Arbeitsschutzmanagementsystem – Anforderungen, Aufbau, Hemmnisse, Nutzen

Ein Arbeitsschutzmanagementsystem (AMS) ist ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsschutzes in Unternehmen und Organisationen. Die erfolgreiche Umsetzung eines AMS fördert nicht nur die Gesundheit der Beschäftigten, sondern hat auch Einfluss auf den wirtschaftlichen Erfolg. In unserem Beitrag beschäftigten wir uns u. a. mit den Anforderungen sowie den Hemmnissen bei der Einführung eines AMS.

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Anforderungen und Aufbau an das Arbeitsschutzmanagementsystem

Ziel eines Arbeitsschutzmanagementsystems ist es, die Sicherheit und die Gesundheit aller Beschäftigten in einem Unternehmen zu gewährleisten bzw. zu optimieren. Dafür gilt es, alle Beteiligten zu motivieren, sich mit folgenden Punkten systematisch auseinanderzusetzen (vgl. DGUV 2002, S. 3):

• Einhaltung der Arbeitsschutzvorschriften
• Verbesserung der Arbeitsschutzleistung
• Integration von Sicherheit und Gesundheitsschutz in die täglichen Abläufe

Dabei muss ein Arbeitsschutzmanagementsystem vielfältige Anforderungen erfüllen. Ganz grundlegend lassen sich zunächst neun Anforderungen zusammenfassen (vgl. Pieper 2002, zit. n. Weber 2007, S. 35f):

• 1. Das AMS muss den Arbeitsschutz verbessern, mit dem Ziel der Prävention. Dabei sind zu berücksichtigen (Auszug): Eigenverantwortung der Unternehmen, Einbeziehung der Beschäftigten, Erhöhung der Qualität, Verringerung von Kosten, Nutzen von Synergien, Verbesserung der Transparenz.
• 2. Es muss ein umfassendes Konzept vorliegen. Dafür ist eine detaillierte Beschreibung aller Führungselemente sowie der Aufbau- und Ablauforganisation inkl. Funktionen und Wirkungsweisen erforderlich.
• 3. Das System muss ganzheitlich und wenn möglich kompatibel zu bereits bestehenden Umwelt- oder QM-Systemen sein. Hier gilt es, die richtigen Schnittstellen zu definieren.
• 4. Für einen funktionierenden Präventionsansatz müssen spezifische Arbeitsschutzelemente entwickelt werden, die gleichzeitig den Unternehmensanforderungen genügen.
• 5. Das AMS muss in der Lage sein, Schwachstellen in der Arbeitsschutzorganisation zu identifizieren, um darauf aufbauend erforderliche Maßnahmen inkl. Kontrolle der Wirksamkeit einleiten zu können.
• 6. Das AMS muss anhand vorgegebener Parameter bewertbar sein.
• 7. Es muss berücksichtigt werden, dass es eine eigenverantwortliche, innerbetriebliche Überwachungspflicht auf allen Ebenen gibt.
• 8. Alle Informationen zur Bewertung und Kontrolle müssen dokumentiert werden.
• 9. Schließlich muss gewährleistet sein, dass eine Systemkontrolle möglich ist. Nur so können unternehmerische Eigenkontrolle sowie behördliche Fremdkontrolle wirksam werden.

Das mag zunächst alles sehr kryptisch und theoriegeleitet klingen, läuft letztlich aber auf eine wesentliche Aussage hinaus: Das Arbeitsschutzmanagementsystem muss systematisch und nachhaltig aufgebaut sein, damit der Aufbau, die Kontrolle, die Bewertung und die Dokumentation aller Arbeitsschutzmaßnahmen ermöglicht werden.

Entscheidend ist zudem, dass das Arbeitsschutzmanagementsystem in der Verantwortung des Arbeitgebers liegt – und das im Unternehmen oder der Organisation auch entsprechend kommuniziert wird. Folgende (Haupt-)Elemente sind dabei zu berücksichtigen (vgl. DGUV 2002, S.4ff):

Politik: Dazu gehören…

• … die Festlegung einer einheitlichen Arbeitsschutzpolitik im Unternehmen.
• … die Festlegung von konkreten Arbeitsschutzzielen.

Organisation: Dazu gehören…

• … die Bereitstellung von finanziellen, personellen, sachlichen und zeitlichen Ressourcen.
• … die Festlegung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten.
• … die Festlegung der Beteiligung, Rechte und Pflichten der Beschäftigten.
• … die Organisation von notwendigen Qualifizierungs- und Schulungsmaßnahmen.
• … die fortlaufende Dokumentation.
• … funktionierende interne und externe Kommunikationsprozesse sowie Regelungen der Zusammenarbeit.

Planung und Umsetzung: Dazu gehören…

• … die erstmalige Prüfung des vorhandenen AMS.
• … die Einführung von Verfahren, um relevante Rechtsvorschriften regelmäßig zu prüfen.
• … die Ermittlung von Arbeiten, Abläufen und Prozessen.
• … die Beurteilung von Gefährdungen.
• … die Vermeidung von Gefährdungen durch entsprechendes Maßnahmenmanagement.
• … die Organisation des Änderungsmanagements.

Messung und Bewertung: Dazu gehören…

• … der Einsatz von Verfahren zur kontinuierlichen Leistungsüberwachung und -messung.
• … die Durchführung von Untersuchungen bei (Beinahe-)Vorfällen etc.
• … die Organisation von internen Audits.
• … die Bewertung durch die oberste Leitung.

Verbesserungsmaßnahmen: Dazu gehören…

• … die Einrichtung von Vorbeugungs- und Korrekturmaßnahmen.
• … die Festlegung von kontinuierlichen Maßnahmen.

Der gesamte Prozess sollte übrigens einer fortlaufenden Verbesserung unterzogen und mittels Audits auf den Prüfstand gestellt werden.

Was bringt ein Arbeitsschutzmanagementsystem wirklich?

Die Einführung eines Arbeitsschutzmanagementsystems ist nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. Neben der Vielzahl an strategischen und operativen Aufgaben gilt es, Skepsis und Hemmnisse abzubauen. So besteht oftmals die Befürchtung, dass das Arbeitsschutzmanagementsystem eklatante Mängel in der Arbeitsorganisation offenlegen könnte. Daneben lassen sich weitere Barrieren gegen die Einführung zusammentragen (vgl. Kern 2001, zit. n. Weber 2007, S. 42):

• Bürokratisierung und Formalismus
• abstrakte Begriffswelt der Systeme
• Belastung durch zusätzlichen Aufwand
• starke Normausrichtung und mangelnde Flexibilität
• kein erkennbarer Nutzen des Systems
• Anpassung der Verfahren an das Managementsystem
• viele Schnittstellen zu anderen Systemen
• Doppelregelungen zu Qualitäts-Managementsystemen
• Doppelregelungen zu Umwelt-Managementsystemen
• fehlende Einbindung von Einkauf, Projektmanagement etc.

Entscheidend ist also, alle Beschäftigten in den Einführungsprozess einzubeziehen. Das bedeutet nicht, dass jeder an der operativen Umsetzung beteiligt sein muss. Es geht vielmehr um die offene Kommunikation der Arbeitsschritte sowie des erwarteten Nutzens.

Der Nutzen eines Arbeitsschutzmanagementsystems lässt sich einteilen in den persönlich unmittelbaren, den persönlich mittelbaren sowie den unternehmensweiten Nutzen (vgl. Weber 2007, S. 45ff).

Als persönlich unmittelbarer Nutzen erweist sich zunächst die Arbeitserleichterung durch die anvisierte Ressourcenschonung in den einzelnen Tätigkeitsfeldern. Zudem ist es hilfreich für jeden Beschäftigten, wenn die Verantwortlichkeiten im Unternehmen sowie im Bereich Arbeits- und Gesundheitsschutz transparent dargestellt sind. Auch die schnelle Verfügbarkeit von Informationen und Wissen aufgrund optimierter Strukturen und Prozesse wird als positiv erachtet.

Der persönlich mittelbare Nutzen ergibt sich in erster Linie aus der vorgeschriebenen Dokumentation im Arbeitsschutzmanagementsystem. Hierdurch sinkt das Haftungsrisiko für jeden Beschäftigten. Zudem können die handlungsrelevanten Prozesse besser eingesehen und gelenkt werden. Vorteilhaft ist auch die transparente Zieldarstellung von Arbeitsschutzmaßnahmen.

Der unternehmensweite Nutzen liegt zunächst in der Erfassung von wichtigen (Arbeitsschutz-)Daten für die Unternehmenskennzahlen. Weiter lässt sich eine breite Wissensdatenbank über alle Sicherheitsmaßnahmen sowie Prozesse und Abläufe im Unternehmen aufbauen. Ein funktionierendes Arbeitsschutzmanagementsystem ist zudem ein hilfreiches Instrument für die positive Außendarstellung eines Unternehmens. Schließlich führt die Fokussierung auf Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz zu einer nachhaltigen sowie positiven Unternehmenskultur.

Richtig umgesetzt, überwiegen die Vorteile den Aufwand. Es gilt also, den Einführungsprozess anzustoßen und die einzelnen Umsetzungsschritte gut vorzubereiten. In vielen Unternehmen sind für komplexe Projekte noch Excel-Tabellen das wesentliche Planungs-Tool. Empfehlenswert ist jedoch der Einsatz von ganzheitlichen Software-Lösungen. Eine Arbeitsschutz-Software kann ein Arbeitsschutzmanagementsystem problemlos in den Arbeitsalltag integrieren.

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Weiterführende Informationen:

DGUV (2002): Leitfaden für Arbeitsschutzmanagementsysteme. Online verfügbar unter https://www.dguv.de/medien/fb_org/dokumente/nat_leit_ams.pdf (Zugriffsdatum: 31.03.2020)

Weber, U. (2007): Gestaltungspotenziale für die hypermediale Realisierung eines Arbeitsschutz-Managementsystems. Online verfügbar unter https://www.uni-kassel.de/upress/online/frei/978-3-89958-316-8.volltext.frei.pdf (Zugriffsdatum: 31.03.2020)