„Make or Buy?“ Diese Frage stellt sich in Unternehmen immer häufiger auch bei dem Thema Compliance-Management-Software. Besonders Betrieben mit großen IT-Abteilungen fällt die Entscheidung oftmals nicht leicht, ob sie eine passende Software-Lösung besser selbst entwickeln oder auf ein verfügbares Tool zurückgreifen sollen.
Nachfolgend erklären wir Ihnen anhand von zehn guten Gründen, warum es in der Regel sinnvoller ist, eine Compliance-Management-Software zu kaufen. Neben den Kosten spielen dabei viele Faktoren eine Rolle. Eine Vielzahl weiterer Vorteile finden Sie übrigens auch in unserem kostenfreien E-Book zum digitalen HSQE-Management. Wir wünschen viel Spaß beim Lesen!
Was die Entscheidung im Unternehmen so schwierig macht
In vielen Unternehmen ist klar, dass für die Organisation und Umsetzung von HSQE- und Compliance-Management-Prozessen eine Software-Lösung erforderlich ist. Was dabei aber oftmals unklar ist: Sollte die Software lieber im Unternehmen umgesetzt oder von externen Anbietern bezogen werden?
Im ersten Moment denken vor allem große Unternehmen zunächst an die eigene Entwicklung einer digitalen Lösung im HSQE Compliance-Management. Der Grund dafür liegt häufig in der Annahme, dass Betriebe und Organisationen niemals identisch aufgebaut sind und sich deren Compliance-Strategien und Sicherheitskulturen somit höchst individuell gestalten. Kommt dann eine externe Software ins Spiel, müssen bestehende Prozesse an das System angepasst werden. Alternativ muss die Software für die jeweiligen Gegebenheiten personalisierbar sein.
Um die eigenen Bedarfe zu erfüllen, setzten Unternehmen daher lieber auf die betriebsinterne IT-Abteilung. Schließlich soll die Software auch mit den bereits eingesetzten Systemen kommunizieren können. Der „One-size-fits-all-Ansatz“ gekaufter Lösungen ist dagegen oft mit Zweifeln verbunden.
Häufig unterliegen Betriebe dabei aber einem Trugschluss: Zwar mögen die Arbeitsbedingungen äußerst unterschiedlich sein, im Kern sind Compliance-Prozesse aber weitgehend universell. Mit großer Wahrscheinlichkeit ähneln die Probleme des eigenen Unternehmens daher denen vieler anderer Betriebe, denn die zentralen Herausforderungen sind am Ende überall gleich.
Es ist daher viel wichtiger, eine Compliance-Management-Software zu finden, die grundlegende HSQE-Prozesse systematisch abdeckt und gleichzeitig die Erfassung individueller Daten, Strukturen und Anforderungen ermöglicht.
10 gute Gründe für den Kauf einer Compliance-Management-Software
Wichtig ist es, bei der Entscheidung für den Kauf oder die Entwicklung einer geeigneten Software verschiedene Faktoren abzuwägen. Gehen Sie bei einem Vergleich beider Alternativen dabei eher operativ vor, dann betrachten Sie vordergründig kurzfristige Kostenvorteile. Jedoch sollte bei der Auswahl nicht nur der Kostenfaktor ausschlaggebend sein. Eine strategische Make-or-Buy-Analyse umfasst immer auch viele weiche Faktoren, bspw. wie zeitnah Sie eine Lösung benötigen und wie groß die Bezugsmenge ist.
Die Entscheidung zwischen Make or Buy hängt somit in jedem Fall von einer Vielzahl an Kriterien ab. Nachfolgend zeigen wir Ihnen, welche Gründe für den Kauf einer Software-Lösung sprechen:
1) Kosten
Werfen wir zunächst einen Blick auf die Kosten, die beim Kauf einer Compliance-Management-Software entstehen. Klar ist: Der Fremdbezug spart in der Regel Zeit, Personal und natürlich auch Geld. Die Erstellung eigener Software ist vor allem über einen längeren Zeitraum gesehen somit meist deutlich teurer, denn digitale Anwendungen müssen schließlich fortwährend weiterentwickelt werden.
Der Kauf ist aber nicht nur kosteneffizienter, sondern hat auch einen weiteren Vorteil: Alle Nutzungs-, Betriebs-, Wartungs- und Weiterentwicklungsgebühren sind Ihnen im Voraus bekannt. Die Kosten bleiben somit für den gesamten Lebenszyklus transparent. Zugleich können Sie so auch mit festen Größen arbeiten, die Ihnen Kalkulationen erleichtern.
Bedenken Sie zudem, dass sich aus den Mietmodellen von Software-Anbietern zumeist variable anstelle fixer Kosten ergeben. Ihr Unternehmen profitiert dadurch von einer reduzierten Total Cost of Ownership (TCO), während die gekaufte Software-Lösung gleichzeitig zu einem schnellen Return on Investment (ROI) führt.
Bedenken Sie zudem, dass sich aus den Mietmodellen von Software-Anbietern zumeist variable anstelle fixer Kosten ergeben. Ihr Unternehmen profitiert dadurch von einer reduzierten Total Cost of Ownership (TCO), während die gekaufte Software-Lösung gleichzeitig zu einem schnellen Return on Investment (ROI) führt.
2) Zeit
Natürlich ist auch der Faktor Zeit bei der Einführung und Betreuung einer Compliance-Management-Software nicht zu unterschätzen. Die eigene Entwicklung ist dabei häufig zeit- und aufwandsintensiver – immerhin gilt es die Software ja erst von Grund auf zu erstellen, während eine gekaufte Lösung bereits existiert. Sie müssen diese nicht neu konzipieren, programmieren und testen. Ein erworbenes System können Sie damit im Regelfall schneller einführen – unter Berücksichtigung der Dauer für Datenmigration und Anpassungen. Die Zeit bis zum Ersteinsatz ist dadurch wesentlich kürzer.
Ist eine zeitnahe Umsetzung des HSQE- und Compliance-Managements in digitaler Form gewünscht, ist die Kaufversion somit die bessere Wahl. Darüber hinaus stellt es für Ihre IT-Abteilung eine zeitaufwändige Aufgabe dar, auch nach der Einführung regelmäßige Aktualisierungen vorzunehmen.
3) Ressourcen
Wenn Sie die Software eigenständig entwickeln wollen, sollten Sie nicht vergessen, dass das hierfür benötigte Personal eine Kostenquelle darstellt. Davon abgesehen bleibt grundsätzlich die Frage, ob in Ihrem Unternehmen überhaupt genügend Fachpersonal mit dem erforderlichen Know-How zur Verfügung steht. Nicht selten sind die hierfür in Frage kommenden Angestellten bereits mit anderen Projekten ausgelastet.
Als wertvolle Ressource verfügt die IT-Abteilung daher nicht immer über ausreichende Kapazitäten, um eine ganzheitliche Compliance-Management-Software zu entwickeln. Mit der Entscheidung für eine gekaufte Software entlasten Sie die betroffenen Mitarbeitenden erheblich. So bleibt Zeit, um sich auf das eigentliche Kerngeschäft zu konzentrieren.
4) Inhalte und Vorlagen
Eine Compliance-Software gilt es zu allen Bereichen des HSQE-Managements mit entsprechenden Materialien und Inhalten zu füllen – angefangen von Unterweisungen für Ihre Mitarbeitenden bis hin zu Risikomatrizen für die Gefährdungsbeurteilung. Diese Inhalte können Sie jedes Mal manuell erstellen oder in Form von Vorlagen integrieren.
Kaufen Sie eine Software-Lösung, dann kommt diese in den meisten Fällen bereits mit zugehörigem Schulungsmaterial, Checklisten oder Gefährdungsbeurteilungsvorlagen, um nur einige Beispiele zu nennen. Diese sind oftmals branchenbezogen vorhanden, wodurch Sie die passende Vorlage für Ihr Unternehmen direkt auswählen und anwenden können. Hilfreich ist zudem, dass die Inhalte von vorhandenen Software-Lösungen meistens auch an die Vorgaben der Berufsgenossenschaften angepasst sind. Ein weiterer Vorteil ist außerdem die Mehrsprachigkeit der Inhalte, so dass Sprachbarrieren nicht durch aufwendige Übersetzungen überwunden werden müssen.
5) Support und Customizing
Es ist wichtig, die eingesetzte Software-Lösung immer als Gesamtpaket zu verstehen. Die fortwährende Betreuung ist dabei häufig ein Bestandteil von gekaufter Software. Anbieter, die nach dem Software-as-a-Service-Prinzip (SaaS) vorgehen, unterstützen ihre Nutzer durch zugehörige Support-Optionen. Aspekte wie die Implementierung der Software, der Datenimport, Schulungen und Trainings der Anwender, regelmäßige Updates und Wartungen, Performance-Tests sowie Backups sind somit im Kauf enthalten. Diese Bereiche werden bei der betriebsinternen Entwicklung von Software schnell vergessen und sind hier zusätzlich von der IT-Abteilung zu tragen.
Daneben bietet eine gekaufte Compliance-Management-Software häufig individuelle Konfigurationsmöglichkeiten. Benötigte Systemprozesse lassen sich so konfigurieren und müssen nicht mühevoll programmiert werden. Gleiches gilt für die Einrichtung von betriebsspezifischen Strukturmerkmalen.
6) Weiterentwicklung und Aktualität
Ein großer Pluspunkt einer gekauften Software-Lösung ist auch die ständige Weiterentwicklung des Systems. Dadurch können Sie sicher sein, dass Ihre Anwendung immer auf dem aktuellsten Stand ist und Sie so zur Zukunftssicherheit Ihres Compliance-Managements beitragen. Dabei werden nicht nur fortwährend Updates eingespielt, sondern ebenso Gesetzesänderungen angepasst.
Daneben profitieren Sie regelmäßig von neuen Funktionalitäten, die sich aus den Bedürfnissen vieler weiterer Betriebe ergeben. Müssen Sie neue Tools bei Bedarf immer erst im eigenen Unternehmen entwickeln, dann ist das vor allem sehr zeitintensiv.
7) Reifegrad und Erprobtheit
Wenn Sie sich für eine Compliance-Management-Software von einem externen Anbieter entscheiden, dann verwenden auch andere Organisationen das Tool bereits. Besonders, wenn sich eine Vielzahl an Kunden für die Software-Lösung entschieden hat, ist das der beste Beweis dafür, dass Funktionsumfang und Servicequalität stimmen.
Wenn Sie sich für eine Compliance-Management-Software von einem externen Anbieter entscheiden, dann verwenden auch andere Organisationen das Tool bereits. Besonders, wenn sich eine Vielzahl an Kunden für die Software-Lösung entschieden hat, ist das der beste Beweis dafür, dass Funktionsumfang und Servicequalität stimmen.
Gleichzeitig gehen Sie so kein Entwicklungsrisiko ein – immerhin haben verschiedene Unternehmen die Software-Lösung schon über längere Zeit getestet. Der Anbieter kennt Schwachstellen und Kinderkrankheiten also bereits und konnte diese beheben.
Sie minimieren so nicht nur Fehler und Qualitätsdefizite, sondern verringern auch die Gefahr von Budget- oder Zeitüberziehungen bei der Entwicklung. Das Risiko hierfür hat der Hersteller im Vorfeld für Sie getragen. Die Anwendung ist längst ausgereift und Anpassungs- sowie Roll-out-Ansätze sind bereits erprobt.
8) IT-Sicherheit und Berechtigungskonzepte
Informationssicherheit hat sowohl für die IT-Abteilung als auch das gesamte Unternehmen höchste Priorität. Cybersecurity ist daher bei neu eingesetzten Software-Lösungen eine wichtige Grundvoraussetzung. Wenn Sie sich für die gekaufte Variante entscheiden, garantiert diese in der Regel den aktuellsten technologischen Stand. Aufgrund zahlreicher Nutzer setzen Software-Anbieter außerdem auf höchste Sicherheitsrichtlinien und -standards.
Die regelmäßigen Backups, die häufig Bestandteil von gekauften Tools sind, schützen vor Datenverlust. Grundsätzlich ist natürlich auch der Datenschutz ein wichtiger Faktor bei der Entscheidung für eine passende Lösung. Vorhandene Anwendungen bieten hierbei häufig die Möglichkeit der individuellen Rollen- und Rechteverteilungen, um unerlaubte Zugänge zu Daten zu verhindern. Maßnahmen, um diese Zugriffsrechte korrekt zu vergeben, führen in der eigenen Entwicklung vor allem bei Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden zu hohem Aufwand, der nicht zu unterschätzen ist.
9) Anwenderakzeptanz
Bei der internen Entwicklung einer Compliance-Management-Software sind neben technologischen Aspekten auch inhaltliche und rechtliche Vorgaben zu beachten. Was dabei aber häufig vergessen wird, ist die Bedienbarkeit durch die Anwender, welche am Ende mit der Software-Lösung arbeiten müssen. Nicht selten laufen selbst entwickelte Lösungen daher Gefahr, auf geringe Akzeptanz bei der Belegschaft zu stoßen.
Etablierte Software-Anbieter überprüfen und verbessern die Usability und Nutzerfreundlichkeit hingegen fortwährend, um jeden Beschäftigten in die HSQE-Prozesse einzubeziehen. Durch das kontinuierliche Feedback von Kunden ist die User Experience zudem vielfach erprobt.
10) Modularität
Kommen wir zum Abschluss noch zu einer gängigen Fehlannahme: Obwohl Sie nur einen Teil der gekauften Software nutzen, müssen Sie auch die nicht benötigten Funktionen bezahlen. Das ist bei den meisten Compliance-Management-Softwares natürlich nicht der Fall. Oftmals sind die Lösungen modular aufgebaut, so dass Sie bei Bedarf nur einzelne Software-Module kaufen.
Dabei lassen sich weitere Funktionalitäten problemlos nachträglich erweitern oder entfernen. Flexible Vertragsformen und Lizenzmodelle sind somit ein wichtiges Argument für den Kauf von Software-Lösungen.
Für die passende Compliance-Management-Software entscheiden
Neben den genannten Faktoren hängt die Make-or-Buy-Entscheidung für die Compliance-Management-Software natürlich noch von vielen weiteren Punkten ab, wie bspw. vom Image oder Know-How. Konkrete Anforderungen ergeben sich natürlich auch immer aus der Größe und Branche Ihres Unternehmens sowie den individuellen Arbeitssituationen.
Wichtig ist aber, dass viele der hier aufgeführten Gründe für den Kauf einer Software nur dann zutreffen, wenn sich die von Ihnen gewählte Lösung an die Bedürfnisse Ihres Betriebes anpassen lässt. Sie sollten bei der Wahl der Compliance-Management-Software also unbedingt darauf achten, dass Customizing- und Support-Services inbegriffen sind. Schließlich bedeutet die Entscheidung für eine gekaufte Standardsoftware nicht, dass kundenspezifische Individualisierungen ausgeschlossen sind.
Eine digitale Lösung, wie bspw. unsere HSQE Compliance-Management-Software iManSys, bezieht sowohl Marktanforderungen als auch Kundenbedürfnisse kontinuierlich in den Entwicklungsprozess ein. Mittlerweile arbeiten über zwei Millionen Anwender aus über 300 Unternehmen mit dem System. Die einfache Bedienung durch jeden Mitarbeitenden steht hierbei im Vordergrund – so erreicht die Software-Lösung bei den Kunden eine Nutzerakzeptanz von über 95 Prozent.
Dabei verfügt iManSys über zahlreiche allgemeine und branchenspezifische Mustervorlagen, darunter über 340 eigene Unterweisungen. Wie die Arbeit mit iManSys in den Bereichen Gesundheitsschutz, Arbeitssicherheit, Qualitäts- und Umweltmanagement im Detail aussieht, erfahren Sie in unserem umfangreichen E-Book. Schauen Sie doch mal rein!
Weiterführende Infos:
BWL-Lexikon (o. J.): Make or Buy. Online verfügbar unter https://www.bwl-lexikon.de/wiki/make-or-buy/ (Abgerufen am 16.02.2023).
Der Einfachheit und besseren Lesbarkeit halber wird im Text das generische Maskulinum verwendet – gemeint sind damit immer alle Geschlechter.
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