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Pflichtvorsorge: Die 5 drängendsten Fragen in Unternehmen

Zur Arbeitsmedizinischen Vorsorge im Betrieb gehört die Angebots-, Wunsch- und Pflichtvorsorge. Besonders Letztere sorgt oftmals für Unsicherheiten bei der Planung und Organisation: Wie, wann und warum sind verpflichtende Vorsorgeuntersuchungen durchzuführen? Wir geben Ihnen Antworten auf die fünf wichtigsten Fragen und klären u. a., ob die Beschäftigten verbindlich teilnehmen müssen und bei welchen Tätigkeiten eine Pflichtvorsorge überhaupt erforderlich ist.

Damit Sie bei der Vielzahl an Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorgen für alle Angestellten nicht durcheinanderkommen, sollten Sie unbedingt auf eine Vorsorgekartei zurückgreifen. Wie sich diese digital einsetzen lässt, ist nicht nur Thema unseres Beitrages, sondern steht auch im Fokus unseres kostenfreien Whitepapers zur Arbeitsmedizinischen Vorsorge. Ein Blick hinein lohnt sich.

Warum sind Pflichtvorsorgen erforderlich?

Pflichtvorsorgen sind eine Form der Arbeitsmedizinischen Vorsorge. Als individuelle Arbeitsschutzmaßnahme zielt diese darauf ab, Berufskrankheiten zu verhindern und die Gesundheit aller Beschäftigten zu gewährleisten. Dabei ist es wichtig, arbeitsbedingte Gesundheitsbeschwerden und Erkrankungen im Vorfeld zu erkennen sowie diesen vorzubeugen.

Die Pflichtvorsorge steht dabei an erster Stelle, da sie Arbeitnehmer vor besonderen Gefährdungen schützen soll. Wie es der Name bereits verrät, sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, diese Form der Vorsorge bei stark gefährdenden Tätigkeiten durchzuführen. Das bedeutet gleichzeitig auch, dass Beschäftigte ihrer Arbeit nur nachgehen dürfen, wenn sie zuvor an der Pflichtvorsorge teilgenommen haben. Oder anders ausgedrückt: Die Vorsorge ist Tätigkeitsvoraussetzung. Ihre Mitarbeiter müssen somit verbindlich am Vorsorgetermin teilnehmen.

Doch bevor es so weit ist, müssen Sie mit Hilfe einer Gefährdungsbeurteilung prüfen, ob der Gefährdungsgrad der Arbeitstätigkeiten so hoch ist, dass eine Pflichtvorsorge erforderlich wird. Dazu gilt es die tatsächliche Arbeitssituation mit den Voraussetzungen der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) abzugleichen.

Im anschließenden Vorsorgetermin prüft der Betriebsarzt dann, ob der Angestellte die Tätigkeit bedenkenlos ausführen kann, ohne dass seine Gesundheit dabei gefährdet ist. Beschäftigte sollten ihre Arbeit nur dann ausüben, wenn der Betriebsarzt sie als unbedenklich bewertet hat bzw. von ihm empfohlene Präventionsmaßnahmen umgesetzt werden. Bestandteil der Pflichtvorsorge ist daher die individuelle Beratung und Untersuchung der Arbeitnehmer.

Übrigens:

Die Pflichtvorsorge hat oberste Priorität für die Gesundheit der Beschäftigten. Sollte der Arbeitgeber dennoch auf die Pflichtvorsorge verzichten oder diese nicht rechtzeitig veranlassen, droht ihm eine Strafe, bspw. in Form einer Bußgeldzahlung.

Anders als die Angebots- und Wunschvorsorge ist die Pflichtvorsorge zwingend erforderlich.
Anders als die Angebots- und Wunschvorsorge ist die Pflichtvorsorge zwingend erforderlich.

Übrigens:

Die Pflichtvorsorge hat oberste Priorität für die Gesundheit der Beschäftigten. Sollte der Arbeitgeber dennoch auf die Pflichtvorsorge verzichten oder diese nicht rechtzeitig veranlassen, droht ihm eine Strafe, bspw. in Form einer Bußgeldzahlung.

Was ist der Unterschied zu Angebotsvorsorge und Wunschvorsorge?

Die Angebotsvorsorge bezeichnet Vorsorgen, die Arbeitgeber ihren Angestellten bei bestimmten gefährdenden Arbeitstätigkeiten anbieten müssen. Wichtig dabei: Jeder Beschäftigte, der gemäß ArbMedVV solchen Gefährdungen ausgesetzt ist, hat das Angebot persönlich in schriftlicher Form zu erhalten. Konkrete Vorgaben macht zudem die Arbeitsmedizinische Regel (AMR 5.1) „Anforderungen an das Angebot von arbeitsmedizinischer Vorsorge“.

Der Unterschied zur Pflichtvorsorge? Diese ist – wie bereits gesagt – verpflichtend für alle Beschäftigten. Die Angebotsvorsorge muss zwar angeboten werden, jedoch können die Betroffenen dabei frei entscheiden, ob sie teilnehmen wollen. Bei einer Absage haben die Mitarbeiter daher mit keinerlei negativen Konsequenzen zu rechnen. Die Angebotsvorsorge ist somit keine Tätigkeitsvoraussetzung. In Hinblick auf Vorsorgeinhalte und -umfang sowie Pflichten des Arztes gibt es jedoch keine Unterschiede. Übrigens gilt das auch für die Wunschvorsorge.

Zu Wunschvorsorgen gehören alle Arbeitsmedizinischen Vorsorgen, die der Arbeitgeber seinen Beschäftigten auf deren Wunsch hin zu ermöglichen hat. Demnach geht die Initiative in diesem Fall vom Angestellten selbst aus und gilt grundsätzlich für alle Tätigkeiten. Lässt sich jedoch aufgrund der Gefährdungsbeurteilung und der vorhandenen Schutzmaßnahmen ein Gesundheitsschaden ausschließen, so besteht kein Anspruch auf Wunschvorsorge.

Wichtig hierbei: Der Arbeitgeber hat die Belegschaft aber über die Möglichkeit der Wunschvorsorge zu informieren. Das bietet sich bspw. im Rahmen einer Unterweisung an. Weitere Hinweise finden sich in der Arbeitsmedizinischen Empfehlung „Wunschvorsorge“ des Ausschusses für Arbeitsmedizin (AfAMed).

Wann ist die Pflichtvorsorge durchzuführen?

Auf einen Blick: Wann und wie oft?

Beachten Sie, dass die Angebots- und Pflichtvorsorge stets vor Aufnahme der Tätigkeit erfolgen muss und in regelmäßigen Abständen zu wiederholen ist. Dabei gilt: Die Zeit für Arbeitsmedizinische Vorsorgen ist Arbeitszeit. Der Ausschuss für Arbeitsmedizin gibt dabei Fristen vor, die in der Regel auf die meisten Vorsorgen zutreffen:

  • Die erste Pflichtvorsorge sollte innerhalb von drei Monaten vor Tätigkeitsbeginn erfolgen.
  • Die zweite Vorsorge ist spätestens 12 Monate nach der Tätigkeitsaufnahme zu veranlassen.
  • Jede weitere Vorsorge müssen Sie spätestens 36 Monate nach der vorherigen Vorsorge veranlassen – außer es gilt ein verkürztes Intervall, welches der Betriebsarzt festgelegt hat.

Welche Tätigkeiten erfordern nun aber eine Pflichtvorsorge? Im Normalfall hängen Vorsorgeart und -zeitpunkt von mehreren Faktoren ab, darunter die konkrete Arbeitstätigkeit und der Umgang mit bestimmten Stoffen. Verpflichtende Vorsorgen müssen Sie in folgenden Fällen durchführen (Auszug):

1) Die ArbMedVV schreibt die Pflichtvorsorge beim Umgang mit Gefahrstoffen wie bspw. Asbest, Holz- und Mehlstaub, Kohlenmonoxid oder Quecksilber vor. Das gilt immer dann, wenn Sie den Arbeitsplatzgrenzwert nicht einhalten können oder Hautkontakt zu den Gefahrstoffen besteht. Auch bei regelmäßiger Feuchtarbeit ab vier Stunden pro Tag greift diese Regel.

2) Pflichtvorsorgen sind außerdem vorgegeben bei gentechnischen Arbeiten sowie Tätigkeiten mit biologischen Arbeitsstoffen, wie bspw. Hepatitis-, Masern- oder Tollwutviren. Dazu gehören auch Tätigkeiten, bei denen regelmäßiger Kontakt zu infizierten Proben, Tieren oder kontaminierten Materialien besteht. Gleiches gilt bei direktem Kontakt zu Körpergewebe, Körperflüssigkeiten, -ausscheidungen sowie erkrankten Personen.

3) Auch bei Tätigkeiten mit physikalischen Einwirkungen, wie extreme Hitze- und Kältebelastung, Vibrationen, Taucharbeiten oder starkem Lärm ab 85 dB sind Arbeitsmedizinische Vorsorgen verpflichtend.

4) Hinzu kommen Pflichtvorsorgen bei speziellen Tätigkeiten, bei denen bspw. das Tragen von Atemschutzgeräten der Gruppe 2 und 3 notwendig ist. Auch auf Tätigkeiten in den Tropen und Subtropen sowie bei Auslandsaufenthalten mit besonderen klimatischen Belastungen oder Infektionsgefährdungen treffen die Vorgaben zu.

Somit betrifft die Pflichtvorsorge im Regelfall vor allem Beschäftigte in der Kranken- und Altenpflege, im Notfall- und Rettungsdienst, in der Berufsfeuerwehr, in Einrichtungen zur Kinderbetreuung sowie in Gießereien und Kühlhäusern. Ein Blick in den Anhang der ArbMedVV hilft Ihnen hierbei weiter. Nachfolgend finden Sie zudem eine Übersicht, wann arbeitsmedizinische Pflichtuntersuchungen erforderlich sind:

Pflichtvorsorgen sind bei besonders gefährlichen Tätigkeiten notwendig.

Wie muss die Pflichtvorsorge erfolgen?

Grundlegend kann nur ein Arzt mit der Gebietsbezeichnung „Arbeitsmedizin“ oder der Zusatzbezeichnung „Betriebsmedizin“ die Arbeitsmedizinische Vorsorge durchführen. Voraussetzung ist jedoch, dass er mit den Arbeitsplatzverhältnissen im Unternehmen vertraut ist und die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung kennt. Als Richtschnur für die Untersuchungen dienen übrigens die Empfehlungen der DGUV, auch als G-Grundsätze bekannt.

Die Pflichtvorsorge umfasst – wie alle anderen Vorsorgearten auch – zuerst ein Beratungsgespräch mit zugehöriger Arbeitsanamnese. Falls zur Aufklärung und Beratung eine körperliche Untersuchung durch den Betriebsarzt erforderlich ist, bietet er diese dem Angestellten an. Vor der Durchführung einer solchen Untersuchung hat der Arzt zunächst über die genauen Untersuchungsinhalte und -ziele aufzuklären. Der Beschäftigte muss der Untersuchung aber nicht zwangsläufig zustimmen. Mit der betriebsärztlichen Anamnese und Beratung ist die Pflichtvorsorge bereits erfüllt.

Während der arbeitsmedizinischen Untersuchung bewertet der Betriebsarzt, inwieweit die Arbeitstätigkeit Auslöser für mögliche gesundheitliche Beschwerden ist. Kritische Ergebnisse sind dabei ein Warnzeichen: Der Betriebsarzt sollte dem Arbeitgeber entsprechende Sicherheitsvorkehrungen vorschlagen, wenn die vorhandenen Maßnahmen nicht ausreichen. Weitere Informationen zu den Phasen der Vorsorgeuntersuchung finden Sie in unserem Artikel „Betriebsarzt: Pflicht oder freiwillig?“.

Auch bei Pflichtvorsorgen ist eine Vorsorgebescheinigung erforderlich.

Wussten Sie,

dass der Betriebsarzt bei der Angebots-, Wunsch- und Pflichtvorsorge jedem Beschäftigten eine Vorsorgebescheinigung ausstellen muss? Aber: Nur bei Pflichtuntersuchungen bekommt auch der Arbeitgeber eine Kopie. Darin sind der Vorsorgeanlass sowie der Vorsorgetermin vermerkt. Zu erfassen ist außerdem, in welchem Zeitraum aus ärztlicher Sicht die nächste Vorsorge ansteht. Vorsicht ist jedoch bei Befunden oder Diagnosen geboten: Diese gehören keinesfalls in die Vorsorgebescheinigung, da sie der ärztlichen Schweigepflicht unterliegen.

Auch bei Pflichtvorsorgen ist eine Vorsorgebescheinigung erforderlich.

Wussten Sie,

dass der Betriebsarzt bei der Angebots-, Wunsch- und Pflichtvorsorge jedem Beschäftigten eine Vorsorgebescheinigung ausstellen muss? Aber: Nur bei Pflichtuntersuchungen bekommt auch der Arbeitgeber eine Kopie. Darin sind der Vorsorgeanlass sowie der Vorsorgetermin vermerkt. Zu erfassen ist außerdem, in welchem Zeitraum aus ärztlicher Sicht die nächste Vorsorge ansteht. Vorsicht ist jedoch bei Befunden oder Diagnosen geboten: Diese gehören keinesfalls in die Vorsorgebescheinigung, da sie der ärztlichen Schweigepflicht unterliegen.

Daneben hat der Arbeitgeber zusätzlich eine Vorsorgekartei zu führen. Diese bietet einen Überblick über Anlass und Datum der Pflichtvorsorge für jeden Mitarbeiter. Sie können dabei auch auf eine elektronische Kartei zurückgreifen.

Wie lassen sich Pflichtvorsorgen digital organisieren?

Besonders bei Pflichtvorsorgen ist es immens wichtig, genau zu wissen, in welchem Zeitraum jeder Beschäftigte einen Termin erhalten muss. Das gestaltet sich jedoch schnell als anstrengend – vor allem, wenn Sie gleichzeitig unterschiedliche Standorte, Arbeitsbereiche und Fristen zu beachten haben. Sinnvoller ist es, die obligatorische Vorsorgekartei ganz einfach digital zu lösen und sich so eine Menge Papierarbeit zu sparen.

In Software-Lösungen für den Arbeits- und Gesundheitsschutz erstellen Sie mit wenigen Klicks eine komplette Vorsorgeübersicht für alle Mitarbeiter und berücksichtigen von der Wunschvorsorge über die Angebotsvorsorge bis hin zur Pflichtvorsorge alle Vorsorgearten. Sie vermerken zentral den Anlass bzw. die Tätigkeit für die Vorsorge, das Datum, den Folgetermin sowie Name und Anschrift des untersuchenden Arztes.

Mit unserer HSQE Software-Lösung iManSys weisen Sie Pflichtvorsorgen einzelnen Beschäftigten oder ganzen Mitarbeiterguppen im System zu und verwalten jederzeit den Status der Vorsorge. Zudem können Sie hier direkt ein Anschreiben zur Pflichtvorsorge hinterlegen und automatisch an die betreffenden Angestellten versenden. Anschließend lässt sich ein passender Termin zuordnen oder durch die Beschäftigten auswählen.

Ein weiterer Vorteil der digitalen Vorsorgeorganisation: Nach der Durchführung der Vorsorge erhalten Sie eine Sofortdokumentation und können die Vorsorgebescheinigungen aller Mitarbeiter in Ihrer elektronischen Kartei überblicken. Notwendige Maßnahmen, die sich aus der Pflichtvorsorge ergeben, lassen sich im Anschluss Ihren Angestellten zuweisen. iManSys steht Ihnen somit nicht nur bei der Organisation und Dokumentation der Vorsorgen zur Seite, sondern erleichtert Ihnen auch das Vorsorgereporting. Der Schutz sensibler medizinischer Daten ist hierbei natürlich vollständig gewährleistet.

Wie sich der Prozess der Arbeitsmedizinischen Vorsorge im Detail digital umsetzen lässt, ist Thema unseres zugehörigen Whitepapers. Am besten gleich runterladen und reinlesen. Wir wünschen viel Spaß!

Weiterführende Infos:

Bundesministerium für Arbeit und Soziales (2019): Arbeitsmedizinische Vorsorge nach der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV). Fragen und Antworten. Online verfügbar unter https://www.bmas.de/SharedDocs/Downloads/DE/Arbeitsschutz/Fragen-und-Antworten-ArbMedVV.pdf?__blob=publicationFile&v=1 (Abgerufen am 09.11.2022).

Bundesministerium der Justiz (2019): Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV). Online verfügbar unter https://www.gesetze-im-internet.de/arbmedvv/BJNR276810008.html (Abgerufen am 09.11.2022).

Der Einfachheit und besseren Lesbarkeit halber wird im Text das generische Maskulinum verwendet – gemeint sind damit immer alle Geschlechter.

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