Instandhaltungsplan erstellen

Um Ausfälle an Anlagen, Arbeits- und Betriebsmitteln zu verhindern, bedarf es regelmäßiger Instandhaltungsarbeiten. Durch entsprechende Maßnahmen, bspw. regelmäßige Prüfungen von Maschinen oder Anlagen durch Sachverständige, werden die Lebensdauer von Arbeits- und Betriebsmitteln erhöht sowie Störungen im Betriebslauf reduziert. Entsprechende Maßnahmen werden auf Basis der Gefährdungsbeurteilung festgelegt.

In unserem kostenfreien Whitepaper erläutern wir die verschiedenen Schritte beim Erstellen von Gefährdungsbeurteilungen und geben Hinweise für Sonderformen wie Gefährdungsbeurteilung Psychische Belastung sowie die schwangerschaftsspezifische Gefährdungsbeurteilung.

Instandhaltungsplan erstellen – Grundlagen, Vorgehensweise und Maßnahmen

Die DIN EN 13306 beschreibt zunächst drei verschiedene Instandhaltungsstrategien, welche sich im Rahmen des ganzheitlichen Arbeits- und Gesundheitsschutz realisieren lassen:

• korrektive Instandhaltung: wird nach Fehlererkennung ausgeführt, um die Funktionalität der betroffenen Einheit wieder herzustellen
• präventive Instandhaltung: wird in festgelegten Zeitabständen und nach vorgeschriebenen Kriterien ausgeführt, um (Produktions-)Ausfälle zu verhindern
• zustandsorientierte Instandhaltung: Kombination aus Zustandsüberwachung, Prüfverfahren, Analysen und Instandhaltungsmaßnahmen

Der Prozess der Instandhaltung lässt sich laut DIN 31051:2003-06 durch vier wesentliche Begriffe beschreiben: Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung. Dabei hat jeder Begriff eine spezifische Zielsetzung mit entsprechenden Einzelmaßnahmen sowie Personalverantwortlichkeiten:

• Wartung: Bewahrung des Soll-Zustandes durch u. a. Prüfen, Nachstellen, Auswechseln, Ergänzen, Schmieren, Konservieren, Reinigen, Funktionsprüfung; ausgeführt durch bspw. Fachmonteur, Meister, Techniker
• Inspektion: Feststellung und Beurteilung des IST-Zustandes durch u. a. Prüfen, Messen, Beurteilen, Ableiten von Konsequenzen, Aufzeigen von Verbesserungen; ausgeführt durch bspw. Ingenieur, Techniker, Meister
• Instandsetzung: Wiederherstellung des SOLL-Zustandes durch u. a. Ausbessern, Austauschen, Funktionsprüfung; ausgeführt durch bspw. Fachmonteur, Techniker
• Verbesserung: Steigerung der Funktionssicherheit ohne Änderung der geforderten Funktion durch u. a. Planen, Nachstellen, Austauschen, Umbauen, Funktionsprüfung; ausgeführt durch bspw. Techniker, Fachmonteur, Meister

Zu den Arbeitsmitteln zählen Maschinen, Anlagen, Apparate, Werkzeuge sowie Produkte, die zur Arbeitsumgebung gehören, wie z. B. die Beleuchtung, die Lüftung oder Brandschutzeinrichtungen. Auch die persönliche Schutzausrüstung (PSA) und Servicefahrzeuge bedürfen einer regelmäßigen Instandhaltung.

Die Vorbereitung der Instandhaltung geschieht laut den Technischen Regeln für Betriebssicherheit (TRBS 1112) auf der Basis der Gefährdungsbeurteilung. Hierfür sind Gefährdungen zu berücksichtigen, welche von den Arbeitsmitteln ausgehen können (z. B. gefährliche Strahlung oder frei zugängliche Maschinenteile), sowie Gefährdungen, welche sich durch die Instandhaltungsmaßnahme an der Arbeitsstelle ergeben (z. B. Absturzgefahren durch Bodenöffnungen).

In dem daraus resultierenden Instandhaltungsplan werden alle Arbeitsmittel erfasst sowie notwendige Instandhaltungsarbeiten geplant, überwacht und dokumentiert. Für die Vorgehensweise sind grundlegend drei Prozessschritte zu empfehlen:

• 1. Auflistung aller im Betrieb vorhandenen Arbeitsmittel und Einrichtungen, welche Einfluss auf die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten haben
• 2. Zusammentragen aller notwendigen Bedienungs- und Instandhaltungsanleitungen zu den entsprechenden Arbeitsmitteln und Einrichtungen
• 3. Identifikation und Festlegung der verantwortlichen Personen sowie der Instandhaltungsintervalle

Neben dem Instandhaltungsplan kommen in der Praxis auch spezifische Wartungspläne zum Einsatz. Worin der Unterschied genau liegt, erklären wir in unserem Artikel zum Wartungsplan.

Bei großen Unternehmen mit einer Vielzahl an Tätigkeitsbereichen und Arbeitsmitteln werden demzufolge große Datenmengen erfasst, welche fortlaufend analysiert und verwaltet werden müssen. Den Instandhaltungsplan zu pflegen, kann unter diesen Umständen zu einer enormen Herausforderung werden. Zwar stellt der Einsatz einer entsprechenden Software-Lösung ein effizientes Instandhaltungsmanagement sicher, diese muss jedoch einige grundlegende Funktionen erfüllen können.

iManSys-Software-Lösungen für den Instandhaltungsplan

Grundlegend sollte eine Software-Lösung für die Instandhaltung die Planung, Verwaltung und Optimierung aller Instandhaltungsprozesse ermöglichen. Die Verwaltung von u. a. Wartungsverträgen, Terminen, Fristen und gesetzlichen Vorschriften wird somit zur Kernanforderung für einen funktionierenden Instandhaltungsplan.

Zur Erfassung aller relevanten Daten (bspw. von Maschinen) ist auch ein systematisches Dokumentenmanagement notwendig. Damit lassen sich zielgerichtet alle Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen kommunizieren und in entsprechenden Arbeitsaufträgen abbilden. Weiter ist ein umfassendes Maßnahmenmanagement erforderlich, um die Aufgaben, welche im Instandhaltungsplan festgelegt sind, umzusetzen.

Das Workflow- und Maßnahmenmanagement von iManSys unterstützt die Verantwortlichen bei den zahlreichen Aufgaben, die sich aus dem Instandhaltungsplan ergeben:

• ganzheitliche Organisation aller Instandhaltungsaufgaben als Arbeitsaufträge in übersichtlichen Abläufen
• systematische Verknüpfung von Aufgaben mit Objekten, z. B. Gesetze, Checklisten und Gefährdungsbeurteilungen
• lineare Standard-Workflows sowie flexibel vernetztes Aufgabenmanagement inklusive Beschlussstrukturen
• vollumfängliche Bearbeitung komplexer Datensätze mit Ableitung entsprechender Automatismen wie z. B. Arbeits- bzw. Betriebsanweisungen

Auch das Erstellen von Gefährdungsbeurteilungen gehört zum Leistungsumfang von iManSys. In unserem kostenfreien Whitepaper erläutern wir die verschiedenen Schritte beim Erstellen von Gefährdungsbeurteilungen und geben Hinweise für Sonderformen wie Gefährdungsbeurteilung Psychische Belastung sowie die schwangerschaftsspezifische Gefährdungsbeurteilung.

Weiterführende Informationen:

BAuA (2010): Technische Regeln für Betriebssicherheit TRBS 1112 Instandhaltung. Online verfügbar unter https://www.baua.de/DE/Angebote/Rechtstexte-und-Technische-Regeln/Regelwerk/TRBS/TRBS-1112.html (Zugriffsdatum: 30.10.2018)

BGHM (o. J.): Instandhaltung. Online verfügbar unter https://www.bghm.de/arbeitsschuetzer/fach-themen/instandhaltung (Zugriffsdatum: 30.10.2018)