Gefährdungsbeurteilung Psychische Belastung

Februar 14, 2017
Risikomanagement, Gefährdungsbeurteilungen, Verbandbuch

Wer Angestellte beschäftigt, ist dazu verpflichtet, gesundheitliche Risiken am Arbeitsplatz zu minimieren oder – falls möglich – ganz zu vermeiden. Dazu schreibt das Arbeitsschutzgesetz unter anderem Gefährdungsbeurteilungen (ArbSchG § 5) und Unterweisungen (ArbSchG § 12) vor. Offensichtliche Gefahren, wie giftige Substanzen oder schwere Maschinen, sind meist schnell zu identifizieren. Schwieriger ist es bei Gefährdungen, die nicht auf den ersten Blick ersichtlich sind. Zu diesen zählt die Psychische Belastung. In den letzten Jahren ist sie zu einem beachtlichen Problem geworden. Daher müssen Sie auch in Ihrer Gefährdungsbeurteilung Psychische Belastungen berücksichtigen.

Psychische Belastung ist ein akutes Problem

Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) weist in ihren aktuellen Veröffentlichungen regelmäßig darauf hin, dass psychisch belastende Arbeitsbedingungen stark verbreitet sind. Nach BAuA-Angaben aus dem Jahr 2013 nahm die Anzahl an Arbeitsunfähigkeitstagen aufgrund psychischer Störungen und Verhaltensstörungen kontinuierlich zu. Während 2008 ungefähr 41 Millionen Tage zu Buche schlugen, an denen Arbeitnehmer nicht arbeiten konnten, waren es 2011 schon 59 Millionen (BAuA/SuGA, Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit 2011). Die Anzahl an Frühverrentungen aufgrund von Krankheitsbildern mit diesem Hintergrund ist ebenfalls bedenklich: Sie stieg von ca. 41 700 Fällen im Jahr 2000 auf ca. 58 000 im Jahr 2011. Seitdem stagniert der Wert auf hohem Niveau bei ungefähr 60 000 (DRV, Rentenversicherung in Zeitreihen, 2016). Das Ausmaß wird besonders deutlich, wenn dieser Wert der Gesamtzahl an Frühverrentungen wegen verminderter Erwerbstätigkeit gegenübergestellt wird: Sie liegt derzeit bei ca. 170 000.

Psychische Belastung ist aus dem Stegreif nicht messbar

Die Psychische Belastung steht für ein Sammelsurium an psychischen Einflüssen, die von außen auf den Menschen eintreffen. Die Folgen für die Arbeitsfähigkeit fallen je nach Art des Einflusses und seiner Intensität sehr unterschiedlich aus. Dabei kann es sich beispielsweise um den Aufwand einer Beschäftigung, die Dauer einer Tätigkeit, Arbeitszeiten, das soziale Umfeld eines Arbeitsplatzes oder Umweltfaktoren, wie Lärm oder Luft, handeln.

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Ob und mit welcher Tragweite sich eine psychische Belastung negativ auf den Einzelnen auswirkt, ist von Mensch zu Mensch unterschiedlich. Subjektive Eindrücke lassen sich nicht generalisieren. Aus diesem Grund ist eine Gefährdungsbeurteilung Psychische Belastung erstrangig für einen Arbeitsplatz zu erstellen und nicht für eine Person, die an diesem Arbeitsplatz arbeitet.

Gefährdungsbeurteilung Psychische Belastung erstellen

Für eine werthaltige Gefährdungsbeurteilung sind Fachkenntnisse notwendig. Die haben innerhalb eines Unternehmens in der Regel Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Betriebsärzte. Steht kein Know-how zur Verfügung, sollte auf externe Fachkräfte zurückgegriffen werden. Lohnende Ansprechpartner sind zum Beispiel Aufsichtsbehörden und Unfallversicherungsträger.

Fakt ist eines: Seit der Novellierung des Arbeitsschutzgesetzes im Jahr 2013 besteht für jeden Arbeitgeber die Pflicht, die psychische Belastung bei der Gefährdungsbeurteilung zu berücksichtigen. Eine separate Gefährdungsbeurteilung muss dennoch nicht erstellt werden. Psychische und physische Gefährdungen an einem Arbeitsplatz können gemeinsam betrachtet werden. Die einzelnen Schritte entsprechen grundsätzlich den üblichen bei der Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen sowie darauf aufbauenden Maßnahmen und Dokumentationen.

Sie können bei der Erstellung der Gefährdungsbeurteilung Psychische Belastung wie folgt vorgehen:

Schritt 1: Legen Sie Tätigkeiten und Bereiche fest, die Sie beurteilen möchten.
Schritt 2: Identifizieren Sie psychische Belastungsfaktoren.
Schritt 3: Beurteilen Sie die Psychische Belastung.
Schritt 4: Erstellen Sie geeignete Maßnahmen und setzen Sie diese um.
Schritt 5: Überprüfen Sie die Wirksamkeit der Maßnahme und steuern Sie gegebenenfalls nach.
Schritt 6: Dokumentieren Sie alle Schritte und Ergebnisse.
Schritt 7: Prüfen und aktualisieren Sie Ihre Gefährdungsbeurteilung gegebenenfalls.

Schritt 1: Legen Sie Tätigkeiten und Bereiche fest, die Sie beurteilen möchten.

Legen Sie im ersten Schritt fest, welche Tätigkeiten oder Bereiche bei der Gefährdungsbeurteilung Psychische Belastung berücksichtigt werden sollen. Wichtig ist, eine geeignete Struktur zu finden, die genau auf Ihr Unternehmen bzw. Ihre Einrichtung zugeschnitten ist. Einerseits darf diese Strukturierung nicht zu grob sein, weil Gefährdungen unter den Tisch fallen könnten. Andererseits sollten Sie nicht unnötig fein strukturieren, um unnötigen Aufwand durch zusammenfallende Einträge und Unübersichtlichkeit zu vermeiden. Grundsätzlich gilt: Gleichartige Arbeitsplätze dürfen zusammen betrachtet und beurteilt werden.

Beispiel: Sie beschäftigen in Ihrem Unternehmen sieben Programmierer, zwei PR-Manager und drei Callcenteragents. Dann ist es denkbar, für die Arbeitsplätze je einer Berufsgruppe eine Gefährdungsbeurteilung zu erstellen. Sollten sich jedoch die Arbeitsbedingungen innerhalb einer Berufsgruppe sehr stark unterscheiden, beispielsweise aufgrund unterschiedlicher Licht-, Luft- und Lärmverhältnisse, sind getrennte Gefährdungsbeurteilungen notwendig.

Schritt 2: Identifizieren Sie psychische Belastungsfaktoren.

Ermitteln Sie im zweiten Schritt der Gefährdungsbeurteilung die Psychische Belastung. In der Regel werden drei Methoden in Betracht gezogen: Arbeitsplatzanalysen, Mitarbeiterbefragungen und Workshops. Beziehen Sie fachkundige Personen, wie Führungskräfte, Personalräte oder Fachkräfte für Arbeitssicherheit, in die Recherche mit ein. Inhaltsreiche Quellen sind jedoch auch Beschwerden, Krankenstände oder häufige Fluktuationen an Arbeitsplätzen. Listen Sie für jede Tätigkeit bzw. jeden Bereich alle ermittelten psychischen Belastungsfaktoren übersichtlich auf.

Beispiele für psychische Belastungsfaktoren sind unter anderem Kollegen (Anzahl, Konflikthäufigkeit, mangelnde Hilfsbereitschaft), Arbeitszeiten (Überstunden, Schichtsystem) oder Qualifikationsdefizite. Die Liste ist sehr lang. Empfehlungen für psychische Belastungsfaktoren, die berücksichtigt werden sollten, hält die Gemeinsame Deutsche Arbeitsstrategie „Beratung und Überwachung bei Psychischer Belastung am Arbeitsplatz“ (GDA) bereit. Die GDA ist eine bundesweite Strategie, die von Bund, Ländern und Unfallversicherungsträgern gemeinsam getragen wird.

Schritt 3: Beurteilen Sie die psychische Belastung.

Ziel der Beurteilung ist es, Handlungsanweisungen aufzustellen, sofern ein Bedarf besteht. Stellen Sie sich die Frage, ob für die betrachtete Tätigkeit bzw. den betrachteten Bereich eine Verbesserung notwendig ist und überlegen Sie, wie Sie diese Verbesserung erreichen. Ihre Begründungen müssen jedoch für jeden anderen nachvollziehbar sein. Nutzen Sie für eine fundierte Betrachtung arbeitswissenschaftliche Indikatoren und empirische Vergleichswerte. Berücksichtigen Sie für Ihre Gefährdungsbeurteilung Psychische Belastung den aktuellen Stand der Technik, Kenntnisse in den Bereichen Arbeitsmedizin und Hygiene und arbeitswissenschaftliche Informationen (ArbSchG § 4).

Schritt 4: Erstellen Sie geeignete Maßnahmen und setzen Sie diese um.

Sollten Ihre Erhebungen ergeben, dass Verbesserungen notwendig sind, können Sie auf Basis Ihrer Erkenntnisse geeignete Maßnahmen entwickeln. Das Arbeitsschutzgesetz gibt den Rahmen vor: Danach sind Maßnahmen im Allgemeinen „mit dem Ziel zu planen, Technik, Arbeitsorganisation, sonstige Arbeitsbedingungen, soziale Beziehungen und Einfluss der Umwelt auf den Arbeitsplatz sachgerecht zu verknüpfen“. Darüber hinaus sind die Gefahren an Ihrer Quelle zu bekämpfen – verbleibende Gefährdungen sind möglichst klein zu halten (ArbSchG § 4).

Definieren Sie einen festen Soll-Zustand. So haben Sie jederzeit die Möglichkeit zu überprüfen, ob Sie Ihr Ziel mit der Maßnahme tatsächlich erreichen. Setzen Sie anschließend ihre Maßnahme bzw. Ihr Maßnahmenpaket möglichst kurzfristig um.

Beispiel: Sie erfassen, dass ein Programmierer durch geleistete Überstunden dauerhaft überdurchschnittlich stark belastet wird. In diesem Fall könnte eine Maßnahme darin bestehen, die Arbeit Ihres Programmierers anders zu organisieren oder ihn von Verantwortlichkeiten zu befreien.

Achtung: Wenn Sie Maßnahmen umsetzen, kann es passieren, dass die Belastung von einem Arbeitsplatz auf einen anderen verschoben wird. Solche möglichen Szenarien sollten Sie im Vorfeld berücksichtigen, um sie zu vermeiden.

Schritt 5: Überprüfen Sie die Wirksamkeit der Maßnahme und steuern Sie gegebenenfalls nach.

Wenn Sie im Anschluss feststellen, dass eine Maßnahme im gewünschten Umfang wirkt und der Soll-Zustand erreicht wurde, kann die Maßnahme dokumentiert und abgeschlossen werden. Erreicht sie nicht das gewünschte Ziel, besteht die Möglichkeit, die Maßnahme anzupassen oder vollständig neu zu planen.

Beispiel: Die Neuorganisation der Aufgaben Ihres Programmierers hat zu keiner deutlichen Entlastung geführt. Eine aktualisierte Maßnahme könnte nun vorsehen, einen Teil seiner Aufgaben an einen Kollegen mit freien Ressourcen zu übergeben oder eine zusätzliche Arbeitskraft einzustellen.

Maßnahmen, die sich aus der Gefährdungsbeurteilung Psychische Belastung ergeben, wirken sich nicht immer augenblicklich auf die Arbeitssituation eines Mitarbeiters aus. Aus diesem Grund ist es notwendig, Maßnahmen (je nach Typ) kurz-, mittel- und/oder langfristig zu überprüfen.

Schritt 6: Dokumentieren Sie alle Schritte und Ergebnisse.

Dokumentieren Sie die Vorgänge und die Ergebnisse aller Schritte der Gefährdungsbeurteilung sorgfältig. Dazu verpflichtet Sie Paragraf 6 des Arbeitsschutzgesetzes. Nach der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsstrategie (s. o.) beinhaltet eine Dokumentation mindestens

die Beurteilung aller Gefährdungen,
alle geplanten Maßnahmen inkl. Termine der Umsetzung und Verantwortlichkeiten,
eine Dokumentation der Durchführung der Maßnahmen,
eine Dokumentation der Maßnahmenüberprüfung
und das Datum der Erstellung.

Schritt 7: Prüfen und aktualisieren Sie Ihre Gefährdungsbeurteilung gegebenenfalls.

Eine Gefährdungsbeurteilung Psychische Belastung bezieht sich auf den Zeitpunkt ihrer Erhebung und den Zeitraum, indem sich die Arbeitsbedingungen nicht ändern. Ändern sich die Gegebenheiten, muss die Gefährdungsbeurteilung umgehend aktualisiert werden. Bedenken Sie zudem: Auch externe Gegebenheiten können eine Aktualisierung notwendig machen – beispielsweise, wenn sich gesetzliche Rahmenbedingungen ändern oder neue wissenschaftliche Erkenntnisse zum Tragen kommen.

Software hilft bei der Gefährdungsbeurteilung Psychische Belastung

Software-Produkte helfen Ihnen, bei der Datenerfassung den Überblick zu behalten und mittels digitaler Gefährdungsbeurteilungen wertvolle Zeit zu sparen. Der Markt hält verschiedene Lösungen bereit. Professionelle Varianten, wie die HSQE Compliance-Management-Software iManSys, setzen auf standardisierte Verfahren, wie dem COPSOQ (Copenhagen Psychosocial Questionnaire).

iManSys + COPSOQ = einfache elektronische, standardisierte Mitarbeiterbefragung

COPSOQ ist ein wissenschaftlich geprüftes Fragenset zur Erfassung psychischer Belastung am Arbeitsplatz. Das Screening-Instrument wurde im Jahr 2000 im Rahmen eines dänischen Forschungsprojektes entwickelt. Die deutsche Variante wird von der BAuA zur Verfügung gestellt.

In der Software-Lösung iManSys steht der COPSOQ-Fragebogen als Umfragetool zur Verfügung. Mitarbeiter erhalten die Möglichkeit, ihre Antworten anonym direkt am Computer oder am Tablet einzugeben.

COPSOQ erzeugt Daten, die bei Bedarf mit anderen (externen) COPSOQ-Referenzdaten verglichen werden können. Dieses Benchmarking ermöglicht es, Stärken und Schwächen der eigenen Strategie zur Vermeidung psychischer Belastung noch schneller und genauer zu identifizieren.

Für weitere Informationen über die Organisation sowie die Durchführung einer Gefährdungsbeurteilung empfehlen wir Ihnen die Lektüre unseres kostenfreien Whitepapers.