Software für Betriebsanweisungen – Anforderungen und Funktionalitäten

Um die Beschäftigten vor gesundheitlichen Gefahren zu schützen, müssen Unternehmen Betriebsanweisungen erstellen. Hier wird über grundlegende Gefährdungen am Arbeitsplatz aufgeklärt, bspw. bei der Arbeit mit Gefahr- und Biostoffen oder mit Maschinen und Anlagen. Die Erstellung kann bei der Vielzahl von notwendigen Betriebsanweisungen schnell mühsam werden. Mit dem Einsatz einer Software für Betriebsanweisungen lassen sich viele Prozesse vereinfachen. In unserem Beitrag erläutern wir die wesentlichen Anforderungen an eine Software-Lösung und stellen grundlegende Funktionalitäten des Betriebsanweisungs-Editors von iManSys vor.

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Die drei zentralen Anforderungen an eine Software-Lösung für Betriebsanweisungen

Bevor die Entscheidung über den Einsatz einer Software für Betriebsanweisungen getroffen wird, müssen die zentralen Anforderungen bekannt sein. Eine Software-Lösung hat schließlich das Ziel, bestimmte Arbeitsschritte zu vereinfachen bzw. zu automatisieren. Auch wenn kaum ein Anforderungskatalog dem anderen gleicht, gibt es doch drei ganz grundlegende Punkte, die es zu beachten gilt:

1. Einfache Anpassung von Betriebsanweisungen an die spezifischen Betriebsbesonderheiten

Zwar folgt der Aufbau einer Betriebsanweisung in der Regel einer klaren Vorgabe, jedoch sind die Tätigkeitsprofile sowie damit verbundene Gefährdungen in Unternehmen oftmals sehr unterschiedlich. Betriebsanweisungen sollten daher schnell und einfach angepasst werden können. Besonders hilfreich ist hier die Verwendung von editierbaren Mustern und Vorlagen, welche durch wenige Klicks „mit Leben gefüllt“ werden.

2. Gezielte Dokumentenlenkung mit eingerichteten Freigabeprozessen

Nach der Erstellung einer Betriebsanweisung muss diese freigegeben und anschließend an die Beschäftigten im Unternehmen weitergeleitet werden. Zur Reduzierung der Aufwände für die interne Kommunikation bietet sich die Einrichtung von automatisierten Workflows an. So können die richtigen Dokumente zur richtigen Zeit an die richtigen Empfänger zugewiesen werden – inklusive Aufgabenzuordnung und Beschlussstrukturen.

3. Systematisches Maßnahmenmanagement zum Schutz der Beschäftigten

Zwar werden Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln bereits auf der Betriebsanweisung kommuniziert. Es ist jedoch ratsam, auch entsprechende Schulungen oder Unterweisungen vorzubereiten. Eine Software für Betriebsanweisungen sollte also auch die Möglichkeit bereitstellen, entsprechende Maßnahmen identifizieren und vorbereiten zu können. Voraussetzung dafür ist ein ganzheitlicher Ansatz der Software-Lösung, der über das bloße Erstellen von Betriebsanweisungen hinausgeht.

Werden diese drei Anforderungen in einer Software für Betriebsanweisungen berücksichtigt, lässt sich bereits eine Vielzahl an Prozessen vereinfachen. Konsequenterweise ist der Detailgrad der dahinterliegenden Funktionalitäten natürlich ungleich höher. Auch hier sollten die wesentlichen Vorstellungen gesammelt und gelistet werden.

Software für Betriebsanweisungen – Funktionalitäten von iManSys

Ob im Rahmen des Gefahrstoffmanagements oder auf Grundlage von Gefährdungsbeurteilungen: Mit denr Software-Welt „Risiken & Gefährdungen“ von iManSys lassen sich einfach und bequem Betriebsanweisungen erstellen. Dabei profitieren die Nutzer von einer Vielzahl an Funktionalitäten (Auszug):

• Vorlage für Betriebsanweisungen gemäß den gesetzlichen Richtlinien
• einfache Bearbeitung bzw. Erstellung durch Drag-and-Drop-Funktion
• umfangreicher Katalog für anpassbare Textbausteine und Symbole sowie Piktogramme (Brandschutz, Gebote, GHS, Rettung, Verbote, Warnungen)
• individuelle Farb- und Typauswahl (bspw. für Maschinen/Anlagen, Biostoffe und Gefahrstoffe)
• Import- und Exportfunktion

Mit der HSQE Compliance-Management-Software iManSys lassen sich zudem automatisierte Workflows einrichten, um Freigaben sowie die Verbreitung von Betriebsanweisungen zu organisieren. Einem ganzheitlichen Ansatz folgend, können zudem notwendige Maßnahmen eingeleitet werden, bspw. Unterweisungen, Schulungen, Vorsorgen oder Weiterbildungsmaßnahmen.

In unserer umfangreichen Content-Bibliothek finden Sie eine Übersicht mit weiteren Informationsmaterialien, bspw. Whitepaper und E-Books zum Thema Arbeitsschutz-Software sowie Anwendungsszenarien und Erfolgsgeschichten mit unserer HSQE Compliance Management-Software iManSys.