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Gefahrstoffkataster-Software – Alles was Sie wissen müssen

Das Gefahrstoffmanagement in Unternehmen ist vielfältig und komplex. Das betrifft sowohl die Pflege des unternehmensspezifischen Gefahrstoffkatasters als auch Arbeitsprozesse bei der Einführung neuer Gefahrstoffe. Es gilt, Arbeitsschritte zu definieren und Verantwortlichkeiten zu verteilen. Je nach Unternehmensgröße und -branche unterscheidet sich natürlich der Aufwand.

In jedem Falle sollten alle wichtigen Informationen zentral in einem System gesammelt werden. Das ist insbesondere für Unternehmen mit mehreren Standorten empfehlenswert. Dafür bietet sich der Einsatz einer Gefahrstoffkataster-Software an.

In folgendem Beitrag erfahren Sie alles über die rechtlichen Grundlagen des Gefahrstoffmanagements in Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie Anforderungen an eine Gefahrstoffkataster-Software. Im Fokus stehen insbesondere cloudbasierte Lösungsansätze, um den orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf alle wichtigen Informationen zu ermöglichen.

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In unserem kostenfreien E-Book erfahren Sie mehr zum digitalen Gefahrstoffmanagement im Rahmen des HSQE-Managements. Viel Spaß bei der Lektüre.

Rechtliche Grundlagen des Gefahrstoffmanagements

Gefahrstoffmanagement bezeichnet alle Maßnahmen eines Unternehmens zum sicheren Umgang mit Gefahrstoffen. Das ist u. a. relevant bei der Beschaffung, Anwendung, Verarbeitung und Entsorgung von Roh-, Hilfs- oder Betriebsstoffen. Ziel ist es, das Gefährdungspotenzial der Stoffe zu bestimmen und darauf aufbauend Maßnahmen für den Arbeits- und Gesundheitsschutz aufzusetzen.

Folgende Bestandteile gilt es hier zu berücksichtigen (Auszug):

  • Erstellen von Gefährdungsbeurteilungen (u. a. § 5 Arbeitsschutzgesetz)
  • Ableitung von Schutzmaßnahmen für die Beschäftigten (Abschnitt 4 Gefahrstoffverordnung)
  • Überprüfung der Wirksamkeit von Schutzmaßnahmen (§ 7 Gefahrstoffverordnung)
  • Dokumentation der Schutzmaßnahmen (u. a. § 7 Gefahrstoffverordnung)
  • Unterweisung der Beschäftigten ( § 14 Gefahrstoffverordnung)

Hinter jedem dieser Punkte verbirgt sich eine Vielzahl an Arbeitsschritten, die aufeinander abgestimmt und fortlaufend kontrolliert werden müssen. Grundlage für ein erfolgreiches Gefahrstoffmanagement ist die systematische Vorgehensweise. Die Umsetzung ist beispielsweise durch ein 9-Schritte-Programm möglich.

Die Anforderungen werden in der Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) festgehalten. Ziel der Verordnung ist es,

„den Menschen und die Umwelt vor stoffbedingten Schädigungen zu schützen durch
1. Regelungen zur Einstufung, Kennzeichnung und Verpackung gefährlicher Stoffe und Gemische,
2. Maßnahmen zum Schutz der Beschäftigten und anderer Personen bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen und
3. Beschränkungen für das Herstellen und Verwenden bestimmter gefährlicher Stoffe, Gemische und Erzeugnisse.“
(§ 1 Zielsetzung und Anwendungsbereich)

Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) 

Neben der Gefahrstoffverordnung gehören auch die Technischen Regeln für Gefahrstoffe (TRGS) zur Pflichtlektüre für alle Verantwortlichen. Das Regelwerk gibt Auskunft über

„den Stand der Technik, Arbeitsmedizin und Arbeitshygiene sowie sonstige gesicherte wissenschaftliche Erkenntnisse für Tätigkeiten mit Gefahrstoffen, einschließlich deren Einstufung und Kennzeichnung (…).“

Technischen Regeln für Gefahrstoffe (TRGS 001 Seite 1)

Auch hier spielen die Gefährdungsbeurteilung sowie die Schutzmaßnahmen der Beschäftigten eine zentrale Rolle. Konkret heißt es:

„Bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen hat der Arbeitgeber im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung zu prüfen
– ob diese Tätigkeiten mit Gefahrstoffen den in der TRGS beschriebenen Vorgaben entsprechen,
– ob ein gleichwertiges Schutzniveau gewährleistet ist,
– wie die Vorgaben der TRGS erreicht werden können.“

Technischen Regeln für Gefahrstoffe (TRGS 001 Seite 4)

Rechtssituation des Gefahrstoffmanagements in Österreich

Die rechtliche Lage Österreichs im Rahmen des Gefahrstoffmanagements gleicht der Deutschlands. Hier wird bspw. durch das Chemikaliengesetz (ChemG) auf den Umgang mit gefährlichen chemischen Stoffen hingewiesen:

 „Ziel dieses Bundesgesetzes ist der vorsorgliche Schutz des Lebens und der Gesundheit des Menschen und der Umwelt vor unmittelbar oder mittelbar schädlichen Einwirkungen, die durch das Herstellen und Inverkehrbringen, den Erwerb, das Verwenden oder die Abfallbehandlung von Stoffen, Gemischen oder Erzeugnissen entstehen können, insbesondere indem ihrem Entstehen vorgebeugt wird bzw. sie erkennbar gemacht und abgewendet werden.“

§1 (1) ChemG

Das Gesetz regelt auch die Verwendung von Sicherheitsdatenblättern, Betriebsanweisungen sowie den Umgang mit und die Überwachung von Gefahrstoffen. Gleichzeitig bildet ebenso die CLP-Verordnung der EU eine verbindliche Vorgabe, an die sich auch Österreich halten muss. Diese regelt europaweit die Einstufung, Kennzeichnung sowie Verpackung von Stoffen und Gemischen.

Gemäß der Verordnung des Bundesministers für Arbeit und Soziales über die Sicherheits- und Gesundheitsschutzdokumente (DOK-VO) muss in Sicherheitsdokumenten zudem ein Verzeichnis der verwendeten gefährlichen Arbeitsstoffe im Sinne des § 40 ASchG enthalten sein.

Die gesetzliche Situation Österreichs entspricht somit annähernd den deutschen Anforderungen: Vollständige Gefahrstoff-verzeichnisse sind auch hier ein Muss, die auf zahlreichen Rechtsgrundlagen beruhen. Der Einsatz einer Gefahrstoffkataster-Software bietet sich daher für Unternehmen in Österreich an, um über alle eingesetzten Gefahrstoffe den Überblick zu behalten sowie gleichzeitig Mitarbeiter und Umwelt effektiv zu schützen.

Gefahrstoffkataster für den Umgang mit Gefahrstoffen

Regelungen für das Gefahrstoffmanagement in der Schweiz

Auch in der Schweiz verhalten sich Anforderungen an das Gefahrstoffmanagement ähnlich wie in Deutschland oder Österreich. Die Schweiz hat ihr Recht an die CLP-Verordnung der EU (EG Nr. 1272/2008) in Form einer „Swiss-CLP“ angepasst. Zudem gibt es auch hier eine Verordnung über den Schutz vor gefährlichen Stoffen und Zubereitungen, welche als Chemikalienverordnung (ChemV) bekannt ist und Maßnahmen für den Arbeitsumgang mit Gefahrstoffen vorgibt.

Eine Gefahrstoffliste ist in der Schweiz nicht eindeutig rechtsverbindlich geregelt. Jedoch sollte auch hier eine Übersicht über gefährliche Stoffe, deren Eigenschaften, Mengen sowie Lagerungsarten berücksichtigt werden. Darüber hinaus gibt es zudem einen Leitfaden über die Lagerung gefährlicher Stoffe. Dieser sieht vor, dass (Auszug):

  • Gefahrgutbeauftragte im Unternehmen festgelegt werden
  • vorhandene gefährliche Stoffe in einem Sicherheitsdatenblatt vermerkt werden müssen
  • eine Lagerliste erstellt wird, die dem Gefahrstoffkataster ähnelt

Für die Schweiz wird hierbei vorgegeben:

„Es muss eine Lagerliste erstellt werden, aus welcher Art, Mengen und Lagerort der gefährlichen Stoffe ersichtlich sind, damit im Falle einer Störung […] oder bei einem Brand ein Überblick über das Gefahrenpotenzial möglich ist.“

Abschn. 9.1 Leitfaden „Lagerung gefährlicher Stoffe“

Eine einfache Lösung für die Erstellung und Pflege des Gefahrstoffverzeichnisses zum Schutz der Gesundheit und Sicherheit bildet auch hier eine Gefahrstoffkataster-Software.

Gefahrstoffkataster, Sicherheitsdatenblätter, Betriebsanweisungen

Jedes Unternehmen ist zunächst dazu verpflichtet, ein Verzeichnis über alle vorkommenden Gefahrstoffe zu führen. Hier werden alle Stoffe gelistet, welche eine Gefahr für die Beschäftigten darstellen, also hohes Toxizitätspotenzial besitzen. Darauf aufbauend wird eine Gefährdungsbeurteilung durchgeführt, mit deren Hilfe anschließend Maßnahmen identifiziert und Betriebsanweisungen erstellt werden können. Eine weitere zentrale Aufgabe ist die Pflege und Verwaltung von Sicherheitsdatenblättern.

Der Aufbau eines Gefahrstoffkatasters – auch bekannt als Gefahrstoffregister – kann je nach internen Unternehmensanforderungen unterschiedlich sein. Jedoch müssen die wesentlichen Informationen gut ersichtlich sein (§ 6 GefStoffV):

  1. Bezeichnung des Gefahrstoffes,
  2. Einstufung des Gefahrstoffes oder Angaben zu den gefährlichen Eigenschaften,
  3. Angaben zu den im Betrieb verwendeten Mengenbereichen sowie
  4. Bezeichnung der Arbeitsbereiche, in denen Beschäftigte dem Gefahrstoff ausgesetzt sein können.

Zwar liegt die Verantwortlichkeit für die Erstellung und Pflege des Gefahrstoffkatasters beim Unternehmer, er kann jedoch auch fachkundige Personen entsprechend beauftragen. Dies ist nicht zuletzt aufgrund der inhaltlichen Komplexität gängige Praxis.

Neben der Pflege des Gefahrstoffkatasters ist es außerdem wichtig, Betriebsanweisungen für die Beschäftigten zu erstellen (§ 14 GefStoffV). Diese dienen als Grundlage für die (Gefahrstoff-)Unterweisung der Beschäftigten, müssen dementsprechend also schriftlich sowie in verständlicher Form verfasst werden.

Betriebsanweisung erstellen – die Betriebsanweisung Gefahrstoffe

Hier finden Sie alle notwendigen Informationen zur Erstellung einer Betriebsanweisung:

Muster für Betriebsanweisungen – Aufbau und Anforderungen

Hier gibt es Informationen zu Aufbau und Anforderungen
der Betriebsanweisung:

In vielen Unternehmen erfolgt die Auflistung von Gefahrstoffen in Form von Excel-Tabellen. Aber Vorsicht: Excel ist zwar ein mächtiges Auswertungs- bzw. Analyse-Tool, jedoch für die nachhaltige Datendokumentation ungeeignet. Auch bei einer steigenden Anzahl von Gefahrstoffen werden Excel-Tabellen schnell unübersichtlich. Unser Tipp: Bei mehr als 15 Gefahrstoffen sollten die Verantwortlichen über den Einsatz einer Gefahrstoffkataster-Software nachdenken.

Generell ist die Überlegung zu treffen, ein entsprechendes Dokumentenmanagementsystem aufzusetzen, welches die Erfassung und Weiterverarbeitung von Daten und Informationen berücksichtigt (bspw. die Instandhaltungsplanung).

Exkurs: Einfaches Maßnahmenkonzept Gefahrstoffe (EMKG)

Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) hat mit dem Einfachen Maßnahmenkonzept Gefahrstoffe (EMKG) einen hilfreichen Leitfaden veröffentlicht, der auf leicht zugänglichen Informationen basiert (bspw. aus vorliegenden Sicherheitsdatenblättern oder Betriebsbegehungen). Hier werden neben dem Toxizitätspotenzial der Gefahrstoffe auch die Art und Dauer der Exposition bei deren Verwendung berücksichtigt.

Nach der ersten Datenerhebung werden Angaben zu Gefährdungen für Einatmen, Hautkontakt und physikalisch-chemischen Wirkungen von Gefahrstoffen erfasst. Darauf aufbauend erfolgt die Zuordnung der möglichen Gefährdung zu einer Maßnahmenstufe. Daraus ergibt sich ein vorher kategorisierter Handlungsbedarf.

Das EMKG ermöglicht die schnelle und effiziente Identifikation von Problemen beim Umgang mit Gefahrstoffen. Dadurch können auch Personen mit wenig oder ohne Vorerfahrung präventive Schutzmaßnahmen einleiten oder das Fachpersonal informieren. Weitere Informationen sind auf den Webseiten der BAuA zu finden.

Übrigens spricht der systematische Ansatz des EMKGs dafür, die Erfassung der Gefahrstoffdaten Software-gestützt erfolgen zu lassen.

Was eine Gefahrstoffkataster-Software können muss

Vorab sei gesagt: Der Einsatz einer Gefahrstoffkataster-Software sollte im Vorfeld gut vorbereitet und durchdacht sein. Das heißt konkret, dass die Verantwortlichen einen internen Anforderungskatalog erstellen sollten, in welchem alle notwendigen Funktionalitäten sowie gewünschten Features aufgelistet sind. Je konkreter der Katalog ausformuliert ist, desto klarer werden zum einen die zunächst schwammigen Vorstellungen der Verantwortlichen; zum anderen können ausgewählte Anbieter systematisch miteinander verglichen und priorisiert werden.

Für das Gefahrstoffmanagement sollten sich grundlegend folgende Arbeitsprozesse digital abbilden lassen:

  1. Erfassung der Gefahrstoffinformationen im Unternehmen (Menge, Einsatzarten, betroffene Arbeitsplätze sowie deren Beurteilungen)
  2. Festlegung von Schutzmaßnahmen gemäß der Gefahrstoffverordnung zur Bestimmung der Gefährlichkeit der eingesetzten Gefahrstoffe
  3. Planung von Maßnahmen zum Schutz der Beschäftigten (u. a. Sicherheitsdatenblätter, Betriebsanweisungen, Unterweisungen, arbeitsmedizinische Überwachung)
  4. Festlegung von Verantwortlichkeiten für die Organisation
  5. Überwachung der Einhaltung von Maßnahmen sowie darauf aufbauende Evaluation, Aktualisierung und Verbesserung

Diese fünf Punkte zeigen bereits, dass es bei einer Gefahrstoffkataster-Software um mehr geht als die einfache Auflistung von Informationen. Sonst wäre eine Excel-Tabelle vollkommen ausreichend.

Neben den Funktionalitäten gibt es auch eine Reihe an technischen Rahmenbedingungen, auf die geachtet werden sollte (Auszug):

  1. webbasierter Lösungsansatz für den orts- und zeitunabhängigen Zugriff
  2. strukturiertes Rollen- und Rechtekonzept für die Verteilung von Verantwortlichkeiten
  3. Abbildung von Standorten und Abteilungen für die klare Zuordnung von Aufgaben und Informationen
  4. Excel-Schnittstelle für die schnelle Integration von alten Datensätzen sowie den Export für die weitere Datenverarbeitung
  5. Workflowmanagement für die Abbildung von Freigabeprozessen
  6. Editor für die einfache und schnelle Erstellung von Betriebsanweisungen
  7. Verknüpfung mit Maßnahmenmanagement für die Organisation und Verwaltung von bspw. Sicherheitsdatenblättern, Unterweisungen oder Gefährdungsbeurteilungen

Insbesondere der Freigabeprozess nimmt oftmals viel Zeit in Anspruch. Hier sind unterschiedliche Personen involviert, die mit entsprechenden Verantwortlichkeiten ausgestattet sind. Ein möglicher Prozess gestaltet sich wie folgt:

Vorgesetzter
Neuen Gefahrstoff beantragen, neues Sicherheitsdatenblatt hochladen
Vorgesetzter
Schulungen an die Mitarbeiter zuweisen
HSE-Leiter
Gefahrstoff freigeben
Sifa
Gefährdung beurteilen und Betriebsanweisung anlegen
Sifa
Antrag prüfen
Sifa
Gefahrstoffkataster pflegen, Zusam-menlagerungen, GefB, Maßnahmen

Der Vorteil dieses Stufenprozesses ist das Automatisierungspotenzial. Das bedeutet, dass sich die aufeinander aufbauenden Arbeitsschritte mit festgelegten Workflows standardisieren und somit automatisieren lassen. Die notwendigen Informationen und Aufgaben können über die Gefahrstoffkataster-Software gesendet bzw. delegiert werden. Der orts- und zeitunabhängige Zugang zum System stellt sicher, dass keine unnötigen Zeitverzögerungen oder Arbeitsunterbrechungen eintreten.

Der automatisierte Workflow ist nur ein Beispiel für die zahlreichen Vorteile des digitalen Gefahrstoffmanagements. Im Kern geht es darum, dass durch den Einsatz einer Software-Lösung alle Prozesse sicherer, einfacher und effektiver werden.

Wenn Sie mehr über die Anforderungen an eine Gefahrstoffkataster-Software sowie die Implementierung von digitalen Lösungen in die Unternehmensprozesse erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen die folgenden Kurzbeiträge.

Gefahrstoffmanagement-Software

Worauf müssen Sie achten?

Gefahrstoffverwaltung-Software

8 wichtige Anforderungen für die Einführung

Zum Abschluss noch einmal ein wichtiger Hinweis: Jedes Unternehmen ist unterschiedlich. Daher unterscheiden sich oftmals auch die Arbeitsprozesse und -wege, bspw. für die Freigabe eines Gefahrstoffes. Hier ist es ratsam, wenn die Software-Anbieter Customizing-Optionen für individuelle Anpassungen bereitstellen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Gefahrstoffkataster-Software genau auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden kann.

Wenn Sie erfahren möchten, wie iManSys Sie bei der Organisation des Gefahrstoffmanagements in Ihrem Unternehmen unterstützen kann, empfehlen wir Ihnen die Lektüre unseres E-Books zum digitalen HSQE-Managements.

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