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Wartungsplan: 5 wichtige Grundlagen für regelmäßige Wartungsarbeiten

Wussten Sie, dass Sie mit regelmäßigen Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen rund drei- bis fünfmal höhere Folgekosten einer Störung vermeiden können? Immerhin sorgt die Wartung dafür, dass Ihre Maschinen und Anlagen langfristig funktionstüchtig bleiben. Ein zentrales Hilfsmittel hierbei ist der Wartungsplan, mit dem Sie den Überblick über die Intervalle und Prüfaspekte der Wartung behalten.

Nachfolgend beantworten wir Ihnen die fünf wichtigsten Fragen rund um die Verwendung eines Wartungsplanes. Wir zeigen dabei, welche Vorteile die Verwendung bietet und welche Inhalte der Plan umfassen sollte. Außerdem geben wir Tipps für die Erstellung und erklären, wie Ihnen ein digitaler Wartungsplaner dabei helfen kann. Viele weitere Informationen zum elektronischen Instandhaltungsmanagement sowie zur Arbeit mit einer HSQE-Software erfahren Sie in unserem umfangreichen E-Book.

Wozu ein Wartungsplan?

Die Wartung von Maschinen ist gemäß der DIN 31051 eine Grundmaßnahme der Instandhaltung. Ziel dabei ist es, den SOLL-Zustand einer Anlage zu erhalten. Die Wartung gewährleistet somit die Funktionssicherheit für einen längeren Zeitraum. Sie umfasst Aufgaben wie das Nachstellen, Reinigen, Auswechseln, Auslösen und Schmieren von Bestandteilen.

Eine rechtzeitige und effektive Wartung ermöglicht einen reibungslosen Produktionsbetrieb. Damit das gelingt, kommen Wartungspläne zum Einsatz. Ein Wartungsplan – häufig auch Serviceplan genannt – dient dazu, erforderliche Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen im Unternehmen im Überblick zu behalten. Er lässt sich dabei sowohl für Maschinen und Produktionsanlagen als auch für Gebäudetechnik nutzen. Dadurch garantieren Sie, dass Sie die regelmäßigen Überprüfungen der Geräte einhalten.

Der Wartungsplan gibt vor, zu welchen Zeitintervallen Wartungen anstehen und was genau Sie dabei prüfen müssen. Besonders wichtig ist, dass Sie den Wartungsplan fortwährend sorgfältig pflegen und effizient gestalten. So können Sie nicht nur Kosten sparen, sondern auch sicherstellen, dass Sie technische Anlagen unter optimaler Leistung verwenden.

Da jede Maschine anders aufgebaut ist, ist es nur logisch, für jede einen eigenen Wartungsplan zu erstellen. Dieser basiert zumeist auf den Angaben der Gerätehersteller, die im Betriebshandbuch zu finden sind. Bestandteil jeder Wartungsplanung sind zudem konkrete Instandhaltungsanweisungen, die wir später noch ausführlicher beleuchten werden.

Schließlich bildet der Wartungsplan auch die Grundlage für das Wartungsprogramm einer Anlage. Eine gute Planung garantiert dabei, dass jede Maschine die richtige Behandlung sowie die passenden Ersatzteile erhält.

Welche Vorteile bietet ein Wartungsplan?

Die Wartung Ihrer Maschinen und Anlagen ist für verschiedene Unternehmensaspekte entscheidend. Zunächst können Sie durch regelmäßige Wartungsarbeiten Probleme von Geräten rechtzeitig erkennen und so unerwartete Ausfälle vermeiden. Gleichzeitig sorgen Sie dadurch auch für die Langlebigkeit aller Maschinen und erhöhen somit nicht nur die Produktivität, sondern stellen auch eine nachhaltige Produktion sicher.

Aus unternehmerischer Sicht ist es darüber hinaus ebenfalls wichtig, anfallende Kosten zu senken. Kostenfaktoren sind bspw. die Reparatur oder der Austausch kaputter Maschinen. Damit Sie sich die Ausgaben hierfür erhalten können, sollten Sie unbedingt auf regelmäßige Instandhaltungsmaßnahmen setzen. Ein weiterer positiver Aspekt: Sie verringern Störungen im Arbeitsalltag und optimieren Betriebsabläufe.

Der Wartungsplan sorgt für sichere Maschinen

Neben der Gewährleistung von Betriebsprozessen sollte ein elementarer Aspekt nicht vergessen werden: Die Verringerung von Gefährdungen für Ihre Angestellten. Immerhin sorgen Sie durch die stetige Überwachung von Maschinen und Werkzeugen für deren einwandfreien Zustand. Arbeitsunfälle lassen sich so deutlich reduzieren, denn: Gewartete Maschinen sind gleichzeitig sichere Maschinen. Regelmäßige Wartungen sind daher ein wichtiger Bestandteil der Arbeitssicherheit in Ihrem Unternehmen.

Der Wartungsplan sorgt für sichere Maschinen

Neben der Gewährleistung von Betriebsprozessen sollte ein elementarer Aspekt nicht vergessen werden: Die Verringerung von Gefährdungen für Ihre Angestellten. Immerhin sorgen Sie durch die stetige Überwachung von Maschinen und Werkzeugen für deren einwandfreien Zustand. Arbeitsunfälle lassen sich so deutlich reduzieren, denn: Gewartete Maschinen sind gleichzeitig sichere Maschinen. Regelmäßige Wartungen sind daher ein wichtiger Bestandteil der Arbeitssicherheit in Ihrem Unternehmen.

In engem Zusammenhang zu diesen Vorteilen steht die Nutzung eines Wartungsplanes. Schließlich bildet dieser die Grundvoraussetzung für effiziente Wartungsprozesse. Der Wartungsplan ermöglicht damit (Auszug):

  • eine exakte Planung von Wartungsmaßnahme
  • eine Checkliste für den ausführenden Wartungsbeauftragte
  • einen Nachweis über die Durchführung der Wartungsmaßnahme
  • die Erfolgskontrolle im Rahmen der Instandhaltung
  • eine detaillierte Planbarkeit von Produktion und Instandhaltung
  • ein Schulungsinstrument für externe Wartungsdienstleister und neue Servicemitarbeiter

Was muss in einem Wartungsplan erfasst werden?

Grundlegend müssen Sie alle für die Wartung erforderlichen Eckdaten der Maschinen im Wartungsplan notieren. Dazu gehören bspw. die Bezeichnung der Anlage, der Typ und Standort, das Alter bzw. der Anschaffungszeitpunkt, die Verwendungsart sowie erforderliche Ersatzteile. Nachfolgend betrachten wir die wichtigsten Inhalte genauer.

Objekte: Natürlich müssen Sie die zu wartenden Objekte wie Anlagen, Systeme oder Komponenten detailliert erfassen. Hierbei ist es sinnvoll, die Objekte zu gruppieren. So setzt sich die Kategorie „Maschinen“ z. B. aus Schleif-, Dreh- oder Fräsmaschinen zusammen.

Aufgaben: Ebenso relevant sind die konkreten Aufgaben bei der Wartung. Dokumentieren Sie daher, welche Tätigkeiten genau an der Maschine anfallen. Notieren Sie auch die Reihenfolge und Priorität der notwendigen Maßnahmen.

Zeit: Bei der Angabe der Zeit sollten Sie sowohl den Start- und Endtermin als auch die Dauer der Wartungsaufgabe berücksichtigen. Auch die Wartungsintervalle sind hierfür bedeutsam. Fallen diese zu gering aus, drohen Ausfallzeiten und unnötige Kosten. Daneben sollten Sie ebenso den Zeitpunkt der Wartung gut durchdenken, um nicht mitten im Arbeitsprozess zu stören. Vergessen Sie nicht, Angestellte, die an den Anlagen arbeiten, über die Zeiträume der Wartungsarbeiten zu informieren.

Wartungsverantwortliche: Empfehlenswert ist es, die Komplexität jeder Wartungsaufgabe anzugeben. So kennen Sie das benötigte Fähigkeitslevel und können daraus ableiten, wen Sie mit der Wartung beauftragen. Wartungsverantwortliche können dabei eigene Beschäftigte oder externe Dienstleister sein.

Anleitung: Optimalerweise hinterlegen Sie im Wartungsplan auch standardisierte Anweisungen, die für alle Wartungsbeauftragten als Richtlinie gelten. Hierfür bieten sich Bedienungs- oder Instandhaltungsanleitungen des Herstellers an.

Mittel/Ersatzteile: Erfassen Sie in dieser Kategorie alle Werkzeuge, Hilfs- und Verbrauchsmittel, Messgeräte oder Hebebühnen, die für die Durchführung der Wartung notwendig sind. Auch Ersatz- und Verschleißteile sollten Sie dabei berücksichtigen. Menge und Umfang der erforderlichen Materialien müssen Sie dazu im Vorfeld abschätzen.

Im Wartungsplan werden erforderliche Mittel festgehalten.
Im Wartungsplan werden erforderliche Mittel festgehalten.

Mittel/Ersatzteile: Erfassen Sie in dieser Kategorie alle Werkzeuge, Hilfs- und Verbrauchsmittel, Messgeräte oder Hebebühnen, die für die Durchführung der Wartung notwendig sind. Auch Ersatz- und Verschleißteile sollten Sie dabei berücksichtigen. Menge und Umfang der erforderlichen Materialien müssen Sie dazu im Vorfeld abschätzen.

Darüber hinaus gibt es noch andere Gründe, um bestimmte Inhalte in den Wartungsplan aufzunehmen. Dazu zählen bspw. rechtliche Vorgaben, ökologische und hygienische Aspekte oder unternehmensspezifische Anforderungen.

Wie erstellen Sie einen Wartungsplan?

Bevor Sie einen Wartungsplan erstellen, steht zunächst die Bestandsaufnahme der Geräte an. Klären Sie dabei, aus welchen Teilen sich die Maschine zusammensetzt. Welche Baugruppen sind zudem in welchen Intervallen zu kontrollieren? Entscheidend dabei ist, keine Elemente zu vergessen.

Im Anschluss müssen Sie dann konkrete Wartungsaufgaben festlegen und überlegen, wann und wie häufig diese stattfinden sollen. Empfehlenswert ist es auch, in diesem Arbeitsschritt das Level der Wartungsmaßnahmen einzustufen, um passendes Personal zuordnen zu können.

Ist der Wartungsplan mit allen benötigten Inhalten gefüllt, ist die Arbeit jedoch noch nicht getan. Bedenken Sie, dass Wartungspläne stets dynamisch sind und daher regelmäßig aktualisiert werden müssen. Schließlich entwickeln sich technische Anlagen, Betriebsmittel oder Softwarekomponenten beständig weiter. Auch Gerätehersteller passen Wartungsvorgaben daher immer wieder an technische Änderungen an. Das heißt für Sie: Sie müssen den Wartungsplan fortwährend anpassen sowie geänderte Herstellerangaben rechtzeitig übernehmen.

Digitale Unterstützung bei der Wartung: Der Wartungsplaner

Ein digitaler Wartungsplaner übernimmt die Abbildung von Wartungsplänen für Sie. Er umfasst dabei in der Regel die Verwaltung von Prüfterminen sowie die Organisation von wiederkehrenden Wartungsarbeiten oder geplanten Reparaturen. Der Wartungsplaner dient somit vor allem der präventiven Instandhaltung. Weitere Informationen zu Maßnahmen und Strategien erfahren Sie in unserem Artikel zum Instandhaltungsmanagement.

Ein Wartungsplaner beinhaltet in erster Linie folgende Angaben:

  • Welche Anlage ist nach welcher Prüfvorschrift zu prüfen?
  • Wann wurde die Anlage geprüft bzw. wann steht die nächste Wartung an?
  • Was sind Maßnahmen bzw. Ergebnisse der Wartung?
  • Wer hat die Prüfung vorgenommen?
Ein digitaler Wartungsplaner vereinfacht die Organisation von Wartungsarbeiten.

Neben dem Wartungsplaner kommt oftmals auch eine Instandhaltungssoftware in Betrieben zum Einsatz. Der Unterschied dabei: Die Instandhaltungssoftware ermöglicht es zumeist, alle notwendigen Aktivitäten der Instandhaltung abzubilden. Zum Leistungsportfolio zählen dabei nicht nur die reine Planung von Wartungsmaßnahmen, sondern ebenso die Verwaltung organisatorischer Aufgaben der Instandhaltung. Dazu gehört bspw. die umfassende Dokumentation von Wartungsmaßnahmen. Eine Instandhaltungssoftware verfolgt demnach einen ganzheitlichen Ansatz. Wartungsplaner oder eine Software zur Wartungsplanung können aber ein integrierter Bestandteil sein.

Ein digitaler Wartungsplaner vereinfacht die Organisation von Wartungsarbeiten.

Neben dem Wartungsplaner kommt oftmals auch eine Instandhaltungssoftware in Betrieben zum Einsatz. Der Unterschied dabei: Die Instandhaltungssoftware ermöglicht es zumeist, alle notwendigen Aktivitäten der Instandhaltung abzubilden. Zum Leistungsportfolio zählen dabei nicht nur die reine Planung von Wartungsmaßnahmen, sondern ebenso die Verwaltung organisatorischer Aufgaben der Instandhaltung. Dazu gehört bspw. die umfassende Dokumentation von Wartungsmaßnahmen. Eine Instandhaltungssoftware verfolgt demnach einen ganzheitlichen Ansatz. Wartungsplaner oder eine Software zur Wartungsplanung können aber ein integrierter Bestandteil sein.

Egal ob Sie sich für einen separaten Wartungsplaner entscheiden oder auf eine ganzheitliche Instandhaltungssoftware setzen: Eine digitale Lösung hilft Ihnen in jedem Fall, Ihre Wartungspläne besser, schneller und effizienter zu verwalten. Grund dafür sind u. a. automatisierte Prozesse, die Ihnen eine Vielzahl an organisatorischen Aufgaben abnehmen.

Mit unserer Software-Lösung iManSys erfassen Sie alle Maschinen, Anlagen und Werkzeuge in Ihrem Unternehmen – verschiedene Standorte werden dabei berücksichtigt. Darüber hinaus lassen sich die erforderlichen Wartungsanleitungen direkt im System hinterlegen. Unser integriertes Dokumentenmanagement garantiert Ihnen dabei zu jedem Zeitpunkt eine umfassende Rechts- und Revisionssicherheit. Anschließend können Sie individuelle Wartungsintervalle für Ihre Anlagen festlegen und sich automatisch an die Fristen erinnern lassen. Verknüpfen Sie außerdem alle zuständigen Angestellten mit der Wartungsaufgabe oder der Anlage. Schließlich ist auch die Ableitung von Maßnahmen vor oder nach der Wartung möglich.

Mit iManSys stellen Sie nicht nur die effektive Organisation von Wartungsplänen sicher, sondern sorgen auch dafür, dass Sie keine Wartung mehr vergessen. Weitere Vorteile unserer Instandhaltungssoftware sowie Informationen zum Zusammenspiel mit anderen HSQE-Bereichen haben wir für Sie in unserem kostenfreien E-Book zusammengefasst. Wir wünschen viel Spaß bei der Lektüre!

Weiterführende Infos:

DGUV (2020): Wiederkehrende Prüfungen elektrischer Anlagen und Betriebsmittel. Organisation durch den Unternehmer. Online verfügbar unter https://publikationen.dguv.de/widgets/pdf/download/article/787 (Abgerufen am 04.03.2022).

DGUV (2018): Instandhaltung – sicher und praxisgerecht durchführen. Online verfügbar unter https://publikationen.dguv.de/widgets/pdf/download/article/338 (Abgerufen am 04.03.2022).

Der Einfachheit und besseren Lesbarkeit halber wird im Text das generische Maskulinum verwendet – gemeint sind damit immer alle Geschlechter.

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