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Gefahrstoffverwaltung-Software – 8 wichtige Anforderungen für die Einführung

Das Gefahrstoffmanagement in Unternehmen ist ein ebenso notwendiger wie komplexer Bereich des Arbeits- und Gesundheitsschutzes. Je nach Unternehmensbranche und -größe ergeben sich einen Vielzahl an Aufgaben, die es zu bewältigen gilt. Hier empfiehlt sich der Einsatz einer Gefahrstoffverwaltung-Software. In unserem Beitrag beschäftigten wir uns mit den zentralen Aufgabenfeldern des Gefahrstoffmanagements sowie den wesentlichen Anforderungen an entsprechende Software-Lösungen.

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Gefahrstoffverwaltung – Sammeln, Erstellen, Definieren

In der Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) sind die wesentlichen Anwendungsbereiche sowie Schutzmaßnahmen für die Beschäftigten beim Umgang mit Gefahrstoffen festgehalten. Für die Gefahrstoffverwaltung sind drei grundlegende Tätigkeiten dauerhaft und unternehmensübergreifend unbedingt zu berücksichtigen: das Sammeln von Gefahrstoffinformationen (Abschnitt 2), das Erstellen von Gefährdungsbeurteilungen (Abschnitt 3) sowie die Definition von Schutzmaßnahmen (Abschnitt 4).

1. Gefahrstoffinformationen sammeln

Zunächst ist es notwendig, sämtliche Gefahrstoffinformationen im Unternehmen systematisch aufzubereiten. Dazu gehören u. a. die Gefahrenklassen (bspw. physikalische Gefahren, Gesundheitsgefahren und Umweltgefahren) sowie die entsprechende Einstufung, Kennzeichnung und Verpackung. Ziel ist der Aufbau eines übersichtlichen sowie aktuellen Gefahrstoffkatasters inklusive dazugehöriger Sicherheitsdatenblätter sowie sonstiger Informationsmaterialien.

2. Gefährdungsbeurteilung erstellen

Darauf aufbauend müssen die Gefährdungen für die Gesundheit und Sicherheit der Beschäftigten ermittelt werden. Bei der Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen ist u. a. darauf zu achten, dass diese vollständig und aktuell sowie für alle Beschäftigen zugänglich sind. Ohne die Gefährdungsbeurteilung dürfen keine Tätigkeiten aufgenommen werden.

3. Schutzmaßnahmen definieren

Bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen hat der Arbeitgeber wichtige Schutzmaßnahmen zu ergreifen. Das können allgemeine, zusätzliche oder besondere Maßnahmen sein. Hier müssen auch die notwendigen Mitarbeiterunterweisungen Berücksichtigung finden. Der Maßnahmenkatalog wird daher zum entscheidenden Instrument für die Sicherheit aller Beschäftigten.

Die GefStoffV regelt zudem Verbote und Beschränkungen (Abschnitt 5) sowie Vollzugsregelungen und Ausschuss für Gefahrstoffe (Abschnitt 6). Weiter sind auch Ordnungswidrigkeiten und Straftaten mit Fokus auf das Chemikaliengesetz (Abschnitt 7) gelistet.

Diese vereinfachte Darstellung der Aufgabenfelder verdeutlicht bereits die zentrale Herausforderung des Gefahrstoffmanagements: Die Verantwortlichen müssen Unmengen an Informationen zusammentragen und für das gesamte Unternehmen aufarbeiten.

Die Datenverwaltung geschieht oftmals in Form von umfangreichen Excel-Tabellen, welche jedoch schnell unübersichtlich werden und einen hohen Zeitaufwand bedeuten. Ganz grundlegend können Dokumentenablage-Systeme zwar bei der Dokumentation von Informationen unterstützen. Jedoch gestaltet sich insbesondere die darauf aufbauende Weiterbearbeitung als schwierig. Der Einsatz einer Software-Lösung erscheint daher nur konsequent und logisch.

Anforderungen an eine Gefahrstoffverwaltung-Software

Eine Gefahrstoffverwaltung-Software muss sowohl grundlegende als auch unternehmensspezifische Anforderungen erfüllen können. Es ist daher in jedem Falle ratsam, einen detaillierten Anforderungskatalog zu erstellen. Folgende Punkte sollten hier Berücksichtigung finden:

1. Übersichtliches Auflistung sämtlicher Gefahrstoffe

Der Aufbau eines digitalen Gefahrstoffkatasters setzt voraus, dass alle notwendigen Informationen zu den Gefahrstoffen eingetragen sowie übersichtlich abgebildet werden können. Hierzu gehören u. a. die grundlegenden Stammdaten (bspw. Lieferant, CAS-Nr., Gefahrstoffstatus, Einheit für Lagerhaltung), R- und H-Sätze, P-Sätze sowie Gefährlichkeitsgruppen. Entscheidend ist die Kennzeichnung nach GHS, also die Einstufung und Kennzeichnung von Chemikalien.
Vorteilhaft sind zudem systematische Filteroptionen in der Software, um bei der möglichen Vielzahl an Gefahrstoffen nicht den Überblick zu verlieren. Denkbar sind hier u. a. Unternehmensstandorte oder Tätigkeitsbereiche.

2. Systematisches Dokumentenmanagement

Zu jedem angelegten Gefahrstoff gehört ein entsprechendes Sicherheitsdatenblatt, welches in der Regel vom Lieferanten mitgeliefert wird. Dies sollte in digitaler Form angehängt werden können. Zudem ist es ratsam, die Sicherheitsdatenblätter über einfache Kommunikationswege an die Beschäftigten zu verteilen (bspw. E-Mail-Funktion).

3. Übersichtliche Freigabeprozesse

Bei der Einführung neuer Gefahrstoffe gibt es je nach Unternehmensstruktur unterschiedliche Freigabeprozesse mit vordefinierten Verantwortlichkeiten. Eine ganzheitliche Gefahrstoffverwaltung-Software ermöglicht hier das Festlegen von (automatisierten) Workflows, damit die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt an die richtigen Personen versendet werden.

4. (Halb-)Automatische Prüfprozesse

Aufbauend auf den Freigabeprozessen für neue Gefahrstoffe ist es wichtig, notwendige Prüfprozesse zu realisieren. Das ist bspw. für Zusammenlagerungsverbote wichtig, welche sich in einer übersichtlichen Matrix abbilden lassen.

5. Einfache Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen und Betriebsanweisungen

Wie bereits angesprochen, gehört das Erstellen von Gefährdungsbeurteilungen und Betriebsanweisungen zu den zentralen Aufgaben des Gefahrstoffmanagements. Eine Software-Lösung sollte es ermöglichen, die Gefahren nach gängigen Risikomatrizen zu beurteilen und zu dokumentieren. Für Betriebsanweisungen ist die Verwendung eines Editors zu empfehlen, in welchem die verschiedenen Bausteine (bspw. Textblöcke, Symbole, Farb- und Typauswahl) mit wenigen Mausklicks zusammengetragen werden können.

6. Schnelle Organisation von Unterweisungen und Vorsorgeangeboten

Für die Maßnahmenplanung ist es erforderlich, neben der digitalen Gefahrstoffverwaltung weitere Funktionalitäten zur Verfügung zu haben. Hier sollte der Schwerpunkt insbesondere auf der Organisation von (elektronischen) Unterweisungen und von Vorsorgeangeboten für die Beschäftigten liegen. Dieser ganzheitliche Ansatz stellt sicher, dass das Gefahrstoffmanagement ein wesentlicher Erfolgsfaktor für den gesamten Arbeits- und Gesundheitsschutz in Unternehmen wird.

7. Orts- und zeitunabhängiger Zugang

Der wesentliche Vorteil einer Gefahrstoffverwaltung-Software ist die zentrale Ablage aller wichtigen Informationen in einem webbasierten System. Dieser Lösungsansatz stellt sicher, dass sowohl die Verantwortlichen als auch die Beschäftigten einen orts- und zeitunabhängigen Zugang haben. Dafür ist nur internetfähiger Rechner oder ein mobiles Endgerät (bspw. Tablet) nötig.

8. Customizing-Optionen

Je nach Unternehmensstruktur kann sich der Anforderungskatalog um zahlreiche Punkte erweitern. Software-Anbieter müssen daher in der Lage sein, auf die vielfältigen Wünsche flexibel reagieren zu können. Vorteilhaft ist sind hier Customizing-Optionen, um kundenindividuelle Anpassungen in der Software vornehmen zu können.

Es zeigt sich, dass die Entscheidung für eine Gefahrstoffverwaltung-Software gut durchdacht sein sollte. Der Einführungsprozess mag einige Zeit in Anspruch nehmen, der Einsatz lohnt sich jedoch. Schließlich ermöglicht die digitale Gefahrstoffverwaltung enorme Zeitersparnisse – vorausgesetzt, die grundlegenden Anforderungen werden erfüllt.

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Weiterführende Informationen:

BAuA (o. J.): Gefahrstoffverordnung (GefStoffV). Informationen zur Gefahrstoffverordnung. Online verfügbar unter https://www.baua.de/DE/Themen/Arbeitsgestaltung-im-Betrieb/Gefahrstoffe/Arbeiten-mit-Gefahrstoffen/Gefahrstoffverordnung/Gefahrstoffverordnung_node.html (Zugriffsdatum: 28.01.2019).

BMJV (o. J.): Gesetze im Internet. Verordnung zum Schutz vor Gefahrstoffen. Online verfügbar unter http://www.gesetze-im-internet.de/gefstoffv_2010/ (Zugriffsdatum: 28.01.2019).

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