Im Compliance Management kommt es darauf an, Prozesse fortwährend auf den Prüfstand zu stellen und gegebenenfalls zu optimieren. Wie in allen anderen Arbeitsbereichen haben sich auch hier Kennzahlen bewährt, die das betriebliche Controlling erleichtern und die Grundlage für anschließende Reportings bilden. Besonders im HSQE-Management findet sich dabei eine Bandbreite an relevanten Kennzahlen.
In unserem Artikel stellen wir Ihnen mögliche Kennzahlen aus den Bereichen des Sicherheits-, Gesundheits-, Qualitäts- sowie Umweltmanagements vor. Erfahren Sie außerdem, welchen Stellenwert Controlling-Prozesse für das nachhaltige Compliance Management haben und warum die digitale Aufbereitung von strategischen Kennzahlen hierfür notwendig ist. Viele weitere Informationen zum digitalen HSQE-Management finden Sie übrigens in unserem kostenfreien E-Book. Ein Blick hinein lohnt sich!
Controlling und Reporting: Darauf kommt es an
Grundsätzlich umfasst das Controlling Aufgaben der Kontrolle, Planung, Steuerung und Koordination – auch im HSQE Compliance Management. Dabei steht vor allem die Messbarkeit der Ziele und das Aufdecken von SOLL-IST-Abweichungen im Vordergrund. Mit Hilfe des Controllings überprüfen Sie also die Wirksamkeit von u. a. Arbeits- und Gesundheitsschutzmaßnahmen und steuern gegebenenfalls nach. Damit das auch gelingt, spielen geeignete Kennzahlen eine entscheidende Rolle. Sie bilden die Zahlenbasis, um Maßnahmen messbar zu machen und objektiv einzuschätzen.
Ein effektives Controlling nützt jedoch wenig ohne ein anschließendes Reporting. Schließlich geht es auch darum, Datenmengen zu reduzieren und aufzubereiten sowie die ermittelten Kennzahlen korrekt zu interpretieren. Richtig eingesetzt, sorgt das Reporting für mehr Transparenz im HSQE-Management und dient gleichzeitig als Entscheidungshilfe für weitere Schritte.
Daneben sind Betriebe durch bestimmte Vorgaben teilweise sogar verpflichtet, über konkrete Unternehmensbereiche Bericht zu erstatten. Das betrifft bspw. Nachhaltigkeitsberichte, Berichte über die Sorgfaltspflichten gemäß Lieferkettengesetz sowie Reportings, die durch die CSR-Berichtspflicht vorgegeben sind.
Kennzahlen als wesentliche Controlling-Instrumente im HSQE-Management
Das Ziel für EHS-Manager ist klar: Beschäftigte müssen ihrer Arbeit sicher und gesund nachgehen können. Um diese Zielsetzung messbar zu machen, kommen auch im HSQE-Management Kennzahlen zum Einsatz. Diese sind als Key Performance Indicators (KPIs) oder speziell im Arbeitsschutz als Safety Performance Indicators (SPIs) bekannt.
Kennzahlen sind im Controlling-Prozess unverzichtbar, denn Sie lassen sich gut miteinander vergleichen und ins Verhältnis zueinander setzen. Schwachstellen und Stärken des HSQE-Managements werden so sichtbar. Dabei ist nicht nur der Vergleich verschiedener Unternehmensbereiche und -standorte möglich, sondern ebenso der Vergleich mit anderen Betrieben. Letzterer ist auch unter dem Begriff Benchmarking geläufig.
Exkurs: Kriterien für Kennzahlen
Idealerweise sollten Ihre Kennzahlen die SMART-Kriterien erfüllen. Das heißt, sie sollten spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein. Bei der Auswahl, Ermittlung und Bewertung der Kennzahlen sind aber auch die folgenden Reporting-Prinzipien ausschlaggebend:
- Relevanz: Ihre SPIs sollten alle für Ihr Unternehmen relevanten Bereiche abdecken und auch Anforderungen aus geltenden Vorschriften erfüllen.
- Vergleichbarkeit: Ihre Kennzahlen müssen in jedem Fall vergleichbar sein. Das setzt einheitliche Definitionen und Kriterien der KPIs voraus. Außerdem sollten Sie anhand der Kennzahlen auch zeitliche Veränderungen ablesen können.
- Aktualität: Erheben und aktualisieren Sie Ihre Kennzahlen regelmäßig. Legen Sie zudem einen festen Veröffentlichungsturnus Ihrer Berichterstattung fest.
- Klarheit: Ihre Kennzahlen lassen sich sowohl intern als auch extern nachvollziehen.
Einen wesentlichen Einfluss auf die Arbeit mit Kennzahlen hat die vorhandene Sicherheitskultur in Ihrem Betrieb. Schließlich basieren viele SPIs auf den Meldungen Ihrer Beschäftigten. Hierzu braucht es ein unkompliziertes und verständliches Meldesystem. Außerdem sollten allen Mitarbeitern Sinn und Zweck der Kennzahlen klar sein, um aktiv an der Erfassung mitzuwirken.
Des Weiteren sind reine Zählgrößen und Mengen in der Regel nicht ausreichend. Sinnvoller ist es, den Zähler in Bezug zu einer vergleichenden Basis zu setzen. Daraus ergeben sich am Ende konkretere und besser vergleichbare Kennzahlen.
Wussten Sie,
dass die Angabe von gemeldeten Unfällen und Vorfällen die beliebteste Kennzahl ist? Häufig genutzte SPIs beziehen sich u. a. auf unfallfreie Tage, Beinaheunfälle sowie Unfallquoten. Daneben ist oftmals auch die Anzahl von Audit- und Inspektionsergebnissen eine wichtige Maßzahl im HSQE-Controlling.
Proaktive vs. reaktive Kennzahlen
Prinzipiell lassen sich KPIs in zwei Kategorien einteilen. Die sogenannten Lagging Kennzahlen beschreiben als reaktive Größe die vergangene bzw. derzeitige Lage. Sie fassen daher gesammelte Daten zu Sicherheitsvorfällen zusammen, die sich bereits ereignet haben. Ein Beispiel hierfür ist die Unfallquote im Unternehmen. Ziel dabei ist es, die Werte möglichst klein zu halten, um z. B. die Vision Zero zu erreichen. Anhand der reaktiven Kennzahlen lässt sich jedoch nicht ableiten, wie Sie Ihr HSQE-Management verbessern könnten.
Für ein ganzheitliches Compliance Management reichen reaktive Kenngrößen daher lange nicht aus. Es kommt ebenso auf proaktive bzw. präventive Kennzahlen an, die auch als Leading Indikatoren bekannt sind. Im Unterschied zu Lagging Indikatoren beziehen sie sich nicht auf bereits eingetretene Vorfälle, sondern auf beeinflussbare Maßnahmen, die die Störungs- und Unfallzahlen in Zukunft senken sollen. Proaktive Kennzahlen stellen somit Steuerungsgrößen für zukünftige Entwicklungen dar. Empfehlenswert ist es natürlich, einen Mittelweg zwischen beiden Kategorien zu finden.
Wichtige Kennzahlen für das Controlling im HSQE-Management
Um einen Überblick über mögliche Kennzahlen im Controlling zu erhalten, stellen wir Ihnen nachfolgend relevante KPIs für das HSQE-Management vor. Wir betrachten dabei die vier Bereiche Gesundheitsmanagement (Health), Arbeitssicherheit (Safety), Qualitätsmanagement (Q) sowie Umweltmanagement (Environment) genauer.
Sicherheitskennzahlen im Vorfallmanagement (Safety)
Natürlich macht es im Vorfallmanagement zunächst Sinn, meldepflichtige und nicht meldepflichtige Arbeitsunfälle, Personenschäden mit und ohne Arbeitsausfall sowie unfallbedingte Ausfalltage zu erfassen. Aber auch weitere Kennzahlen spielen eine Rolle:
Um die Unfallquote in Ihrem Betrieb zu berechnen, kommen zumeist zwei Formeln zum Einsatz: die 1.000-Mann-Quote sowie die Arbeitsunfallquote. Wie der Name bereits erwarten lässt, gibt die 1.000-Mann-Quote die Anzahl der meldepflichtigen Unfälle pro 1.000 Beschäftigten wieder. Die Arbeitsunfallquote verdeutlicht wiederum das Verhältnis zwischen der Anzahl der gemeldeten Arbeitsunfälle und den geleisteten Arbeitsstunden.
Um die Unfallquote in Ihrem Betrieb zu berechnen, kommen zumeist zwei Formeln zum Einsatz: die 1.000-Mann-Quote sowie die Arbeitsunfallquote. Wie der Name bereits erwarten lässt, gibt die 1.000-Mann-Quote die Anzahl der meldepflichtigen Unfälle pro 1.000 Beschäftigten wieder. Die Arbeitsunfallquote verdeutlicht wiederum das Verhältnis zwischen der Anzahl der gemeldeten Arbeitsunfälle und den geleisteten Arbeitsstunden.
Wo es eine Quote für Vorfälle gibt, da findet sich auch ein entsprechendes Pendant, nämlich die Gesundheitsquote. Die Health Rate vergleicht die Regelarbeitszeit mit der Ausfallzeit durch gesundheitliche Beschwerden. Weitere mögliche Kennzahlen im Bereich der Arbeitssicherheit und des Vorfallmanagements sind bspw.:
- Lost Time Injury Frequency Rate (LTIFR)/Lost Time Injury Rate (LTIR): Die Kennzahl drückt die Unfallhäufigkeit aus, indem sie die unfallbedingten Ausfalltage in Relation zu den geleisteten Arbeitsstunden setzt. Häufig wird dies auch mit der Lost Work Day Rate (LWDR) ausgedrückt. Weiterhin ist es durchaus gängig, die Anzahl der Ausfalltage pro 100 Vollzeitbeschäftigten zu berechnen.
- Unfallschwere: Die Severity Rate gibt das Verhältnis aller unfallbedingten Ausfalltage zur Menge an Personenschäden mit Arbeitszeitausfall an.
- Todesfallhäufigkeit: Die Kennzahl ist auch als Fatal Accident Rate (FAR) bekannt und berechnet die Anzahl der unfallbedingten Todesfälle pro eine Million Arbeitsstunden.
- Unfallfreie Tage: Hier erfassen Sie die Anzahl der Tage, an denen keine betrieblichen Unfälle eingetreten sind. Somit handelt es sich um einen positiven Indikator.
Eine besonders aussagekräftige Kennzahl im Arbeitsschutz bezieht sich auf die betrieblichen Beinaheunfälle, die sogenannten „Near Misses“. Dazu zählen alle Vorfälle, bei denen es nicht zu Verletzungen oder Schäden gekommen ist, die aber unter anderen Umständen durchaus als Unfall hätten enden können. Anhand der Kennzahl erkennen Sie Sicherheitslücken und können Konsequenzen für die Arbeitssicherheit ableiten. Es ist hierbei empfehlenswert, das Verhältnis von Beinaheunfällen und Unfällen zu betrachten.
Darüber hinaus ist es ebenso möglich, die Anzahl der Erste-Hilfe-Leistungen sowie der Verbandbucheinträge im Rahmen des Controllings zu berücksichtigen. Vergessen Sie neben den häufig analysierten Unfallzahlen jedoch nicht präventionsbezogene Kennzahlen wie z. B. die Gesamtdauer der Präventionsschulungen, an denen Ihre Angestellten teilgenommen haben.
Kennzahlen im betrieblichen Gesundheits
Im Rahmen des Gesundheitsmanagements bildet vor allem die Krankenquote eine wichtige Kenngröße. Ähnlich wie bei der Gesundheitsquote setzen Sie hier die gesamte Ausfallzeit durch Krankheit in Relation zur Regelarbeitszeit. Bewährt hat es sich auch, die Anzahl der Langzeiterkrankten sowie die Menge der Eingliederungsmaßnahmen zu erheben.
Weitere Beispiele sind:
- Fluktuationsrate anhand der Anzahl der ungeplanten Kündigungen
- Altersstruktur im Unternehmen
- Produktivitätsrate durch Vorher-Nachher-Vergleiche
- Mitarbeiterzufriedenheit, gemessen durch Befragungen
- Anzahl der Teilnehmenden an betrieblichen Maßnahmen zur Gesundheitsförderun
- Anzahl der in Anspruch genommenen Angebots- und Wunschvorsorgen
- Anzahl der durchgeführten Veranstaltungen zum Gesundheitsschutz
Kennzahlen im Qualitätsmanagement (Quality)
Grundsätzlich beziehen sich Kennzahlen im Qualitätsmanagement auf Faktoren wie Fehlerquoten und Reklamationsraten von Produkten und Dienstleistungen oder Nachbearbeitungsquoten. Hinzu kommen außerdem Prüfkosten sowie der Erfüllungsgrad von Mängelbeseitigungen oder der Erfüllungsgrad wiederkehrender Prüfungen von Anlagen, Produkten und Arbeitsmitteln.
In vielen Unternehmen stehen im Qualitätsmanagement besonders Audit- und Inspektionsergebnisse im Vordergrund. Auch diese lassen sich durch geeignete Kennzahlen stützen. Dazu gehört u. a. das Verhältnis von geplanten und durchgeführten Audits – anders ausgedrückt also ein SOLL-IST-Vergleich der betrieblichen Auditierungen. Von Bedeutung ist ebenso der Zusammenhang zwischen Abweichungen und Korrekturmaßnahmen. Überprüfen Sie auch, welche Empfehlungen aus durchgeführten Audits tatsächlich als Präventionsmaßnahmen umgesetzt wurden. Interessant ist zudem die Anzahl der Auffälligkeiten bei Zertifizierungsaudits.
Auch Lieferantenbewertungen sollten Sie im Controlling-Prozess berücksichtigen. Geeignete Kennzahlen betreffen bspw. die Relevanz des Lieferanten oder des Produktes für die Unternehmensprozesse. Weitere mögliche KPIs umfassen u. a.:
- Termintreue und Lieferzuverlässigkeit
- Mengentreue bzw. Vollständigkeit der Lieferung
- Qualität der gelieferten Produkte
- Preis sowie Servicegüte
- Innovationsfähigkeit des Lieferanten
Umweltkennzahlen (Environment)
Im Umweltmanagement sind Kennzahlen vor allem für das Öko-Controlling sowie für Umweltbilanzen ausschlaggebend. Diese können unternehmens-, standort- oder prozessbezogen definiert sein. Umweltkennzahlen lassen sich dabei als absolute Messgröße angeben, wie bspw. der Wasserverbrauch in Kubikmetern. Daneben verdeutlichen relative Zahlen das Verhältnis zu einer Referenzgröße, wie z. B. der Wasserverbrauch pro Kilogramm eines Produktes.
Im Umweltmanagement sind Kennzahlen vor allem für das Öko-Controlling sowie für Umweltbilanzen ausschlaggebend. Diese können unternehmens-, standort- oder prozessbezogen definiert sein. Umweltkennzahlen lassen sich dabei als absolute Messgröße angeben, wie bspw. der Wasserverbrauch in Kubikmetern. Daneben verdeutlichen relative Zahlen das Verhältnis zu einer Referenzgröße, wie z. B. der Wasserverbrauch pro Kilogramm eines Produktes.
Umweltkennzahlen beziehen sich in der Praxis zumeist auf den Material-, Rohstoff-, Energie- und Wasserverbrauch sowie auf das Abfallaufkommen, die Abwassermenge oder den Flächenverbrauch. Möglich ist es weiterhin, Luftemissionen, CO2-Einsparungen, die Recyclingquote oder die Anzahl der gefahrenen Kilometer der Transportflotte zu erfassen. Neben reinen Verbrauchsdaten sind oftmals auch die Anzahl der umweltrelevanten Vorfälle oder die Höhe von Umweltstrafzahlungen von Bedeutung. Einen tieferen Einblick in das Thema Umweltkennzahlen erhalten Sie in unserem Blogbeitrag.
Weitere Kennzahlen
Neben den überblicksweisen vorgestellten Kennzahlen sind natürlich viele weitere KPIs für Compliance- und EHS-Manager je nach Betrieb und Branche relevant. So spielt da Controlling bspw. auch für die CSR-Berichterstattung eine entscheidende Rolle. Mit Hilfe klar definierter Kennzahlen kann Ihr Unternehmen alle Stakeholder über zentrale Strategien sowie ökonomische, ökologische und gesellschaftliche Maßnahmen in Kenntnis setzen.
Kriterien hierfür legen u. a. die Leitlinien der Global Reporting Initiative (GRI) fest. Dazu gehören bspw. Kenngrößen wie der Anteil von Recyclingmaterial am Gesamtmaterialeinsatz, die Anzahl von Korruptionsfällen oder die Höhe der Sanktionen aufgrund von Produkt- und Dienstleistungsauflagen.
Darüber hinaus sollten Sie für ein ganzheitliches Controlling die Einhaltung betriebsrelevanter Pflichten und Vorschriften nicht aus den Augen verlieren. Sinnvoll ist es auch, das Beschwerdemanagement bei der Bildung von Kennzahlen zu berücksichtigen.
Alle Kennzahlen im Überblick mit iManSys
Die Fülle an Kennzahlen im HSQE-Management kann schnell dazu führen, dass Sie den Überblick verlieren. Damit das nicht passiert, sollten Sie alle KPIs zentral und digital in einem System bündeln. Eine HSQE-Management-Software bietet hierfür die passende Lösung. iManSys unterstützt Sie bei sämtlichen Controlling-Maßnahmen und stellt Ihnen hierfür verschiedene Reporting-Funktionen im Report Designer zur Verfügung.
Ermitteln Sie bspw. die Ressourcenverbräuche Ihres Betriebes, dokumentieren Sie die Unfallraten oder bewerten Sie die Qualität Ihrer Lieferanten. Unsere Software-Lösung bietet eine einfache und schnelle Möglichkeit, um verschiedenste Kennzahlen aus allen HSQE-Bereichen zu erfassen, zu analysieren und auszuwerten. Von der Anzahl der durchgeführten Mitarbeiterunterweisungen über Auditergebnisse bis hin zum Status Ihrer festgelegten Maßnahmen und Pflichten: Sie erfassen alle Kennzahlen zentral in einem System und behalten die wesentlichen Entwicklungen stets im Blick. Mit Hilfe zahlreicher Filteroptionen können Sie im Anschluss problemlos alle notwendigen Kennzahlen exportieren.
Ein effektives Controlling spiegelt Ihre Sicherheitskultur wider und hilft Ihnen dabei, den Arbeits- und Gesundheitsschutz in Ihrem Unternehmen fortwährend zu verbessern. Hierfür ist das reibungslose Zusammenspiel aller HSQE-Prozesse besonders wichtig. Wie das im Detail funktioniert, erklären wir Ihnen in unserem kostenfreien E-Book zum digitalen HSQE-Management. Wir wünschen viel Spaß bei der Lektüre!
Weiterführende Infos:
arbeitssicherheit.de (2015): Kennzahlen im Arbeitsschutz – Teil II: Präventionsbezogene Kennzahlen. Online verfügbar unter https://www.arbeitssicherheit.de/themen/arbeitssicherheit/detail/kennzahlen-im-arbeitsschutz-teil-ii-praeventionsbezogene-kennzahlen.html (Abgerufen am 11.07.2022).
Verband der chemischen Industrie e. V. (2020): VCI-Leitfaden. Kennzahlen im Arbeitsschutz. Online verfügbar unter https://www.vci.de/ergaenzende-downloads/2020-12-10-vci-leitfaden-kennzahlen-im-arbeitsschutz.pdf (Abgerufen am 11.07.2022).
Der Einfachheit und besseren Lesbarkeit halber wird im Text das generische Maskulinum verwendet – gemeint sind damit immer alle Geschlechter.
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