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Vorsorgekartei-Software – Aufwandsreduktion unter Berücksichtigung des Datenschutzes

Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, auf Grundlage der Gefährdungsbeurteilung eine angemessene arbeitsmedizinische Vorsorge anzubieten und zu organisieren. Dies geschieht in der Regel auf Grundlage der Gefährdungsbeurteilung. Für die Organisation und Dokumentation ist es notwendig, eine Vorsorgekartei anzulegen. In unserem Beitrag beschäftigen wir uns mit den verbindlichen Pflichten des Arbeitgebers sowie den Vorteilen einer Vorsorgekartei-Software unter Berücksichtigung bestehender Datenschutzbestimmungen.

Wer mehr über die verschiedenen Vorsorgearten sowie Anwendungsszenarien mit unserer Software-Welt „Arbeitsmedizin & Vorsorge“ erfahren möchte, findet weitere Informationen in unserem kostenfreien E-Book „Gesundheitsmanagement – Organisation von Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorgen“.

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Vorsorgekartei anlegen – Warum eigentlich?

Ziel der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) ist es, Maßnahmen zur frühzeitigen Erkennung und Verhütung von arbeitsbedingten Erkrankungen zu organisieren (§ 1). Dabei wird zunächst zwischen Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorgen unterschieden (§ 2):

„(…)
(2) Pflichtvorsorge ist arbeitsmedizinische Vorsorge, die bei bestimmten besonders gefährdenden Tätigkeiten veranlasst werden muss.
(3) Angebotsvorsorge ist arbeitsmedizinische Vorsorge, die bei bestimmten gefährdenden Tätigkeiten angeboten werden muss.
(4) Wunschvorsorge ist arbeitsmedizinische Vorsorge, die bei Tätigkeiten, bei denen ein Gesundheitsschaden nicht ausgeschlossen werden kann, auf Wunsch des oder der Beschäftigten ermöglicht werden muss.“

Der Arbeitgeber hat hierfür einen Arzt oder eine Ärztin bzw. entsprechende Betriebsärzte zu beauftragen. Diese benötigen alle wichtigen Informationen über die Arbeitsplatzverhältnisse sowie Zugang zu den Arbeitsplätzen. Weiter müssen auch der Anlass der Vorsorge sowie die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung kommuniziert werden (§ 3 Abs. 2).

Für den Arbeitnehmer ist relevant, dass die Vorsorgetermine während der Arbeitszeit stattfinden. Bei mehreren Vorsorgeanlässen werden diese auf einen Termin gelegt (Abs. 3). In jedem Falle werden hochsensible Mitarbeiterdaten benötigt, verarbeitet und dokumentiert. Dafür hat der Arbeitgeber eine Vorsorgekartei zu führen, in welcher die wesentlichen Informationen festgehalten sind (Stand 02/20):

  • Untersuchungsanlass
  • Untersuchungstag
  • Bestätigung der Untersuchung in Form einer Vorsorgebescheinigung

Darüber hinaus sind aus pragmatischen Gründen natürlich auch Name und Anschrift der Beschäftigten empfehlenswert, jedoch nicht ausdrücklich gefordert. Wichtig ist, dass keine automatische Ergebnismitteilung an den Arbeitgeber erfolgt. Die verantwortlichen Ärzte fassen die Ergebnisse stattdessen zusammen und geben Empfehlungen. Damit werden den Beschäftigten wichtige Arbeitnehmerrechte sowie das Recht auf Selbstbestimmung eingeräumt.

Prinzipiell werden in der Vorsorgekartei also nur die Vorsorgebescheinigungen erfasst. Für die reibungslose Organisation ist es natürlich empfehlenswert, auch Fristen und Wiederholungen zu dokumentieren.

Für die Dokumentation ist es unbedingt notwendig, die bestehenden Datenschutzbestimmungen zu beachten. So müssen alle Untersuchungsergebnisse zwar dauerhaft – sprich das gesamte Berufsleben lang – aufbewahrt werden. Jedoch sind die sensiblen Daten unter Verschluss zu halten, nur berechtigte Personen dürfen einen Zugang haben. Nähere Informationen hierzu lassen sich u. a. im Bundesdatenschutzgesetz finden.

Mit steigender Mitarbeiteranzahl sowie der Identifikation potenzieller Gefahren im Unternehmen (insbesondere beim Umgang mit Gefahrstoffen) erhöhen sich auch konsequenterweise die notwendigen Vorsorgeangebote. Um den enormen Aufwand stemmen zu können, ist der Einsatz einer Vorsorgekartei-Software empfehlenswert.

Vorsorgekartei-Software – Aufwandsreduktion und Datenschutz

Das grundlegende Ziel beim Einsatz einer Vorsorgekartei-Software ist die Aufwandsreduktion für alle Beteiligten. Dafür gilt es grundlegend, alle notwendigen Prozesse bei der Vorsorgeorganisation abbilden sowie Automatismen einrichten zu können. Hinzu kommt der Einbezug aller Beteiligten unter Berücksichtigung ihrer Verantwortlichkeiten. In einem konkreten Anforderungskatalog sollten sich folgende Punkte zumindest in abgewandelter Form wiederfinden lassen (Auszug):

1. Einheitliches Rollen- und Rechtekonzept

Bevor mit der operativen Arbeit begonnen werden kann, muss ein unternehmensspezifisches Rollen- und Rechtekonzept entwickelt werden. Die Berechtigungen lassen sich bspw. wie folgt aufteilen: HR-Abteilung (Anlegen von Vorsorgen, Planung von Vorsorgeterminen, Zuweisung von Vorsorgebedarfen, Erstellung von Angebotsschreiben), Mitarbeiter (Selbstbestimmung bei der Terminauswahl mit Zu- und Absagen), Ärzte (Dokumentation der Ergebnisse, Anlegen von Handlungsempfehlungen und Maßnahmen) und Vorgesetzte (Kontrolle der absolvierten Vorsorgen für die eigene Abteilung). Ein derartiges Berechtigungskonzept mit entsprechender Aufgabenverteilung stellt sicher, dass jeder nur die Informationen erhält, die benötigt werden bzw. deren Einsicht erlaubt ist.

2. Organisation von Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorgen

Bevor mit der Dokumentation in einer Vorsorgekartei-Software begonnen werden kann, müssen die Verantwortlichen dazu in der Lage sein, Pflicht-, Angebots sowie Wunschvorsorgen anzulegen und an die jeweiligen Mitarbeitergruppen zuzuweisen. Hier ist darauf zu achten, dass die verschiedenen Vorsorgen in einer systematischen Hierarchie abgelegt werden (bspw. Standorte oder Abteilungen). Das erleichtert die fortlaufende Arbeit im System.

3. Kommunikation der Vorsorgeangebote

Nachdem die Verantwortlichen (bspw. die HR-Abteilung) die Vorsorgeangebote angelegt haben, gilt es, diese an ausgewählte Mitarbeitergruppen zu kommunizieren. In der Regel steht hier eine E-Mail-Benachrichtigungsfunktion zur Verfügung. Bei Tätigkeiten ohne Bildschirmarbeitsplatz muss natürlich auf „klassische“ Kommunikationskanäle zurückgegriffen werden, wie bspw. das Schwarze Brett oder ein Briefformular.

4. Terminverwaltung mit Fristenüberwachung

Neben der Kommunikationsfunktion ist auch das Terminmanagement ein entscheidender Erfolgsfaktor für einen reibungslosen Ablauf. Idealerweise bekommen die Beschäftigten mehrere Terminvorschläge für anstehende Vorsorgen, welche sie selber auswählen können. Das hat den entscheidenden Vorteil, dass es nicht zu unnötigen Arbeitsausfällen sowie Produktionsunterbrechungen kommt. Gleichzeitig sollten die Vorgesetzten überwachen, ob die zugesagten Termine tatsächlich eingehalten wurden. Durch eine bedarfsorientierte Planung lassen sich zudem unnötige Doppeluntersuchungen vermeiden.

5. Vorsorgeübersicht und Dokumentation

Für eine effektive Bearbeitung sollten alle Vorsorgen sowie Mitarbeiter in einer übersichtlichen Darstellung abgebildet sein, bspw. in einer Matrix. In solch einer Vorsorgeübersicht lassen sich zunächst alle wichtigen Stammdaten für die Vorsorgeorganisation ablesen. Darüber hinaus muss die Vorsorgekartei-Software sicherstellen, dass nach einer absolvierten Untersuchung alle notwendigen Informationen datenschutzkonform gespeichert werden. Hier greift das bereits angesprochene Berechtigungskonzept, schließlich dürfen diese Informationen nicht für alle zugänglich sein.

6. Statistiken unter Berücksichtigung bestehender Datenschutzbestimmungen

Eine vollständige Qualitätssicherung lässt sich nur durch ein entsprechendes Reporting erreichen. Eine Vorsorgekartei-Software gibt hier u. a. Auskunft über die absolvierten Untersuchungen innerhalb bestimmter Zeiträume sowie entsprechende Terminierungen. Wichtig ist, dass das Reporting ohne die Erfassung von Gesundheitsdaten stattfindet.

7. Cloudbasierter Lösungsansatz

Der wesentliche Vorteil beim Einsatz einer Vorsorgekartei-Software liegt im orts- und zeitunabhängigen Zugriff der Verantwortlichen auf die benötigten Informationen. Der cloudbasierte Lösungsansatz stellt sicher, dass Organisation, Durchführung und Dokumentation aller Vorsorgeangebote möglichst effektiv geschehen. Hier lassen sich enorme Zeiteinsparungen erzielen – was letztlich auch auf den Unternehmenserfolg einzahlt.

8. Integriertes Maßnahmenmanagement

Die bisher aufgeführten Punkte verdeutlichen bereits, dass der Leistungsumfang einer Vorsorgekartei-Software über die reine Dokumentationsfunktion hinausgehen sollte. Das Erstellen von Gefährdungsbeurteilungen sowie die Zuweisung von Unterweisungen stellen wichtige Elemente im Rahmen eines integrierten Maßnahmenmanagements dar. Ganzheitliche Lösungen haben zudem den Vorteil, dass die Nutzer nicht mit mehreren unterschiedlichen Systemen arbeiten müssen.

9. Customizing-Optionen

Jedes Unternehmen ist unterschiedlich und stellt daher unterschiedliche Anforderungen an die internen Arbeitsschutzprozesse. Software-Anbieter müssen daher in der Lage sein, auf die verschiedenen Wünsche ihrer Anwender einzugehen. Die Option für kundenindividuelle Anpassungen ist zwar kein Muss, jedoch für die langfristige Zusammenarbeit zwischen Anbieter und Anwender durchaus empfehlenswert.

Dieser erste Entwurf eines möglichen Anforderungskataloges lässt sich je nach Projektumfang natürlich beliebig erweitern. Entscheidend ist, dass die Software-Lösung sowohl die rechtlichen Rahmenbedingungen als auch die Bedürfnisse der Unternehmen berücksichtigt.

Mehr zu den Themen Arbeitsschutz-Software sowie Informationen zu den einzelnen Funktionalitäten finden Sie in unserer umfangreichen Content-Bibliothek. Hier haben wir u. a. kostenfreie Whitepaper, E-Books sowie Anwendungsszenarien und Erfolgsgeschichten mit unserer HSQE Compliance-Management-Software iManSys hinterlegt.

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Weiterführende Informationen:

BMJV (o. J.): Bundesdatenschutzgesetz. Online verfügbar unter https://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_2018/ (Zugriffsdatum: 04.02.2020)

BMJV (o. J.): Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV). Online verfügbar unter https://www.gesetze-im-internet.de/arbmedvv/BJNR276810008.html (Zugriffsdatum: 04.02.2020)

Haufe (o. J.): Vorsorgekartei. Online verfügbar unter https://www.haufe.de/personal/haufe-personal-office-platin/vorsorgekartei_idesk_PI42323_HI2990294.html (Zugriffsdatum: 04.02.2020)

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