Egal ob Gesetzesvorgaben, Vereinbarungen mit Kunden, Absprachen mit Branchenverbänden, Festlegungen mit Interessensgruppen oder Selbstverpflichtungen: Ihr Unternehmen ist einer Fülle an Vorschriften ausgesetzt. Die Rechtskonformität kann dabei schnell zur Herausforderung werden – schließlich müssen Sie sämtliche Verpflichtungen kennen, einhalten und überwachen. Compliance wirkt auf die Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit Ihres Betriebes und kann im Falle eines Verstoßes zu folgenschweren Strafen führen.
Nachfolgend erklären wir Ihnen, wie Sie rechtskonform handeln und mit welchen Strafen Sie bei Missachtungen rechnen müssen. Außerdem widmen wir uns der Frage, welche Rechte hierfür relevant sind. Abschließend erfahren Sie, was Rechtskonformität eigentlich mit Nachhaltigkeit zu tun hat und welche Rolle die Digitalisierung dabei spielt. Wenn Sie tiefer in das digitale Compliance-Management eintauchen möchten, empfehlen wir Ihnen unser kostenfreies E-Book. Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Lesen!
Was bedeutet Rechtskonformität?
Wenn Sie im Unternehmensalltag rechtskonform handeln wollen, dann müssen Sie alle relevanten rechtlichen sowie betriebsinternen Verpflichtungen einhalten. Hierunter zählen einerseits Vorgaben aus Gesetzen, Verordnungen, Richtlinien, Anordnungen, Gerichtsurteilen oder Auflagen von Behörden. Andererseits müssen aber auch Anforderungen aus Vertragsbedingungen und Vereinbarungen sowie selbst auferlegte Grundsätze oder öffentliche Verpflichtungen Ihres Betriebes Berücksichtigung finden.
Die betriebliche Rechtskonformität wird auch unter dem Begriff „Compliance“ zusammengefasst. Compliance meint damit grundlegend die Einhaltung von Gesetz und Recht, Redlichkeit sowie Geschäftsethik.
Die Herausforderung im rechtskonformen Handeln liegt in der Bandbreite der Vorgaben und Verpflichtungen. Diese reichen vom Arbeits- und Umweltschutz über das Personalwesen und die Exportkontrolle bis hin zur Beachtung der Herkunftsbezeichnungen. Wichtige Themen im Compliance-Management sind u. a. Korruption, Kartellverbote, Diskriminierung oder Datenschutz.
Oberstes Ziel von Compliance ist natürlich die Prävention von Verstößen jeder Art. Dafür ist es jedoch entscheidend, dass Sie innerhalb Ihres Unternehmens zunächst das Bewusstsein für rechtskonformes Handeln schaffen. Das bedeutet, dass Sie sämtliche interne und externe Vorschriften kontinuierlich ermitteln, aktualisieren, kommunizieren und erfüllen müssen. Das ist die Voraussetzung dafür, negative Konsequenzen wie straf-, zivil- und verwaltungsrechtliche Verfahren zu reduzieren bzw. von Grund auf zu vermeiden.
Wichtig dabei: Compliance beginnt von oben, denn damit die Rechtskonformität in Ihrem Betrieb gewährleistet werden kann, muss die Geschäftsführung mit gutem Beispiel vorangehen. Es ist daher die Aufgabe der Führungsebene, Compliance-Richtlinien festzulegen und die Belegschaft dafür zu sensibilisieren.
Exkurs: Governance, Risk und Compliance
Die drei Aspekte Corporate Governance, Risikomanagement und Compliance sind ausschlaggebend für eine effiziente Unternehmensführung. Sie finden sich daher im sogenannten „GRC-Modell“ wieder. Ziel des Konzeptes ist es, dass Betriebe Verantwortung für Umwelt und Gesellschaft übernehmen, die über die gesetzlichen Mindestanforderungen hinausgeht. Das kann nur funktionieren, wenn alle Bereiche zusammenspielen. Nachfolgend werfen wir einen Blick auf die einzelnen Bestandteile:
- Governance: Governance steht in erster Linie für die verantwortungsvolle Unternehmensführung im Sinne des Betriebes und der externen Interessensgruppen. Wichtig ist hierbei die Beachtung interner Regelungen sowie nationaler und internationaler Gesetzgebungen.
- Risikomanagement: Mit Hilfe des Risikomanagements können potentielle Risiken für die Unternehmensziele rechtzeitig identifiziert werden. Gleichzeitig gilt es, diese durch passende Gegenmaßnahmen zu verhindern oder zu minimieren.
- Compliance: Im Unterschied zur Governance geht Compliance weit über das Verhältnis zwischen Unternehmen, Interessensgruppen und Beschäftigten hinaus. Vielmehr betrifft die Rechtskonformität alle ethischen und moralischen Werte, auf dessen Fundament der Betrieb agiert. Auch Corporate Social Responsibility erlangt hierfür zunehmend an Bedeutung.
Legal Compliance und Corporate Compliance
Um zu verstehen, was Rechtskonformität im Unternehmen genau bedeutet, schauen wir uns den Compliance-Begriff noch einmal genauer an. Dieser lässt sich nämlich in die beiden Bereiche Legal und Corporate Compliance unterteilen.
Grundsätzlich steht Legal Compliance dafür, sämtliche juristischen Vorschriften in allen Unternehmensprozessen einzuhalten. Für die Bereiche Umwelt, Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz bedeutet Rechtskonformität konkret, alle umwelt-, arbeitssicherheits- und gesundheitsspezifischen Rechtsvorgaben zu kennen und zu erfüllen. Beachten Sie, dass sich auch Niederlassungen an Auslandsstandorten an die jeweils geltenden nationalen Rechte halten müssen. Eine Lösung hierfür bietet der Einsatz eines Rechtskatasters.
Compliance umfasst aber längst nicht nur Legal Compliance. Mit Corporate Compliance ist häufig allgemein die Regeltreue im Unternehmen gemeint. Vielmehr geht es hierbei darum, unternehmensinterne Prinzipien und Verhaltensgrundsätze zu berücksichtigen. Während bei Legal Compliance staatliche Vorschriften im Vordergrund stehen, bezeichnet der Begriff der Corporate Compliance die Einhaltung ethischer Ansprüche. Dazu gehören ebenso Wertevorstellungen, Redlichkeit und Integrität im Betrieb. Es handelt sich somit um Richtlinien, die Ihr Unternehmen vorwiegend freiwillig befolgt.
Des Weiteren lässt sich rechtskonformes Handeln noch in weitere Unterbereiche gliedern. Hierzu gehören bspw.:
- IT Compliance: Bestimmungen zum Datenschutz und zur Informationssicherheit, wie bspw. durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
- Financial Compliance: Präventionsmaßnahmen zur Vermeidung von Finanzdelikten wie Korruption, Steuerhinterziehung, Geldwäscherei
- Controlling Compliance: Vorgaben zur rechtskonformen Umsetzung des Controllings, vor allem im Rechnungswesen
- Social Compliance: Regelungen zu fairen Arbeitsbedingungen, Lieferantenprozessen sowie Umweltschutz
Warum ist Rechtskonformität für Ihr Unternehmen unerlässlich? Mit welchen Strafen müssen Sie bei Verstößen rechnen?
Verschiedene Aspekte machen ein rechtskonformes Handeln in Ihrem Betrieb unverzichtbar. Dazu zählt vor allem der wachsende Ermittlungs- und Überwachungsdruck durch Aufsichts- oder Strafverfolgungsbehörden. Diese kontrollieren die Einhaltung der vorgegebenen Rechte. Im schlimmsten Fall drohen Ihnen bei Missachtungen erhebliche Sanktionen.
Aber auch der investigative Journalismus übt Druck auf die Rechtskonformität in Ihrem Unternehmen aus. Schließlich besteht ein öffentliches Interesse an der Regeleinhaltung in allen Wirtschaftsbranchen. Eine negative Berichterstattung über Missstände und Fehlverhalten in Ihrem Unternehmen kann so schnell zur Rufschädigung führen und ist daher immer mit erheblichen Reputationsrisiken verbunden.
Auch im Rahmen der gegenseitigen Vernetzung in der Wirtschaftswelt ist rechtskonformes Handeln ausschlaggebend. Durch die komplexe Zusammenarbeit von Unternehmen hat das Fehlverhalten einzelner Betriebe schnell Auswirkungen auf die Interessen anderer Partner. Verstärkt wird dies noch durch den Druck in der Lieferkette. Unternehmen legen zunehmend Wert auf das rechtskonforme Verhalten von Geschäftspartnern – nicht zuletzt durch die Vorgaben des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG).
Auch im Rahmen der gegenseitigen Vernetzung in der Wirtschaftswelt ist rechtskonformes Handeln ausschlaggebend. Durch die komplexe Zusammenarbeit von Unternehmen hat das Fehlverhalten einzelner Betriebe schnell Auswirkungen auf die Interessen anderer Partner. Verstärkt wird dies noch durch den Druck in der Lieferkette. Unternehmen legen zunehmend Wert auf das rechtskonforme Verhalten von Geschäftspartnern – nicht zuletzt durch die Vorgaben des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG).
Natürlich machen auch nationale sowie internationale Standards Compliance-Grundsätze unerlässlich. So sind Unternehmensinhaber bspw. durch §130 des Ordnungswidrigkeitengesetzes (OWiG) dazu verpflichtet, straf- oder bußgeldbewehrte Verstöße durch entsprechende Präventions- und Aufsichtsmaßnahmen zu verhindern.
Neben gesetzlichen Verpflichtungen spielt aber auch die Unternehmenskultur eine entscheidende Rolle. Schließlich bewerten Kunden und Partner einen Betrieb ebenso anhand der Erfüllung der zugesicherten Werte. Kommen Sie diesen Ansprüchen nicht nach, leidet auch die Zufriedenheit Ihrer Angestellten darunter. Zusammenfassend riskieren Sie Ruf, Existenz und Geld Ihres Betriebes, wenn Sie gegen relevante Verpflichtungen verstoßen.
Folgende Sanktionen und Konsequenzen drohen Ihnen bei Verstößen (Auszug):
- Reputationsverlust, Imageschäden und Rufschädigungen
- Geldstrafen
- Umsatzeinbrüche, Gewinnabschöpfung und Vermögensschäden
- Schadensersatzansprüche Dritter
- Verfahrenskosten sowie Kosten für Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer
- Freiheitsentzug
- Kündigungen
- gefährdete oder gar verlorene Geschäftsbeziehungen
Welche Rechte müssen Sie einhalten?
Wenn Sie sich erstmalig an das Thema Rechtskonformität wagen, dann stehen Sie schnell vor einer enormen Herausforderung. Denn um passende Compliance-Strukturen zu schaffen, müssen Sie im ersten Schritt alle zutreffenden Vorschriften identifizieren sowie interne Regelwerke festhalten. Jede Compliance-Analyse beginnt dabei in der Regel damit, allgemeine und betriebsspezifische Risikobereiche zu ermitteln. Nachfolgend haben wir Ihnen einige Risiken zusammengefasst, die Sie im Rahmen der Rechtskonformität berücksichtigen sollten (Auszug):
Allgemeine Risiken:
- Verstöße gegen Vorgaben des Arbeitsschutzgesetzes
- Verletzungen des Antidiskriminierungs
gesetzes - Korruptionsstraftaten
- Steuerhinterziehung
- unlauterer Wettbewerb
- Verletzungen des Datenschutzes
Spezifische Risiken:
- Geldwäsche
- Missachtung kartellrechtlicher Anforderungen
- Verstöße gegen Umweltstandards
- Missachtung von Meldepflichten bei börsennotierten Unternehmen
- Verletzung von Lebensmittel- und Hygienevorschriften
Die Schwierigkeit dabei: In jedem Unternehmen sind Arbeitsprozesse und -bedingungen unterschiedlich. Genauso individuell sind auch die geltenden Rechte und Pflichten für jede Branche. Grundsätzlich müssen Sie hierbei neben Vorgaben des privaten und öffentlichen Rechts ebenso das Strafrecht berücksichtigen.
Den Grundbaustein bilden zunächst Vorschriften zum Schutz vor Diskriminierung sowie zur Vermeidung von Korruption, Kartellverstößen und Interessenkonflikten. Hinzu kommen gesetzliche Vorgaben zu Spezialthemen wie Gesundheits-, Umwelt- und Datenschutz, Produkt- und Informationssicherheit oder Verzollung.
Darüber hinaus sind auch Vorgaben zu den Grundsätzen gesellschaftlicher Verantwortung unverzichtbar. Das Stichwort hierfür lautet Corporate Social Responsibility (CSR). Das Verbot von Zwangs- und Kinderarbeit sowie die Kontrolle innerhalb der gesamten Lieferkette stellen dabei nur einige Aspekte dar.
Allein im Bereich Arbeitsschutz kommt so eine Fülle an Verpflichtungen auf Sie zu. Um nur eine kleine Auswahl zu nennen, gehören hierzu natürlich das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sowie die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) für Arbeitsmittel. Ebenfalls relevant sind das Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) für Betriebsärzte und Sicherheitsfachkräfte, das Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG), das Mutterschutzgesetz (MuSchG) oder die Verordnung über arbeitsmedizinische Vorsorge (ArbMedVV).
Je nach Unternehmensbranche müssen Sie dann noch spezifische Vorgaben beachten, wie z. B. die Gefahrstoffverordnung (GefStoffV), das Chemikaliengesetz (ChemG) oder die Baustellenverordnung (BaustellV). Hinzu kommen viele weitere arbeitsschutzspezifischen Rechte. Schließlich gilt es auch, unternehmensinterne Verhaltensregeln sowie Vereinbarungen aus Verträgen mit Kunden und Lieferanten einzuhalten.
Was hat Rechtskonformität eigentlich mit Nachhaltigkeit zu tun?
Um die geltenden Regeln und Richtlinien für Ihren Betrieb systematisch zu erfassen und deren Einhaltung zu überprüfen, kommt ein Compliance-Management-System (CMS) zum Einsatz. Dieses umfasst alle Maßnahmen und Strukturen, die Ihre Unternehmensführung festgelegt hat, um die Rechtskonformität und Gesetzestreue zu gewährleisten. Hierbei ist es nötig, dass Sie auch voneinander unabhängige Prozesse miteinander verknüpfen.
Was in vielen Unternehmen dabei häufig unterschätzt wird: Compliance-Management und Nachhaltigkeitsmanagement gehören enger zusammen, als Sie vielleicht im ersten Moment annehmen. Tatsächlich ist Rechtskonformität ein wesentlicher Baustein für nachhaltiges Wirtschaften. Das zeigt bspw. ein Blick in den Deutschen Nachhaltigkeitskodex (DNK). Gesetzes- und richtlinienkonformes Verhalten ist hier konkret im Kriterium 20 verankert.
Für Nachhaltigkeit in Ihrem Unternehmen ist eine rechtskonforme und redliche Geschäftsführung Grundvoraussetzung. Denn nur wenn Sie alle ökonomischen, ökologischen und sozialen Anforderungen einhalten, kann sich Ihr Betrieb nachhaltig und zukunftsorientiert entwickeln. Rechtskonformität ist damit der erste Schritt für Nachhaltigkeit in allen Arbeitsprozessen.
Für Nachhaltigkeit in Ihrem Unternehmen ist eine rechtskonforme und redliche Geschäftsführung Grundvoraussetzung. Denn nur wenn Sie alle ökonomischen, ökologischen und sozialen Anforderungen einhalten, kann sich Ihr Betrieb nachhaltig und zukunftsorientiert entwickeln. Rechtskonformität ist damit der erste Schritt für Nachhaltigkeit in allen Arbeitsprozessen.
Hierfür ist es entscheidend, die Potenziale der Digitalisierung im Bereich des Compliance-Managements zu erkennen und umzusetzen. So können Sie mit einer effektiven Compliance-Management-Software den Aufwand für die Erfassung und Erfüllung sämtlicher Bestimmungen spürbar senken. Je komplexer die Rechtsvorgaben und Richtlinien in Ihrem Unternehmen dabei sind, desto mehr entlastet Sie eine Software-Lösung. In unserem themenbezogenen Artikel geben wir Ihnen sieben gute Gründe, warum digitales Compliance Management einfach nachhaltiger ist.
Mit unserer HSQE Compliance-Management-Software iManSys behalten Sie den Überblick über alle geltenden Richtlinien, Vorschriften und Pflichten. Verknüpfen Sie Schulungen, Gefährdungen oder Dokumente mit den jeweiligen Vorgaben und delegieren Sie diese transparent an Ihre Mitarbeiter. Durch die Anbindung an die entsprechenden Rechtsdatenbanken erhalten Sie eine automatische Benachrichtigung, wenn sich Gesetze ändern. Gleichzeitig können Sie so jederzeit den Status Ihrer Legal Compliance nachweisen. Für mehr Nachhaltigkeit in der Arbeitswelt: sicher, einfach, effektiv!
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Weiterführende Infos:
Claydon J. (2013): Compliance/Legal Compliance. In: S.O Idowu, N.Capaldi, L. Zu & A.D. Gupta (Hrsg.), Encyclopedia of Corporate Social Responsibility. Berlin, Heidelberg: Springer.
Hauschka, C. E., Moosmayer, K.& Lösler, T. (2016): Corporate Compliance. Handbuch der Haftungsvermeidung im Unternehmen. Online verfügbar unter https://beck-online.beck.de/?vpath=bibdata/komm/HauschkaHdbCC_3/cont/HauschkaHdbCC.htm (Abgerufen am 04.05.2022).
Preusche, R. & Würz, K. (2016): Compliance. 2. Auflage. Freiburg: Haufe.
Der Einfachheit und besseren Lesbarkeit halber wird im Text das generische Maskulinum verwendet – gemeint sind damit immer alle Geschlechter.
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