EHS-Management-System – 10 Umsetzungsschritte für die Praxis

Das Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsmanagement in Betrieben hat maßgeblichen Einfluss auf den Unternehmenserfolg. Für die Erfüllung sämtlicher Anforderungen bietet sich ein systematisches EHS-Management-System an. EHS statt dabei für Environment, Health und Safety. In unserem Beitrag schauen wir uns zehn wesentliche Umsetzungsschritte an, um ein EHS-Management-System erfolgreich einzuführen.

Zur Bewältigung der Vielzahl an Aufgaben im EHS-Management ist der Einsatz einer Arbeitsschutz-Software empfehlenswert. In unserem kostenfreien E-Book haben wir alle Fakten zum Thema für Sie zusammengefasst.

EHS-Management-System aufbauen in 10 Schritten

Unternehmen haben zahlreiche Pflichten und Bestimmungen zu erfüllen, bspw. in den Bereichen Umweltmanagement und Arbeitssicherheit. Dafür gilt es, verschiedene ISO-Normen zu kennen und entsprechend zu berücksichtigen (u. a. ISO 14001, ISO 9000, ISO 9001). Je nach Unternehmensbranche und -größe kann der Umfang der Regularien enorme Ausmaße annehmen:

„Aktuell sehen sich Unternehmen bzw. die verantwortlichen Führungskräfte alleine im Bereich der Umwelt-, Anlagen- und Arbeitssicherheit (…) etwa eintausend Rechtsnormen gegenüber, für deren Einhaltung sie die entsprechende Verantwortung tragen.“

(Seyfferth 2016, o. S.)

Hier stellt sich die Frage, wie Unternehmer und Führungskräfte neben ihrer alltäglichen Arbeit dieser Herausforderung begegnen. In jedem Falle ist eine systematische Vorgehensweise notwendig. Sowohl für Großunternehmen als auch klein- und mittelständige Unternehmen ist ein EHS-Management-System empfehlenswert.

Für die praktische Umsetzung von EHS-Prozessen empfiehlt Seyfferth (ebd.) ein Modell mit zehn aufeinander aufbauenden Schritten. Zentrales Prinzip ist dabei die wiederkehrende Bearbeitung eines zentralen Themas, wodurch eine kontinuierliche Verbesserung anvisiert wird.

Schritt 1: Erfassen der Betriebsorganisation

Die Erfassung der betrieblichen Organisation ist Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung des EHS-Prozesses. Zu Beginn müssen daher die verschiedenen Funktionen und Verantwortlichkeiten im Betrieb identifiziert werden, um zutreffende Rechtsnormen zielgerichtet auszuwählen und zu delegieren. Diese Anforderung ist übrigens weitestgehend in allen Zertifizierungsnormen enthalten.

Schritt 2: Arbeitsmittel, Arbeitsstoffe, Arbeitsumgebung, Tätigkeiten

Zur Auswahl der Pflichtendelegation ist es weiter notwendig, sämtliche Arbeitsmittel und Arbeitsstoffe sowie die in den verschiedenen Abteilungen ausgeübten Tätigkeiten systematisch zu erfassen. Diese Übersicht ist später u. a. für das Erstellen von Gefährdungsbeurteilungen von Bedeutung.

Schritt 3: Beschaffung der aktuellen Rechtsnormen

Den Verantwortlichen müssen die relevanten Rechtsnormen bekannt sein. Entscheidend ist, dass diese auf dem aktuellsten Stand sind. Die Rechtsnormen können durch eigene Recherche, aber auch durch das Hinzuziehen von entsprechenden Dienstleistern beschafft werden.

Schritt 4: Erstellung eines Rechtskatasters

Aus den beschafften Rechtsnormen muss nun ein Rechtskataster erstellt werden, welches die richtigen Rechtsnormen für alle Unternehmensbereiche übersichtlich auflistet. Das Rechtskataster dient auch als Nachweis zur Erfüllung der betrieblichen Sorgfaltspflicht sowie als Hilfsmittel zur Beweislastumkehr.

Schritt 5: Ermittlung der einschlägigen und notwendigen Pflichten

Zunächst müssen aus den vorliegenden Rechtsnormen die entsprechenden Pflichten ermittelt und bewertet werden. Die Pflichten bedürfen einer detaillierten inhaltlichen Prüfung. Es handelt sich hier um einen sehr aufwendigen Prozessschritt, da die Formulierungen oftmals sehr abstrakt sein können. Auch auf wichtige Querverweise muss geachtet. Es ist daher durchaus empfehlenswert, juristische Fachkenntnisse hinzuziehen.

Für ein EHS-Management-System lassen sich folgende notwendige Pflichten festhalten: Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen und Prüfungen. Prinzipiell gilt jedoch, dass alle ermittelten Pflichten auch entsprechend umgesetzt werden müssen.

Schritt 6: Pflichten aus Genehmigungen

Unternehmen mit genehmigungsbedürftigen Anlagen haben zu prüfen, ob die entsprechenden Genehmigungsauflagen eingehalten werden. Es handelt sich hier meist um umweltrechtliche Rechtsvorgänge. Oftmals sind auch eigene Fachexperten im Unternehmen für diesen Prozessschritt verantwortlich.

Schritt 7: Delegation der Verantwortung

Zwar ist zunächst der Unternehmer selbst für die Einhaltung und Bearbeitung aller Pflichten verantwortlich, jedoch empfiehlt sich bei größeren Betriebsorganisationen oder der thematischen Vielfalt des Aufgabenbereiches die Delegation von Teilaufgaben. So können sowohl Führungskräfte als auch Fachexperten (intern und extern) entsprechende Verantwortlichkeiten übernehmen.

Schritt 8: Umsetzung durch betriebliche Verantwortliche oder Fachexperten

Werden Unternehmenspflichten an betriebliche Verantwortliche delegiert, ist sicherzustellen, dass der Prozess von allen Beteiligten durchlaufen wird – schließlich haben die betrieblichen Verantwortlichen eine entsprechende Kontrollverpflichtung und sollten Kenntnis über die Abläufe haben. Jedoch beschränkt sich die Betrachtung der Rechtspflichten auf einen kleineren Betriebsbereich.

Fachexperten, bspw. Sicherheitsfachkräfte oder Betriebsärzte, haben u. a. eine Kontroll-, Informations- und Repräsentationsfunktion. Sie bieten in erster Linie eine wesentliche fachliche Unterstützung für den Unternehmern, haben jedoch keine Weisungsbefugnis im Unternehmen.

Schritt 9: Wirksamkeitskontrolle

Die bereits angesprochene Kontrollverpflichtung meint die notwendige Überprüfung, ob sämtliche Pflichten sowie die Umsetzung der festgelegten Maßnahmen auch eingehalten wurden. Gegebenenfalls sind müssen letztere angepasst bzw. aktualisiert werden.

Schritt 10: Dokumentation

Der letzte Prozessschritt für ein EHS-Management-System ist die Dokumentation aller vorangegangenen Tätigkeiten – nicht zuletzt aufgrund der notwendigen Beweissicherung. Schließlich muss jede Unternehmung nachweisen können, dass alle Rechtspflichten erfüllt worden sind.

Hinweis: Der EHS-Prozess folgt dem PDCA-Managementregelkreis (Plan – Do – Control – Action). Die Gliederung in Planung, Umsetzung, Kontrolle und Korrektur stellt sicher, dass entsprechende Durchlaufzyklen festgelegt sowie entsprechende Verbesserungsmaßnahmen vorgenommen werden können.

EHS-Management-System mit iManSys

Die manuelle Verwaltung sämtlicher Informationen und Dokumente für ein EHS-Management-System erhöht die Fehlerwahrscheinlichkeit um ein Vielfaches. Allein die Kontrolle über die Aktualität der Gesetze, Vorschriften und Pflichten erfordert viel Konzentration und vor allem zeitliche Ressourcen.

Mit der Software-Lösung iManSys lassen sich zahlreiche Prozesse digitalisieren und automatisieren. Dies ermöglicht eine sichere, einfache und effektive Bearbeitung aller Aufgaben im EHS- Management-System (Auszug):

• Abbildung der Unternehmensstruktur mit Verantwortlichkeiten sowie Rollen- und Rechtevergabe
• Pflege und Aktualisierung sämtlicher geltenden rechtlichen Vorschriften (Legal Compliance) sowie unternehmensinterner Kodizes (Corporate Compliance)
• Erfassung sämtlicher Tätigkeitsbereiche, prüfpflichtiger Arbeitsmittel, genehmigungspflichtiger Anlagen sowie Gefahrstoffe
• Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Aufgaben (u. a. Unterweisungen, Vorsorgen, Gefährdungsbeurteilungen, Freigabeprozesse für Gefahrstoffe)
• Dokumentation, Analyse und Reporting aller Prozesse für das Compliance Management

Durch die zahlreichen Automatisierungsprozesse unterstützt iManSys die Verantwortlichen in ihrem Arbeitsalltag und stellt zeitgleich eine rechtssichere Dokumentation aller notwendigen Informationen sicher.

Mehr zu den Themen Arbeitsschutz-Software sowie Informationen zu den einzelnen Funktionalitäten finden Sie in unserer umfangreichen Content-Bibliothek. Hier haben wir u. a. kostenfreie Whitepaper, E-Books sowie Anwendungsszenarien und Erfolgsgeschichten mit unserer HSQE Compliance-Management-Software iManSys hinterlegt.

Weiterführende Informationen:

Arbeitsschutz-Software: Die wichtigsten Fakten im Überblick

Seyfferth, M. (2016): Entwicklung eines Modells zur Gewährleistung der Einhaltung betrieblicher Rechtspflichten in den Gebieten Umwelt-, Anlagen- und Arbeitssicherheit (Dissertation). Online verfügbar unter https://d-nb.info/1131276337/34 (Zugriffsdatum: 06.01.2019).