Der Einsatz von Software-Lösungen für das Compliance Management ist in vielen Unternehmen selbstverständlich. Je nach Unternehmensgröße oder -branche unterscheiden sich jedoch auch die Anforderungen an die Bereiche Umwelt, Gesundheit und Sicherheit. In unserem Beitrag erläutern wir die Aufgabenbereiche des EHS-Managements und halten die die notwendigen Funktionalitäten einer EHS-Software fest.
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Aufgabenbereiche im EHS-Management
Die Abkürzung EHS steht für Environment, Health & Safety und meint den ganzheitlichen Umwelt-, Gesundheits- und Arbeitsschutz in Unternehmen. Die Reihenfolge der Begriffe spielt dabei zunächst nur eine untergeordnete Rolle. So kann man in diesem Zusammenhang auch von HSE-Management sprechen – der Aufgabenbereich bleibt davon unberührt.
Konkret beschäftigt sich das EHS-Management mit der Planung, Umsetzung, Überwachung und Optimierung aller Arbeitsprozesse in den Bereichen Umweltmanagement, Gesundheitsschutz und Arbeitssicherheit. Hier wird in der Regel mit Audits gearbeitet, in denen geprüft wird, ob Prozesse, Anforderungen und Richtlinien die geforderten Standards erfüllen.
EHS-Manager arbeiten hier mit Arbeitsschutzmanagement-, Qualitätsmanagement- und Umweltschutzmanagementsystemen. Auch hier existieren zahlreiche Anforderungen, die es zu erfüllen gilt. Für Deutschland gibt es die DIN ISO 45001, die am 22. Mai 2018 veröffentlicht wurde. Hier werden nicht nur die Anforderungen an Arbeitsschutzmanagementsysteme (AMS) festgehalten, sondern auch entsprechende Anleitungen zu deren Umsetzung.
Das Aufgabenspektrum hängt dabei von einer Vielzahl an Faktoren ab, bspw. die Unternehmensgröße oder die Unternehmensbranche. So sind die Hygienebestimmungen bei einem Lebensmittelhersteller wesentlich umfangreicher als in einer Verwaltungsorganisation. Ungeachtet dessen gibt es jedoch grundlegende Aufgaben, die überall gefordert werden. Dazu gehören u. a.:
- das Erstellen von Gefährdungsbeurteilungen
- die Organisation des Gefahrstoffmanagements
- das Bereitstellen von Betriebsanweisungen
- die Durchführung von Unterweisungen für die Beschäftigen
- die Organisation von Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorgen
- die Organisation von Weiterbildungs- und Qualifizierungsmaßnahmen
Entscheidend ist, dass das EHS-Management einer Systematik folgt und als Führungsaufgabe verstanden wird, getreu dem Motto „Mit gutem Beispiel vorangehen!“. Letztlich sind es nämlich die Beschäftigten, welche die verordneten Maßnahmen tagtäglich umsetzen und somit für die Einhaltung aller gesetzlichen sowie unternehmensinterner Richtlinien sorgen. Das sollte also in der Planung entsprechend berücksichtigt werden.
Zur Unterstützung aller Aufgaben in den Bereichen Umwelt, Gesundheit und Arbeitssicherheit ist der Einsatz einer EHS-Software empfehlenswert. Für die Ausschöpfung sämtlicher Potenziale von digitalen Lösungen gibt es jedoch einige grundlegende Anforderungen, welche es zu beachten gilt.
EHS-Software – Anforderungen für die Alltagspraxis
Eine EHS-Software muss die Verantwortlichen bei der Organisation und Durchführung sämtlicher Maßnahmen im Umwelt-, Gesundheits- und Arbeitsschutz unterstützen. Hier kommt eine Vielzahl an Funktionalitäten zum Einsatz, welche sich an der Alltagspraxis der Unternehmen orientieren. Dazu gehören bspw. elektronische Unterweisungen, Checklisten für die Gefährdungsbeurteilung oder das Erstellen von Workflows für das Maßnahmenmanagement – allesamt Bestandteile einer effizienten Arbeitsschutz-Software.
Damit die Arbeitsprozesse möglichst einfach und zeitsparend gestaltet werden können, sollte eine EHS-Software folgende Kriterien erfüllen (Auszug):
Webbasierter Lösungsansatz
Im Unterschied zu festen Installationen auf lokalen Computern ermöglichen webbasierte Lösungsansätze den flexiblen Zugriff auf das System unabhängig von Zeit, Ort, Betriebssystem oder (mobilem) Endgerät. Es wird kein zusätzlicher Speicherplatz benötigt, die Software-Lösung lässt sich je nach Bedarf modular nutzen und erweitern, alle Daten werden in Echtzeit aktualisiert und täglich gesichert.
Software-as-a-Service (SaaS)
Software-Lösungen sind oftmals sehr komplex und kostspielig. Um den Erwerb teurer Softwarelizenzen zu umgehen und somit eine höhere Kosteneffizienz zu schaffen, bietet sich das Dienstleistungsprinzip an. Der Kunde nutzt die Software-Anwendung online gegen eine Gebühr. Der Vorteil: Der Anbieter der EHS-Software stellt diese nicht nur zur Verfügung, sondern kümmert sich auch um die Konfiguration, Wartung sowie die fortlaufende Aktualisierung. Dienstleistungsangebote sind zudem wesentlich flexibler und garantieren eine höhere Skalierbarkeit.
Customizing-Optionen
Zwar verfügt jede EHS-Software über ein grundlegendes Set an notwendigen Funktionalitäten, die Projektanforderungen in Unternehmen sind jedoch zumeist unterschiedlich. In den Anforderungskatalogen der Verantwortlichen lassen sich oftmals Funktionen finden, in die bei der Entwicklung zunächst nicht gedacht wurde. Dazu kann auch die Abbildung des Unternehmenslogos in der Software zur Kommunikation der Corporate Identity gehören. Die Möglichkeit zum kundenspezifischen Customizing ist also ein hilfreicher Indikator.
Mitarbeiterakzeptanz und Usability
Der Einsatz einer EHS-Software kann nur dann zum Erfolg führen, wenn alle Beschäftigten bereit sind, mit der Anwendung zu arbeiten. Daher muss sichergestellt werden, dass die Einführung der Lösung bereits frühzeitig kommuniziert wird. Auch die Benutzerfreundlichkeit ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Nicht jeder Mitarbeiter im Unternehmen ist für die Arbeit am Computer vorbereitet, schließlich verfügt nicht jeder über einen Büroarbeitsplatz. Umso wichtiger ist es, dass sich die Beschäftigten schnell in der Software zurechtfinden und die für sie wichtigen Funktionen bedienen können.
Natürlich handelt es sich bei diesen vier Punkten nur um einen ersten Einstieg in die Anforderungsliste an eine EHS-Software. Auch die Vergabe von Rollen und Rechten, die Möglichkeit zur Dokumentation von wichtigen Informationen sowie die Kommunikation zwischen Abteilungen und Standorten müssen sichergestellt werden.
Je konkreter der Anforderungskatalog im Vorfeld konzipiert ist, desto besser lassen sich entsprechende Lösungen erstellen. Dieser kann jedoch auch in einer ersten Absprache mit dem möglichen Anbieter Gestalt annehmen.
Mit unserer HSQE Compliance-Management-Software iManSys bieten wir eine umfangreiche Software-Lösung, welche sich an den Anforderungen des Marktes sowie unseren zahlreichen Kundenprojekten orientiert. Mit sieben aufeinander abgestimmten Software-Welten decken wir sämtliche Bereiche des Arbeits- und Gesundheitsschutzes ab. Gern informieren wir Sie persönlich über den Funktionsumfang sowie des Leistungsstärke von iManSys.
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Weiterführende Informationen:
Deutsche Gesellschaft für Qualität (o. j.): Was ist eigentlich ein Audit? Online verfügbar unter https://www.dgq.de/fachbeitraege/was-ist-eigentlich-ein-audit/ (Zugriffsdatum: 23.04.2019).
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