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Vorfallmanagement-Software: 8 wichtige Kriterien für die Auswahl

Eine funktionierende Sicherheitskultur braucht vor allem eines: ein unkompliziertes und für jeden Beschäftigten zugängliches Meldesystem. Nur so erfassen Sie alle sicherheitsrelevanten Vorfälle im Betrieb und können angemessen reagieren, um neue Unfälle zu verhindern. Dass dies mit einer digitalen Lösung sicherer, einfacher und effektiver funktioniert, liegt auf der Hand. Bei der Auswahl einer geeigneten Vorfallmanagement-Software sind in Unternehmen aber oftmals noch viele Fragen offen. Welche Funktionalitäten muss die Software umfassen? Worauf kommt es beim elektronischen Incident Management an?

Nachfolgend stellen wir Ihnen acht wichtige Kriterien für eine Vorfallmanagement-Software vor, die Sie im Auswahlprozess unbedingt berücksichtigen sollten. Alle weiteren Fragen beantworten wir Ihnen in unserem umfangreichen E-Book zum digitalen HSQE-Management. Schauen Sie doch gleich mal rein.

Incident Management digital lösen

Hat sich in Ihrem Unternehmen ein Vorfall ereignet, dann ist die schnelle und lückenlose Dokumentation sowie Auswertung des Unfalls unverzichtbar. Der hiermit verbundene Prozess ist auch als Incident Management bekannt. Incident ist dabei die englische Bezeichnung für Vorfall. Im Kern geht es darum, Unfälle systematisch zu analysieren, um so Risiken frühzeitig zu erkennen und entsprechende Sicherheitsmaßnahmen festzulegen. Das Ziel ist klar, schließlich wollen Sie jegliche Arbeitsunfälle umgehen und Ihren Mitarbeitern ein sicheres Arbeiten ermöglichen.

Neben der Gefährdungsbeurteilung trägt das Vorfallmanagement zu einer funktionierenden Sicherheitskultur bei. Das bedeutet, dass sich alle Mitarbeiter an Arbeitsschutzmaßnahmen beteiligen und Vorfälle aktiv melden. Der einfachste Weg in der zunehmend digitalisierten Arbeitswelt ist der Einsatz einer Vorfallmanagement-Software. Der Vorteil dabei: Die digitale Lösung unterstützt Sie bei allen Prozessen des Incident Managements und greift nicht erst, nachdem sich ein Arbeitsunfall ereignet hat. Unsichere Situationen, Beinaheunfälle oder meldepflichtige Unfälle lassen sich elektronisch erfassen und anschließend direkt auswerten, um Maßnahmen abzuleiten und entsprechende Gefahrenquellen zu beseitigen.

Eine Incident-Management-Software sorgt so für die kontinuierliche Verbesserung der betrieblichen Leistung, indem Sie Arbeitsausfälle und damit verbundene Fehlzeiten Ihrer Beschäftigten auf ein Minimum reduzieren. Gleichzeitig senken Sie auch die Unfallkosten. Damit dies gelingt, müssen Sie bei der Auswahl der Vorfallmanagement-Software einige Funktionalitäten berücksichtigen.

Worauf Sie bei der Auswahl einer Vorfallmanagement-Software achten müssen

Nachfolgend stellen wir Ihnen acht wichtige Kriterien vor, die eine effektive Vorfallmanagement-Software umfassen sollte. Entscheidend ist vor allem, dass die digitale Lösung einen ganzheitlichen Ansatz verfolgt und so alle Arbeitsschritte von der Unfallmeldung bis hin zum Maßnahmenplan abdeckt.

1) Digitales Unfallbuch

Das Herzstück des Vorfallmanagements ist das Verbandbuch. Natürlich muss dieses in der Software integriert sein, um Vorfälle schnell und unkompliziert zu erfassen. Wichtig ist, dass alle Angestellten einen Unfall zu jeder Zeit und von jedem Standort aus melden können.

Das Verbandbuch ist Bestandteil der Incident-Management-Software

Folgende Informationen sollten hierbei dokumentierbar sein:

  • Name des Verletzten
  • Unfallort und -zeitpunkt
  • Unfallhergang
  • Art und Umfang der Verletzung
  • Art und Weise der Erste-Hilfe-Maßnahmen
  • Name von Helfenden und Zeugen
Das Verbandbuch ist Bestandteil der Incident-Management-Software

Folgende Informationen sollten hierbei dokumentierbar sein:

  • Name des Verletzten
  • Unfallort und -zeitpunkt
  • Unfallhergang
  • Art und Umfang der Verletzung
  • Art und Weise der Erste-Hilfe-Maßnahmen
  • Name von Helfenden und Zeugen

Ein integrierter Verletzungskatalog erleichtert die Erfassung deutlich. Detaillierte Angaben, wie bspw. zur Arbeitsunfähigkeit, sollten Vorgesetzte im Anschluss ergänzen können. Weiterführende Informationen finden Sie in unserem Artikel zum digitalen Verbandbuch.

2) Ursachenanalyse und Unfallflash

Auch die Ursachenanalyse ist ein entscheidendes Kriterium bei der Auswahl der Vorfallmanagement-Software. Hierzu sollten Sie Bilder und Dokumente rund um den Unfallhergang einpflegen können. Daneben ist ebenso die Beantwortung von W-Fragen sowie Faktorenfragen ein nützlicher Bestandteil. Grundsätzlich sollte die Lösung alle Arbeitsschritte der Unfallanalyse von der Informationssammlung bis zur Ursachensuche beinhalten.

Empfehlenswert ist es auch, alle wichtigen Informationen zu einem Unfall in einem Dokument festzuhalten. Dieser sogenannte „Unfallflash“ bildet dann bspw. die Grundlage für die Sicherheitsunterweisung Ihrer Beschäftigten.

3) Datenschutzkonformes Incident Management

Anstatt bei der Erfassung auf lückenhafte sowie veraltete Dokumente in Verbandskästen zu setzen, empfiehlt sich die digitale Dokumentation auch in Hinblick auf den Datenschutz. Schließlich müssen Sie die sensiblen Daten, die bei der Unfallmeldung zusammenkommen, gesetzeskonform schützen. Was es beim Datenschutz für Ihr Verbandbuch zu berücksichtigen gilt, lesen Sie in unserem zugehörigen Artikel.

Laut der DSGVO gehören Inhalte aus dem Verbandbuch zu den Gesundheitsdaten. Da Sie mit personenbezogenen Daten arbeiten, müssen Sie diese vertraulich behandeln. In der Vorfallmanagement-Software Ihrer Wahl sollten Arbeitsunfälle daher separat dokumentierbar und nur für Verantwortliche mit entsprechenden Zugriffsrechten sichtbar sein. Achten Sie also in besonderem Maße auf ein differenziertes Benutzer-Berechtigungskonzept.

4) Zentrale Dokumentation aller Unfallarten

Eine grundlegende Funktion der Incident-Management-Software ist die einfache Dokumentation verschiedener Unfallarten. Vergewissern Sie sich daher, dass das System nicht nur reine Arbeitsunfälle erfassen kann. Bereits sicherheitswidrige Situationen gilt es für die Vermeidung von schlimmeren Folgen zu melden.

Ebenfalls relevant für die anschließende Ursachenanalyse sowie Risikominimierung sind (Auszug):

  • gefährliche Situationen
  • Beinaheunfälle
  • Wegeunfälle
  • meldepflichtige Arbeitsunfälle
  • nicht meldepflichtige Arbeitsunfälle
Mit der Vorfallmanagement-Software alle Unfallarten erfassen
Mit der Vorfallmanagement-Software alle Unfallarten erfassen

Ebenfalls relevant für die anschließende Ursachenanalyse sowie Risikominimierung sind (Auszug):

  • gefährliche Situationen
  • Beinaheunfälle
  • Wegeunfälle
  • meldepflichtige Arbeitsunfälle
  • nicht meldepflichtige Arbeitsunfälle

Alle Unfallarten sollten differenziert, aber dennoch zentral überblickbar sein. Dazu gehört auch, dass die digitalen Nachweise rechtssicher sind. Beachten Sie, dass Sie Verbandbucheinträge gemäß den geltenden Bestimmungen fünf Jahre aufheben müssen.

5) Erstellen von Unfallanzeigen für die Berufsgenossenschaft

Sie müssen Arbeitsunfälle grundsätzlich beim Unfallversicherungsträger melden, wenn Ihre Beschäftigten länger als drei Tage arbeitsunfähig sind. Das gilt auch für schwere Unfälle, Massenunfälle sowie Todesfälle.

Um hierbei zusätzlichen Aufwand zu reduzieren, sollte die Erstellung von Unfallanzeigen direkt im System möglich sein. Dafür bietet sich eine integrierte Vorlage besonders an, die Sie nach dem Ausfüllen an die zuständigen Berufsgenossenschaften (BG) übermitteln. Der Export ist bspw. als PDF-Datei möglich. Detaillierte Informationen zur Unfallmeldung sind in unserem Beitrag zum Thema „Arbeitsunfall melden“ zu finden.

6) Mobile Vorfallerfassung

Achten Sie außerdem darauf, dass die Unfallmeldung ebenfalls per App erfolgen kann. So gewährleisten Sie, dass Ihre Angestellten Unfälle von verschiedenen Standorten aus erfassen können. Tatsächlich entgehen Ihrem Unternehmen viele Verbandbucheinträge, wenn der Meldeprozesse für Ihre Mitarbeiter zu umständlich ist. Eine einfache und schnelle Meldung über Smartphone oder Tablet stellt sicher, dass die Vorfallerfassung von überall und zu jeder Zeit möglich ist und Vorgesetzte direkt über den Eintrag informiert werden.

7) Automatisierte Unfallstatistik

Ein wesentlicher Bestandteil der Vorfallmanagement-Software ist das integrierte Reporting. Auf eine automatisierte Auswertungsfunktion zum Unfallgeschehen sollten Sie daher nicht verzichten. Wichtig hierbei ist, dass Sie Ihre Unfallstatistiken mit Hilfe verschiedener Filterkriterien individualisieren können. In der Regel stehen Ihnen hierfür tabellarische sowie visuelle Darstellungsformen zur Verfügung. Praktisch sind außerdem spezifische Unfallkennzahlen, wie die 1000-Mann-Quote oder die Lost Time Injury Rate (LTIR), die das System für Sie berechnet.

8) Integrierte Maßnahmenableitung

Um in Zukunft weitere Vorfälle zu vermeiden, müssen Sie nach einem Arbeitsunfall Präventionsmaßnahmen festlegen. Auch bei diesem Schritt sollte Sie die Software unterstützen. Konkret geht es hierbei um das Anlegen, Zuweisen, Verwalten und Terminieren von Maßnahmen mit zugehöriger Wirksamkeitskontrolle. Dazu ist es notwendig, dass Sie individuelle Maßnahmen pro Mitarbeiter oder Arbeitsbereich zuordnen können. Eine effektive Vorfallmanagement-Software geht somit weit über die eigentliche Unfallmeldung hinaus und bietet einen Überblick über anstehende, überfällige und abgeschlossene Maßnahmen.

Incident Management mit iManSys

Sie sind auf der Suche nach einer Vorfallmanagement-Software, die alle genannten Kriterien erfüllt? Mit unserer HSQE Software-Lösung iManSys lässt sich das komplette Vorfallmanagement zentral organisieren. Von der Vorfallmeldung über den Verbandbucheintrag bis hin zur Unfallmeldung für die BG finden Sie hier alle relevanten Bestandteile. Darüber hinaus stehen Ihnen zahlreiche Analyse-Funktionen zur Verfügung, damit Sie das Unfallgeschehen in Ihrem Unternehmen zu jeder Zeit im Blick haben.

Mit der Vorfallmanagement-Software von der Unfallmeldung bis zur Maßnahmenplanung
Mit der Vorfallmanagement-Software von der Unfallmeldung bis zur Maßnahmenplanung

Sie sind auf der Suche nach einer Vorfallmanagement-Software, die alle genannten Kriterien erfüllt? Mit unserer HSQE Software-Lösung iManSys lässt sich das komplette Vorfallmanagement zentral organisieren. Von der Vorfallmeldung über den Verbandbucheintrag bis hin zur Unfallmeldung für die BG finden Sie hier alle relevanten Bestandteile. Darüber hinaus stehen Ihnen zahlreiche Analyse-Funktionen zur Verfügung, damit Sie das Unfallgeschehen in Ihrem Unternehmen zu jeder Zeit im Blick haben.

iManSys begleitet Sie außerdem bei allen weiterführenden Prozessen, die im Anschluss an einen Arbeitsunfall notwendig sind. Legen Sie im Rahmen des Maßnahmenmanagements individuelle Maßnahmen fest und ordnen Sie diese Ihren Mitarbeitern zu. Natürlich müssen Sie nach einem Vorfall auch Ihre Beschäftigten über die Gefahrenquellen informieren. Mit unserer Software-Lösung können Sie unkompliziert Betriebsanweisungen erstellen und Mitarbeiterunterweisungen organisieren. Alle erforderlichen Nachweise sind dann rechtssicher und DSGVO-konform im System hinterlegt.

Sie dokumentieren alle kritischen Ereignisse wie Personenschäden und unsichere Situationen digital und sorgen so dafür, dass Ihre Unfallzahlen perspektivisch nach unten gehen. Um für ein sicheres Arbeitsumfeld zu sorgen, ist eine Vorfallmanagement-Software allein jedoch noch nicht ausreichend. Vielmehr kommt es auf das Zusammenspiel verschiedener HSQE-Bereiche an. Wie das im Detail funktioniert, erfahren Sie in unserem kostenfreien E-Book zum HSQE-Management mit iManSys. Viel Spaß beim Lesen!

Weiterführende Infos:

DGUV (o. J.): Dokumentation von Erste-Hilfe-Leistungen. Online verfügbar unter https://www.dguv.de/fb-erstehilfe/themenfelder/dokumentation-von-erste-hilfe-leistungen/index.jsp (Abgerufen am 24.06.2022).

Der Einfachheit und besseren Lesbarkeit halber wird im Text das generische Maskulinum verwendet – gemeint sind damit immer alle Geschlechter.

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