert werden, um festzustellen, ob sie adäquat und effektiv sind. Somit lassen sich Optimierungsbedarfe identifizieren und darauf aufbauend Änderungen vornehmen.
ACT: Sollten Probleme identifiziert worden sein, müssen entsprechende Verbesserungsmaßnahmen getroffen werden. Im Wesentlichen geht es hier um die Eliminierung von Fehlerursachen.
Im Rahmen eines ganzheitlichen Qualitätsmanagements in Unternehmen empfiehlt die DIN EN ISO 9000 die Unterscheidung von drei verschiedenen Maßnahmenarten: Sofort-, Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen. Mit Hilfe dieser Systematik kann bereits das Ziel der Maßnahme konkretisiert werden, ohne in die Detailplanung gehen zu müssen.
Sofortmaßnahmen greifen direkt beim Auftreten von Fehlern, um die möglichen Auswirkungen schnellstmöglich zu minimieren. Das können u. a. sofortiger Produktions- oder Auslieferungsstopp von Produkten sein oder aber die Kennzeichnung fehlerhafter Teile oder gefährlicher Stoffe (inkl. Sperrung). Allein der Einsatz von Sofortmaßnahmen ist jedoch in den meisten Fällen nicht ausreichend, da sie keine dauerhafte Lösung für das Problem bieten.
Korrekturmaßnahmen haben das Ziel, die Ursachen des Problems zu identifizieren und diese zu beseitigen. Beispielhaft seien hier Dokumentenänderungen mit darauf aufbauenden Nachschulungen und Änderungen in Produktionsabläufen genannt. Wichtig ist hier eine vollständige Fehlerdokumentation. Dazu gehört auch eine Terminfestlegung für die Überprüfung der Wirksamkeit der Maßnahme.
Vorbeugungsmaßnahmen sollen nicht nur Fehler in der Zukunft vermeiden, sondern auch Einschätzungen darüber abgeben, ob es ähnliche Fehlerquellen im Unternehmen gibt. Hilfreich sind hier Auswertungen existierender Fehlerursachen oder statistische Auswertungen zu Produktionsprozesse. So lassen sich auch regelmäßig auftretende Störungen (bspw. Lärm) identifizieren.
Ein systematisches Maßnahmenmanagement unterstützt die Verantwortlichen also bei der Umsetzung von Verbesserungen im Unternehmen. Entscheidend ist hierbei, dass die eingesetzten Maßnahmen nicht Mittel zum Zweck, sondern sinnstiftend für den Arbeits- und Gesundheitsschutz sind.
Maßnahmenmanagement-Software: Funktionalitäten von iManSys
Folgende Anforderungen sind an ein systematisches Maßnahmenmanagement sowie die Funktionalität einer Maßnahmenmanagement-Software in Unternehmen festzuhalten:
- Identifikation nutzenstiftender Maßnahmen
- Organisation der Umsetzung von Maßnahmen
- Kontrolle und Evaluation der Wirksamkeit der Maßnahmen
- Sicherstellung der fortlaufenden Wirksamkeit
Mit der Maßnahmenmanagement-Software von iManSys lassen sich sämtliche Maßnahmen für den ganzheitlichen Arbeits- und Gesundheitsschutz organisieren sowie komplexe Anwendungsszenarien umsetzen. Dazu gehören u. a. Schulungszuweisungen, die Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen oder Arbeitsmedizinische Vorsorgen.
Der wesentliche Vorteil der Maßnahmenmanagement-Software von iManSys ist die modulübergreifende Verknüpfung sämtlicher Software-Welten bzw. Arbeitsfelder. So lassen sich bspw. notwendige Maßnahmen aus Gefährdungsbeurteilungen automatisch ableiten, z. B. das Erstellen von Betriebsanweisungen oder die Organisation von notwendigen Schulungen für die Beschäftigten.
Die Erstellung von Maßnahmen erfolgt dabei stets themenbezogen. Hier besteht zum einen die Möglichkeit, die Maßnahmen aus den entsprechenden Software-Welten heraus zu kategorisieren. Werden also Weiterbildungsangebote für das Kompetenzmanagement geplant, erfolgt eine automatische Zuordnung zu den skillbezogenen Maßnahmen im System. Zum anderen können individuelle Kategorien aus dem Maßnahmenmanagement heraus angelegt werden. Dazu gehören u. a. die Stammdaten (Titel, Anlass, Beginn etc.), Informationen zu den notwendigen Ressourcen (Budget, Zeit etc.) und eine detaillierte Beschreibung (Ziele, IST- und SOLL-Zustand).
Die Maßnahmenmanagement-Software von iManSys ermöglicht zudem das Erzeugen von Maßnahmenketten. Hier werden Wirksamkeitsprüfungen sowie einzeln durchzuführende Aufgaben in bestimmten Abhängigkeiten angelegt. Eine Fortschrittsanzeige unterstützt bei der Kontrolle der Maßnahmen.
Optional lassen sich die erstellten Maßnahmen systematisch mit Objekten verknüpfen, z. B. Gesetze, Checklisten, Schulungen oder Budgetierungen. Die aktuellen Stände werden bei Bedarf automatisch kommuniziert, um Redundanzen zu vermeiden. Damit wird eine vollumfängliche Aufgabenverwaltung ermöglicht.
Für das Qualitäts- bzw. Maßnahmenmanagement in Unternehmen gilt es, die gesetzlichen Bestimmungen und regulatorischen Standards sowie unternehmensinterne Verhaltensregeln und Prinzipien zu kennen. Hier kann ein Compliance-Management-System (CMS) unterstützen.
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Weiterführende Informationen:
Arbeitsschutz-Software: Die wichtigsten Fakten im Überblick
Die ISO 9001 erklärt (o. J.): ISO 9001 – Business Excellence für jedes Unternehmen – weltweit. Online verfügbar unter http://www.iso9001erklaert.de/ISO9001erklaert/ISO_9001.html (Zugriffsdatum: 20.08.2018).
TÜVRheinland (o. J.): Aktuelles zur neuen DIN EN ISO 45001. Online verfügbar unter https://www.tuv.com/content-media-files/master-content/services/systems/0419-tuv-rheinland-ohsas-18001-certification/tuv-rheinland-iso-45001-infosheet-de.pdf (Zugriffsdatum: 20.08.2018).
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