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7 gute Gründe, warum digitales Compliance Management einfach nachhaltiger ist

Für rund 95 Prozent der Unternehmen ist Nachhaltigkeit ein wichtiger Faktor für langfristigen wirtschaftlichen Erfolg. Das zeigte eine Studie von Ramboll aus dem Jahr 2020, in der Betriebe aus 158 Ländern befragt wurden. Der Erfolgsfaktor Nachhaltigkeit sollte sich daher auf allen betrieblichen Ebenen wiederfinden – darunter auch das Compliance Management. Einen entscheidenden Einfluss hierauf haben Digitalisierungsprozesse.

In unserem Beitrag haben wir sieben gute Gründe für Sie, warum die Digitalisierung von Compliance nachhaltiger ist. Außerdem erklären wir Ihnen, wie das Zusammenspiel von Digitalisierung und Nachhaltigkeit mit iManSys funktioniert. In unserem umfangreichen E-Book finden Sie außerdem viele weitere Vorteile des digitalen HSQE-Managements. Wir wünschen viel Spaß beim Lesen!

Definition von Nachhaltigkeit im Compliance Management

Nachhaltigkeit zielt auf den langfristigen und zukunftsorientierten Erfolg Ihres Unternehmens. Das bedeutet in erster Linie nicht nur wirtschaftliches Wachstum, sondern ebenso ökologische und gesellschaftliche Verantwortung. „Für ein Unternehmen heißt das, dass mit den Ressourcen sorgsam umgegangen wird. Alle Unternehmensziele, Strukturen und Prozesse sind also auf Langfristigkeit ausgelegt“, so Prof. Martin Schmauder, Professor für Arbeitswissenschaft an der Technischen Universität Dresden. Weitere Einblicke in das Thema Nachhaltigkeit im Arbeitsschutz gibt er in unserem Interview.

Bei Nachhaltigkeitsprozessen sollten auch menschliche Ressourcen nicht in Vergessenheit geraten. Der nachhaltige Umgang mit Wissen sowie die Förderung von Mitarbeiterkompetenzen sind dabei wichtige Bestandteile für ein nachhaltiges Wachstum. Nachhaltigkeit und Kompetenzaufbau funktionieren somit nicht losgelöst voneinander.

Das betriebliche Compliance Management trägt dabei wesentlich dazu bei, Nachhaltigkeitsziele in Ihrem Unternehmen zu erreichen. Indem Sie geltende Verpflichtungen einhalten, handeln Sie auf lange Sicht erfolgreicher, als wenn Sie diese missachten. Neben umweltrelevanten und sozialen Vorgaben betrifft dies auch alle weiteren Belange der Führungsebene. Das Compliance Management fördert somit eine Unternehmenskultur, die für Nachhaltigkeitsentwicklungen sensibilisiert. Rechtskonformität und Nachhaltigkeit gehen dabei ganz klar Hand in Hand.

Die zwei Herausforderungen des Compliance Managements

Unternehmen stehen beim Compliance Management einerseits vor der Herausforderung des nachhaltigen Wirtschaftens. Schließlich ist Nachhaltigkeit auf gesamtgesellschaftlicher Ebene eines der dringendsten Themen. Für Ihren Betrieb bedeutet das, der sozialen, ökonomischen sowie ökologischen Verantwortung gerecht zu werden.

Nachhaltigkeit durch den Einsatz einer Compliance-Management-Software

Andererseits entwickelt sich die Arbeitswelt immer digitaler. Automatisierte Prozesse verringern zeitintensive Arbeitsschritte und moderne Technologien ermöglichen zeit- und ortsungebundenes Arbeiten. Hinzu kommen webbasierte Anwendungen, durch die der Informationsaustausch in Echtzeit gelingt. Systematisch vernetzte Daten helfen dabei vor allem bei der Analyse komplexer Zusammenhänge und der frühzeitigen Erkennung von Risiken. Betriebe müssen diese Digitalisierungsprozesse fest im Arbeitsalltag verankern.

Nachhaltigkeit durch den Einsatz einer Compliance-Management-Software

Andererseits entwickelt sich die Arbeitswelt immer digitaler. Automatisierte Prozesse verringern zeitintensive Arbeitsschritte und moderne Technologien ermöglichen zeit- und ortsungebundenes Arbeiten. Hinzu kommen webbasierte Anwendungen, durch die der Informationsaustausch in Echtzeit gelingt. Systematisch vernetzte Daten helfen dabei vor allem bei der Analyse komplexer Zusammenhänge und der frühzeitigen Erkennung von Risiken. Betriebe müssen diese Digitalisierungsprozesse fest im Arbeitsalltag verankern.

Digitale Lösungen tragen darüber hinaus vor allem zu einer nachhaltigen Unternehmensentwicklung bei. Digitalisierung und Nachhaltigkeit sind so im Zusammenspiel ein wichtiger Erfolgstreiber. Auch für das Compliance Management gibt es hier enorme Potentiale. Der Grund dafür: Compliance ist mit allen Unternehmensabteilungen verknüpft, schließlich gilt es hier Gesetze, Kodizes sowie Richtlinien übergreifend einzuhalten. Für ein nachhaltiges Compliance Management ist es dabei umso bedeutsamer, alle relevanten Informationen zentral zu sammeln und auszuwerten. Hier kommen digitale Unterstützungsmöglichkeiten ins Spiel.

Vorteile der Digitalisierung für ein nachhaltiges Compliance Management

Wie überall gilt auch im Compliance Management: Ohne passendes Werkzeug kann selbst der erfahrenste Compliance-Manager nicht viel ausrichten. Eine digitale Grundlage zu schaffen, ist daher ein wichtiger Schritt für ein nachhaltiges Compliance Management. Immerhin wollen Sie verhindern, dass Unterlagen zu spät oder am falschen Standort ankommen, bei ihrer Überprüfung veraltet sind oder für Papierchaos am Arbeitsplatz sorgen.

Nachfolgend zeigen wir Ihnen anhand von sieben Vorteilen, warum digitales Compliance Management einfach nachhaltiger ist:

1) Größere Informationstransparenz

Im schlimmsten Fall lässt sich nach einigen Monaten oder Jahren in Ihrem Unternehmen nicht mehr feststellen, welche compliance-relevanten Entscheidungen auf Grundlage welcher Informationen getroffen wurden. Dabei ist gerade Transparenz ein notwendiges Kriterium für Compliance. Es kommt daher auf einen nachhaltigen Informationstransfer an. Digitale Lösungen sorgen dafür, dass alle Angestellten zu jeder Zeit Zugang zu aktuellen Versionen haben. Entscheidungen lassen sich so stets auf Basis der gleichen Informationen treffen. Dies garantiert eine lückenlose Dokumentation, die auch zu einem späteren Zeitpunkt noch nachvollziehbar ist.

2) Ressourcenschonende Arbeitsprozesse

Ein zentrales digitales System bedeutet in erster Linie weniger unnötig gedruckte Dokumente. Benötigte Daten oder Nachweise können Sie direkt in der Software-Anwendung ablegen und anderen Beschäftigten zur Verfügung stellen. Damit lassen sich deutliche Einsparungen bei Kosten und Materialverbrauch verzeichnen. Einem ressourcenschonenden Compliance Management steht so nichts mehr im Wege.

3) Beschleunigte Prozesse durch hohen Automatisierungsgrad

Eine effiziente Dokumentenablage sowie zentrale Datenbanken sorgen nicht nur für eine verbesserte Dokumentation im Compliance Management, sondern führen auch zu einer schnelleren Kommunikation zwischen allen Beteiligten. Besonders einmal eingerichtete automatisierte Abläufe gehen mit großen Zeitersparnissen einher. Aufwendige Terminabstimmungen gehören so der Vergangenheit an.

Eine Compliance-Management-Software erinnert Sie bspw. automatisch an anstehende Prüffristen von Arbeitsmitteln oder Mitarbeiterunterweisungen. Gleichzeitig lassen sich auch aktualisierte Gesetze und Pflichten automatisiert einpflegen. Compliance-Verantwortliche sowie Führungskräfte werden so bei Ihren alltäglichen Arbeitsaufgaben entlastet – ein wichtiger Schritt für einen nachhaltigen Umgang mit zeitlichen Ressourcen.

Nachhaltigkeit durch Digitalisierung im Compliance-Management
Nachhaltigkeit durch Digitalisierung im Compliance-Management

Eine Compliance-Management-Software erinnert Sie bspw. automatisch an anstehende Prüffristen von Arbeitsmitteln oder Mitarbeiterunterweisungen. Gleichzeitig lassen sich auch aktualisierte Gesetze und Pflichten automatisiert einpflegen. Compliance-Verantwortliche sowie Führungskräfte werden so bei Ihren alltäglichen Arbeitsaufgaben entlastet – ein wichtiger Schritt für einen nachhaltigen Umgang mit zeitlichen Ressourcen.

4) Mehr Flexibilität

Wenn Sie Ihr Compliance Management digital umsetzen, dann lassen sich Arbeitsprozesse orts- und zeitunabhängig erledigen. Das bedeutet in erster Linie mehr Flexibilität für Ihre Beschäftigten. So müssen Ihre Mitarbeiter nicht zwangsläufig physisch anwesend sein. Notwendige Maßnahmen wie Unterweisungen lassen sich zu einem passenden Zeitpunkt und im eigenen Bearbeitungstempo erledigen.

5) Zentrale Verfügbarkeit an verschiedenen Standorten

Besonders wenn Ihr Unternehmen an verschiedenen Standorten oder gar in mehreren Ländern vertreten ist, erschweren unterschiedliche Gesetzesgrundlagen das Compliance Management. Hinzu kommen Hürden in der gemeinsamen Kommunikation. Eine zentrale Software ist hier Sammelpunkt für alle Niederlassungen. Standorte oder Abteilungen lassen sich je nach Bedarf filtern. So erkennen Sie mögliche Risiken für jede Organisationseinheit schneller.

Mitarbeiter können zudem in ihrer jeweiligen Sprache auf das System zugreifen. Sie beziehen so zeitgleich mehrere Niederlassungen ein, ohne dass Sprachbarrieren zum Hindernis werden. Die nachhaltige Vernetzung aller Unternehmensbereiche ist dadurch problemlos möglich.

6) Systematische Datenanalyse

Ein wesentlicher Bestandteil im Compliance Management ist u. a. die Einhaltung von Vorgaben des Umweltschutzes. Um dem nachzukommen, müssen Sie Informationen über die Umweltwirkungen Ihres Unternehmens einholen. Digitale Lösungen unterstützen Sie bei der Erhebung, Speicherung und Auswertung der Daten. Eine systematische Analyse deckt zudem wichtige Konsequenzen für Ihr Nachhaltigkeitsmanagement auf.

7) Zukunftsorientierte Visualisierung von Risiken

Bei der Kontrolle unterschiedlicher Vorgaben und Verpflichtungen können Sie schnell den Überblick verlieren. Eine Compliance-Management-Software visualisiert alle Ergebnisse in übersichtlicher Form. Meist geschieht das bereits auf dem Dashboard. Die Erfüllung verschiedener Vorschriften lässt sich so unkompliziert einsehen. Im Umkehrschluss bedeutet das auch, dass Sie potentielle Risiken direkt erkennen können. Notwendige Maßnahmen lassen sich anschließend direkt ableiten. Damit senken Sie das Fehlerpotential, um richtlinienkonform und somit nachhaltig zu handeln.

Compliance + Digitalisierung = Nachhaltigkeit

Indem Sie Ihr Compliance Management digital lösen, sparen Sie Zeit, Geld und Personal und agieren dadurch auf ökologischer, ökonomischer sowie sozialer Ebene nachhaltiger. Unsere Software-Lösung iManSys deckt dabei alle Bereiche ab, die für ein nachhaltiges Compliance Management erforderlich sind. Von der Pflichtendelegation über Legal Compliance bis hin zum Risiko- und Umweltmanagement: Mit iManSys setzen Sie Ihre Projektideen digital sowie vor allem nachhaltig um und garantieren so den Aufbau einer rechtskonformen als auch zukunftsorientierten Unternehmensstrategie.

Kennen Sie schon unser kostenfreies E-Book? Hier zeigen wir Ihnen, wie sich Compliance und HSQE digital mit iManSys umsetzen lassen. Schauen Sie doch gleich mal rein!

Weiterführende Infos:

Digitale Welt (2018): Digital human: Die Korrelation von Digitalisierung, Nachhaltigkeit und Compliance als Exzellenzfaktor für Unternehmen. Online verfügbar unter https://digitaleweltmagazin.de/digital-human-die-korrelation-von-digitalisierung-nachhaltigkeit-und-compliance-als-exzellenzfaktor-fuer-unternehmen/ (Abgerufen am 04.08.2022).

Ramboll (2020): Managing Sustainability. Key Findings of Ramboll’s 2019 Sustainability Survey. Online verfügbar unter https://indd.adobe.com/view/9e6bc77b-f715-4b37-ac0a-770df9194394 (Abgerufen am 25.08.2022).

Der Einfachheit und besseren Lesbarkeit halber wird im Text das generische Maskulinum verwendet – gemeint sind damit immer alle Geschlechter.

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