Für die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001 stellt das Auditmanagement eine wesentliche Anforderung dar. Hier gibt es unterschiedliche Auditarten, bspw. das Systemaudit, das Verfahrensaudit oder das Prozessaudit. In unserem Beitrag widmen wir uns dem Qualitätsaudit. Hier handelt es sich um ein wichtiges Werkzeug, um unternehmensinterne Prozesse, Produkte sowie Dienstleistungen zu analysieren und darauf aufbauend Verbesserungen einzuleiten.
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Audits, Audits, Audits – und an die Kunden denken
Nach der ISO 19011 (Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen) wird das Qualitätsaudit definiert als…
… systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zur Erlangung von Auditnachweisen und zu deren objektiven Auswertung, um zu ermitteln, inwieweit Auditkriterien erfüllt sind.
Grundlegend werden dabei zwei Ziele verfolgt:
- Durch das Qualitätsaudit sollen bestehende Standards abgeglichen werden. Es fungiert hier als eine Art Prüfung oder Inspektion.
- Das Qualitätsaudit ist Anstoß für die Identifikation von Verbesserungspotenzialen sowie der darauffolgenden Umsetzung von Maßnahmen.
Wie ein Qualitätsaudit durchgeführt wird, hängt von der Zielsetzung sowie der daraus resultierenden Art des Audits ab. Gietl & Lobinger (2019, S. 10ff) unterscheiden zunächst zwischen dem internen und externen Qualitätsaudit. Interne Audits werden durch Beschäftigte der Organisation durchgeführt (First-Party), externe Audits dementsprechend ausgelagert. Letzteres ist insbesondere bei Lieferanten- (Second-Party) oder Zertifizierungsaudits (Third Party) der Fall.
Zudem wird zwischen System-, Verfahrens- und Prozessaudit unterschieden (ebd. S. 13ff). Das Systemaudit hat zum Ziel, die Wirksamkeit eines Qualitätsmanagementsystems zu prüfen. Diese geschieht in der Regel auf Grundlage von Qualitätsmanagementnormen wie die ISO 9001.
Das Verfahrensaudit fokussiert hingegen einzelne Aspekte des Qualitätsmanagementsystems, also konkrete Verfahren im Unternehmen. Das können u. a. die Lenkung von Dokumenten und Informationen oder die Lieferantenbeurteilung sein. Die Analyse geschieht also punktuell und wesentlich detaillierter.
Im Zuge der zunehmenden Prozessbetrachtung auf die Themenfelder eines Unternehmens gewinnt auch das Prozessaudit an Bedeutung. Hier werden die Prozesse näher beleuchtet, bspw. Herstellungsverfahren oder die Zuweisung von Verantwortlichkeiten. Ziel ist es, die Effektivität (=Funktionalität) und Effizienz (= Wirtschaftlichkeit) der Prozesse zu optimieren.
Weitere Auditformen sind das Produkt-, das Compliance- und das Performanceaudit. Je nach Unternehmensanforderung und Zielsetzung wird die Auditform im Vorfeld konkret festgelegt. Bei Bedarf lassen sich die Auditformen auch kombinieren.
Allen Auditformen haben gemeinsam, dass sie die Verbesserungspotenziale innerhalb eines Unternehmens ausschöpfen wollen. Leitgedanke ist dabei immer die Kundenzufriedenheit. Für Unternehmen liegt es in der Natur der Sache, die bestmögliche Dienstleistung bzw. das bestmögliche Produkt anbieten zu können, um Kunden zu gewinnen und langfristig zu binden.
Es lässt sich festhalten, dass die Kundenorientierung ein wesentlicher Erfolgsfaktor in Unternehmen darstellt, sowohl für das Qualitätsaudit als auch für das übergeordnete Qualitätsmanagement. Dies ist übrigens auch eine zentrale Anforderung der ISO 9001.
Drei Phasen für das Qualitätsaudit
Der Prozess für das Qualitätsaudit lässt sich in drei Phasen teilen: Input, Durchführung und Output. Als Input dienen hier Auditkriterien, also Zielsetzungen, geplante Anordnungen qualitätsrelevante Tätigkeiten und damit zusammenhängende Ergebnisse. Die Durchführung muss systematisch und unabhängig erfolgen. Als Output sind objektive Auswertungen der Auditnachweise zu erwarten (siehe Abbildung).
Für die Inputphase ist zunächst entscheidend, die richtigen Auditkriterien heranzuziehen. Hier lassen sich bspw. Politiken, Verfahren, Arbeitsanweisungen sowie rechtliche, vertragliche oder sonstige Verpflichtungen zusammenfassen.
Gietl & Lobinger (2019, S. 4ff) empfehlen die Einteilung der Kriterien in die Kategorien „Politik und Ziele“ und „Geplante Anordnungen“ (SOLL) sowie „Qualitätsrelevante Tätigkeiten und Ergebnisse“ (IST). So lässt sich ein adäquater SOLL-IST-Vergleich durchführen.
1. Politik und Ziele
Der verantwortliche Auditor sollte sich im Vorfeld über die konkreten Ziele im Klaren sein. Natürlich muss das Qualitätsaudit letztlich auf den Unternehmenserfolg einzahlen, aber dafür sollten auch die Unternehmensaufgaben bekannt sein. Schließlich geht es auch um die Bewertung der Politik und Ziele eines Unternehmens.
2. Geplante Anforderungen
Für die Erreichung von Unternehmenszielen (z. B. Umsatzsteigerung, Kundenzufriedenheit) werden logischerweise organisatorische Maßnahmen festgelegt. Dazu gehören u. a. regelmäßige Meetings, festgelegte Arbeitsprozesse oder zugewiesene Verantwortlichkeiten. Diese geplanten Anordnungen müssen vom Auditor nun auf den Prüfstand gestellt werden. Hier kann er sich die entsprechende Dokumentation heranziehen, sollte jedoch auch seine Befragungen im Unternehmen darauf ausrichten.
3. Qualitätsrelevante Tätigkeiten und Ergebnisse
Ein Qualitätsaudit hat zum Ziel, alle Unternehmensabläufe, welche der Kundenzufriedenheit dienen, zu überprüfen und zu verbessern. Qualitätsbezogene Tätigkeiten sind also Aktivitäten, welche direkt oder indirekt dazu dienen, Kundenanforderungen in Produkte umzuwandeln. Das bedeutet auch, dass einige Themenfelder je nach Auslegung aus dem Qualitätsaudit ausgeschlossen werden (bspw. Finanzwesen oder Sozialeinrichtungen).
Für die Durchführung des Qualitätsaudits ist entscheidend, dass entsprechende Nachweise geführt werden und der gesamte Prozess sowohl unabhängig als auch systematisch stattfindet.
Es ist die Aufgabe des Auditors, alle wichtigen Tätigkeiten im Unternehmen zu identifizieren und zu bewerten. Dafür muss er vor Ort die richtigen Fragen stellen und schriftliche Nachweise einfordern. Bei den Nachweisen kann es sich um Auditpläne, Verfahrensanweisungen, Checklisten oder Auditberichte handeln. Wichtig ist, dass sämtliche Prozesse nachweisbar und transparent dargestellt werden können.
Gleichzeitig muss der Auditor möglichst objektiv an die Bewertung rangehen. Die Forderung nach Unabhängigkeit dient der Bewertung der Unternehmensprozesse sowie deren langfristiger Verbesserung. Zwar wird diese Unabhängigkeit ganz konkret verlangt, jedoch sind Auditoren letztlich auch nur Dienstleister für das Unternehmen.
Schließlich ist es wichtig, das Qualitätsaudit systematisch zu planen und vorzubereiten. Dazu gehören u. a. die Ziele, die Teilnehmer, die Auditoren, der Zeitraum und die Kriterien. Je besser die einzelnen Punkte im Vorfeld durchdacht worden sind, desto erfolgreicher gestaltet sich das eigentliche Audit.
Auch für den Output wird eine objektive Auswertung der Ergebnisse verlangt. Der Auditor hat hier verschiedene Anforderungen zu erfüllen. Zunächst muss er prüfen, ob die Anordnungen auch tatsächlich im Unternehmen umgesetzt werden. Zudem muss ermittelt werden, ob die Tätigkeiten zu den gewünschten Ergebnissen führen. Daraufhin gilt es, die Anordnungen auf den Prüfstand zu stellen. Auf dieser Grundlage lassen sich schließlich konkrete Verbesserungsmaßnahmen ableiten.
Insbesondere für die Außenwahrnehmung eines Unternehmens kann es hilfreich sein, für die bestehenden Qualitätsmanagementnormen (bspw. ISO 9001 oder ISO 45001) Zertifizierungen vorzeigen zu können. Zur Bewältigung der vielfältigen Aufgaben ist der Einsatz von Software-Lösungen empfehlenswert. Insbesondere cloudbasierte Anwendungen bieten zahlreiche Vorteile für das operative Geschäft.
In unserer umfangreichen Content-Bibliothek haben wir zahlreiche E-Books und Whitepaper zu unserer HSQE Compliance-Management-Software iManSys hinterlegt. Hier finden Sie weiterführende Informationen u. a. zu den Themen ISO-Zertifizierung und Arbeitsschutz-Software.
Weiterführende Informationen:
Gietl, G., & Lobinger, W. (2019): Leitfaden für Qualitätsauditoren: Planung und Durchführung von Audits nach ISO 9011:2015. München: Carl Hanser Verlag.
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