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Digitale Gefährdungsbeurteilung – Alles auf einen Klick

Unternehmen sind dazu verpflichtet, die Angestellten vor gesundheitlichen Risiken am Arbeitsplatz zu schützen. Dafür ist es notwendig, Gefährdungsbeurteilungen zu erstellen. Da es für die Durchführung der Gefährdungsbeurteilung keinen gesetzlich festgeschriebenen Fahrplan gibt, müssen zumindest die bestehenden Grundsätze bekannt sein.

Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung der Arbeitswelt ist auch die digitale Gefährdungsbeurteilung zu einem wichtigen Instrument in vielen Unternehmen geworden. In unserem Beitrag widmen wir uns den grundlegenden Anforderungen sowie den Vorteilen für den Einsatz von Software-Lösungen. Dabei sind insbesondere cloudbasierte Lösungsansätze vielversprechend, um die digitale Gefährdungsbeurteilung bestmöglich an bestehende Arbeitsprozesse anzupassen.

Was Sie erwartet:

In unserem kostenfreien E-Book haben wir verschiedene Anwendungsszenarien für das Risikomanagement in Unternehmen sowie Lösungsansätze mit der Software-Welt „Risiken & Gefährdungen“ von iManSys zusammengetragen. Viel Spaß bei der Lektüre.

Rechtliche Grundlagen der Gefährdungsbeurteilung

Ein umfassender Arbeits- und Gesundheitsschutz wird nicht nur rechtlich gefordert, sondern sollte fest in jeder Unternehmenskultur verankert sein. Um die Sicherheit am Arbeitsarbeitsplatz gewährleisten zu können, müssen die dort vorhandenen Risiken erkannt und so weit wie möglich minimiert werden. Dafür wird je nach Bedarf und Bezugsobjekt eine Gefährdungsbeurteilung erstellt.

Das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) hält dazu Folgendes fest (§ 5 Beurteilung der Arbeitsbedingungen):

(1) Der Arbeitgeber hat durch eine Beurteilung der für die Beschäftigten mit ihrer Arbeit verbundenen Gefährdung zu ermitteln, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind.


(2) Der Arbeitgeber hat die Beurteilung je nach Art der Tätigkeiten vorzunehmen. Bei gleichartigen Arbeitsbedingungen ist die Beurteilung eines Arbeitsplatzes oder einer Tätigkeit ausreichend.


(3) Eine Gefährdung kann sich insbesondere ergeben durch


1. die Gestaltung und die Einrichtung der Arbeitsstätte und des Arbeitsplatzes,

2. physikalische, chemische und biologische Einwirkungen,

3. die Gestaltung, die Auswahl und den Einsatz von Arbeitsmitteln, insbesondere von Arbeitsstoffen, Maschinen, Geräten und Anlagen sowie den Umgang damit,

4. die Gestaltung von Arbeits- und Fertigungsverfahren, Arbeitsabläufen und Arbeitszeit und deren Zusammenwirken,

5. unzureichende Qualifikation und Unterweisung der Beschäftigten,

6. psychische Belastungen bei der Arbeit.

ArbSchG § 5

Ergänzend dazu formuliert die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) in der Unfallverhütungsvorschrift (Grundsätze der Prävention, DGUV Vorschrift 1, § 3: Beurteilung der Arbeitsbedingungen, Dokumentation, Auskunftspflichten):

(1) Der Unternehmer hat durch eine Beurteilung der für die Versicherten mit ihrer Arbeit verbundenen Gefährdungen entsprechend §5 Absatz 2 und 3 Arbeitsschutzgesetz zu ermitteln, welche Maßnahmen nach §2 Absatz 1 erforderlich sind.


(2) Der Unternehmer hat Gefährdungsbeurteilungen insbesondere dann zu überprüfen, wenn sich die betrieblichen Gegebenheiten hinsichtlich Sicherheit und Gesundheitsschutz verändert haben.


(3) Der Unternehmer hat entsprechend §6 Absatz 1 Arbeitsschutzgesetz das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung nach Absatz 1, die von ihm festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung zu dokumentieren.


(4) Der Unternehmer hat dem Unfallversicherungsträger alle Informationen über die im Betrieb getroffenen Maßnahmen des Arbeitsschutzes auf Wunsch zur Kenntnis zu geben.


(5) Für Personen, die in Unternehmen zur Hilfe bei Unglücksfällen oder im Zivilschutz unentgeltlich tätig werden, hat der Unternehmer, der für die vorgenannten Personen zuständig ist, Maßnahmen zu ergreifen, die denen nach Absatz 1 bis 4 gleichwertig sind.

DGUV Vorschrift 1, § 3

Die Verantwortung für die Sicherheit aller Beschäftigten im Unternehmen liegt letztlich beim Arbeitgeber. Umso wichtiger ist es also, den Arbeitsschutz ernst zu nehmen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten.

Lesen Sie hier eine kurze Zusammenfassung, warum Gefährdungsbeurteilungen für jeden Arbeitgeber relevant sind.

Gefährdungsbeurteilung – Gefahren identifizieren und vermeiden

Organisation der Gefährdungsbeurteilung

Wie oben bereits erwähnt, gibt es keinen „Königsweg“, um eine Gefährdungsbeurteilung zu erstellen. Bei genauerer Überlegung wäre es für viele Unternehmen auch nicht zweckdienlich, einem strikten Muster folgen zu müssen – schließlich unterscheiden sich die Tätigkeitsbereiche und Arbeitsplatz-Anforderungen von Betrieb zu Betrieb.

Empfehlenswert ist dennoch das Abarbeiten von sieben grundlegenden Schritten, die eine hilfreiche Grundstruktur vorgeben:

Organisation Gefährdungsbeurteilung
  1. Gefährdungsbeurteilung vorbereiten (u. a. Festlegen von Arbeitsbereichen und Tätigkeiten sowie Verantwortlichen für arbeitsbereichs-, tätigkeitsbezogene und personenbezogene GefB)
  2. Gefährdungen ermitteln (u. a. durch Screening von Arbeits-, Verfahrens- oder Betriebsanweisungen und Stellenbeschreibungen sowie Befragungen der Mitarbeiter)
  3. Gefährdungen beurteilen (Einschätzung des Risikos durch u. a. vorgegebene Mindestanforderungen oder festgesetzte Schutzstufenkonzepte)
  4. Arbeitsschutzmaßnahmen festlegen (bspw. technische, organisatorische oder personen- bzw. verhaltensbezogene Lösungen)
  5. Maßnahmen durchführen (Festlegen von Prioritäten, Terminen und Verantwortlichkeiten, frühzeitige Informationen für die Mitarbeiter)
  6. Wirksamkeit der Maßnahmen überprüfen (Durchführungs-, Wirksamkeits- und Erhaltungskontrolle mit anschließender Überarbeitung und Ergänzung)
  7. Gefährdungsbeurteilung fortschreiben (Dokumentation der Ergebnisse und Festlegung von notwendigen Aktualisierungen)

Unser Tipp: Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) führt einfach und anschaulich durch alle sieben Schritte und gibt wertvolle Hinweise für die praktische Umsetzung. Der Leitfaden ist für Einsteiger äußerst hilfreich.

Für das Erstellen der Gefährdungsbeurteilung empfiehlt sich der Einsatz von Checklisten. Wie genau das funktioniert, haben wir am Beispiel "Büroarbeitsplatz" erläutert.

Checkliste für die Gefährdungsbeurteilung

Gefährdungsbeurteilungen lassen sich u. a. für Anlagen, Tätigkeiten oder Gefahrstoffe erstellen. Es gibt jedoch auch weitere Anwendungsfelder, die einer erweiterten Perspektive bedürfen.

So gehören beispielsweise psychische Belastungen zu den wesentlichen gesundheitlichen Gefährdungsfaktoren. Hier besteht die Herausforderung, die Gefährdung zu erkennen und messbar zu machen.

Eine weitere Sonderform ist die Gefährdungsbeurteilung Mutterschutz. Hier liegt der Fokus auf dem besonderen Schutzbedarf der Frau und ihres Kindes. Für weitere Informationen zu psychischen Gefährdungen und der Gefährdungsbeurteilung Mutterschutz empfehlen wir unsere themenbezogenen Artikel.

Anwendungsszenarien aus der Praxis

Wie bereits deutlich wurde, sind Gefährdungsbeurteilungen in allen Unternehmensbranchen und -bereichen notwendig. Das trifft sowohl bei klassischen Bürotätigkeiten in der Verwaltung als auch beim Gefahrstoffmanagement in der Chemischen Industrie zu.

Während jedoch Bürofachangestellte sich in erster Linie mit der Einrichtung des Bildschirmarbeitsplatzes auseinandersetzen, gibt es in der Lebensmittelbranche wesentlich komplexere Gefahrenanalysen. Hier gelten spezifische rechtliche Vorgaben, wie bspw. das Lebensmittel- und Futtermittelgesetzbuch (LMPG).

In der Lebensmittelbranche werden daher auch Eigenkontrollsysteme gefordert, welche konkrete Schritte für die Gefahrenermittlung und -bewertung, die Feststellung der Auftretenswahrscheinlichkeit sowie die Abschätzung von Folgen für die Verbrauchergesundheit beinhalten. Insbesondere das HACCP-Konzept hat sich hier als wichtiges Instrument der Gefahrenanalyse etabliert.

Wir haben uns genauer mit dem HACCP-Konzept befasst und eine übersichtliche Zusammenfassung erstellt.

HACCP-Konzept: Gefahren erfassen und abwehren

Auch im Gesundheitsmanagement hat sich Sicherheit der Beschäftigten herausragende Bedeutung. So ist bspw. das Personal in Krankenhäusern einem erhöhten Infektionsrisiko ausgesetzt. Auch Stich- oder Schnittverletzungen gehören trotz Schutzbekleidung zu den häufigsten Vorfällen. Im Rahmen einer Gefährdungsbeurteilung müssen im Vorfeld die Personalgruppen ermittelt werden, welches das größte Risiko für eine mögliche Infektion tragen.

Gefährdungsbeurteilung Nadelstichverletzung

Wenn Sie mehr über die Gefährdungsbeurteilungen für Nadelstichverletzungen sowie den damit verbundenen Maßnahmen erfahren wollen, empfehlen wir die Lektüre des folgenden Beitrags:

Nadelstichverletzung: Präventions- und Sofortmaßnahmen

Übrigens: Ein ganzheitliches Konzept für den funktionierenden Arbeits- und Gesundheitsschutz berücksichtigt auch das Vorfallmanagement. Kommt es trotz der Gefährdungsbeurteilungen sowie umfangreichen Schulungsmaßnahmen der Mitarbeiter zu Unfällen, so ist ein Verbandbucheintrag vorzunehmen.

Warum digitale Gefährdungsbeurteilung?

Je nach Unternehmensgröße, Mitarbeiteranzahl oder Tätigkeitsbereichen kann die Anzahl der notwendigen Gefährdungsbeurteilungen enorm hoch sein. Hilfreich ist sicherlich der Einsatz von Vorlagen und Checklisten, um den Prozess weitestgehend zu standardisieren. Dennoch gibt es für die Sicherheitsverantwortlichen viele Aufgaben, die erledigt werden müssen.

Im Rahmen eines ganzheitlichen Risikomanagements in Unternehmen gehören neben dem Erstellen von Gefährdungsbeurteilungen auch Verbandbuchteinträge sowie das Maßnahmenmanagement zu den Kernaufgaben. Hier ist entscheidend, dass die Aufgabenbereiche sauber miteinander verzahnt werden.

Wir haben uns mit den Aufgabenbereichen und Schwachstellen des Risikomanagements beschäftigt und geben hilfreiche Tipps zur Auswahl von Risikomanagement-Software:

Risikomanagement-Software: Gefährdungen erkennen, Maßnahmen ableiten

Der Einsatz von Software-Lösungen hat zunächst den Vorteil, dass alle Aufgaben zentral in einem System erfasst, umgesetzt und dokumentiert werden. Dazu gehören idealerweise die digitale Gefährdungsbeurteilung, Verbandbuchteinträge, Sicherheitsunterweisungen sowie Betriebsanweisungen.

Weiter ist darauf zu achten, cloudbasierte Software-Lösungen einzusetzen. So lassen sich sämtliche Aufgaben orts- und zeitunabhängig erledigen – was bei dicht getakteten Arbeitstagen enorm hilfreich für die Beschäftigten ist.

Trotz Software-Einsatz sollte außerdem klar sein, dass sich die digitale Gefährdungsbeurteilung nicht von allein erstellt. Hilfreich sind hier Vorlagen und Checklisten im System, damit der Erstellungsprozess möglichst einfach und effektiv gestaltet wird.

Gefährdungsbeurteilung Software

Dass die Software-Lösung alle notwendigen Funktionalitäten für die digitale Gefährdungsbeurteilung besitzen muss, ist ebenfalls selbstverständlich. Dazu gehören u. a. die Abbildung von Unternehmensstrukturen mit entsprechenden Filteroptionen, die Auswahl von Risikomatrizen (bspw. Nohl, McKinney) sowie umfangreiche Reportingfunktionen.

Ganz entscheidend ist letztlich aber auch, ob sich die Sicherheitsverantwortlichen in der Software zurechtfinden. Ein nutzerfreundliches Bedienkonzept ist daher die Grundlage für den erfolgreichen Einsatz im Arbeitsalltag. Ist die digitale Gefährdungsbeurteilung umständlich und kompliziert, wird der Einsatz einer Software-Lösung bei den Beschäftigten kritisch aufgenommen.

In folgendem Beitrag finden Sie noch einmal alle notwendigen Anforderungen an Software-Lösungen für die digitale Gefährdungsbeurteilung übersichtlich zusammengefasst:

Software für Gefährdungsbeurteilungen – Was Sie im Vorfeld wissen sollten

Bei der Einführung von Software-Lösungen für die digitale Gefährdungsbeurteilung sind je nach Unternehmensstruktur verschiedene Entscheidungsträger involviert. In jedem Falle ist zu prüfen, inwiefern datenschutzrechtliche Standards eingehalten werden. Insbesondere bei ganzheitlichen Lösungen ist darauf zu achten, dass personenbezogene Daten entsprechend der aktuellen Datenschutzbestimmungen verarbeitet werden.

Datenschutz bei der Gefährdungsbeurteilung

Wie der Datenschutz sichergestellt werden kann, erläutern wir am Beispiel des elektronischen Verbandbuches:

Verbandbuch und Datenschutz – Lösungen für das Vorfallmanagement in Unternehmen

Zusammenfassend bietet die digitale Gefährdungsbeurteilung eine Vielzahl an Vorteilen, die je nach unternehmensinternen Anforderungen entsprechend gewichtet und priorisiert werden sollten. Es ist zudem empfehlenswert, auf ganzheitliche Software-Lösung zu setzen, um einen ganzheitlichen Arbeits- und Gesundheitsschutz umsetzen zu können.

Wenn Sie wissen möchten, welche Lösungsansätze die Software-Welt „Risiken & Gefährdungen“ von iManSys bietet, dann empfehlen wir Ihnen die Lektüre unseres kostenfreien E-Books „Risikomanagement“.

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