Viele Unternehmen stehen bei der Besetzung von Schlüsselpositionen zunehmend vor der Herausforderung, die richtigen Personen zu finden. Das gilt sowohl für neu geschaffene Stellen als auch für die Nachfolge von ausscheidenden Mitarbeitern. Die systematische Nachfolgeplanung ist zu einem wichtigen Erfolgsfaktor in der Personalentwicklung von Unternehmen geworden. In unserem Beitrag gehen wir genauer auf die Ziele sowie typische Prozesse der Nachfolgeplanung ein. Zudem stellen wir die Vorteile von cloudbasierten Software-Lösungen im Rahmen eines ganzheitlichen Kompetenzmanagements vor.
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Was bedeutet Nachfolgeplanung?
Im Rahmen des Human Resource Managements (HR) meint Nachfolgeplanung die Identifikation von Schlüsselpositionen im Unternehmen sowie deren Besetzung mit passenden Personen (Capelli 2011, zit. n. Hirschi 2017, S. 16). Dies geschieht durch einen komplexen Maßnahmenkatalog, der sich im Wesentlichen auf die Risikoeinschätzung (Analyse von Fluktuation und Renteneintritten) sowie die interne Talentidentifikation konzentriert (Acemyan-Steffens & Neuhäuser 2011, S. 65).
Im Kern geht es also darum, Mitarbeiter für wichtige Positionen im eigenen Unternehmen zu qualifizieren. Der Fokus liegt oftmals auf der Besetzung von Stellen im oberen Management sowie der Geschäftsleitung, prinzipiell sollten jedoch alle Tätigkeitsfelder diesbezüglich kritisch reflektiert werden. Die Ziele versprechen langfristig einen großen Einfluss auf den Unternehmenserfolg (Hirschi 2017, S. 16f):
1. Nachfolgeplanung soll die Stabilität bei der Besetzung von vakanten Schlüsselpositionen garantieren. So lassen sich lange Einarbeitungsphasen oder Zeitverluste bei der Suche nach geeigneten Kandidaten vermeiden.
2. Nachfolgeplanung stellt sicher, dass Unternehmenswissen kontinuierlich erhalten bleibt. Das betrifft sowohl das Fachwissen also auch implizites Wissen, bspw. über Prozesse und Beziehungen im Unternehmen.
3. Nachfolgeplanung sorgt dafür, dass die richtige Person zur richtigen Zeit am richtigen Ort die richtige Leistung erbringt. Idealerweise gibt es hier für jede Position im Unternehmen adäquaten Ersatz, um mögliche Ausfälle zu kompensieren.
4. Nachfolgeplanung soll verhindern, dass die Besetzung von Stellen nur aufgrund von guten Beziehungen erfolgt, da es in erster Linie um die fachliche und persönliche Qualifizierung geht. Das fördert auch die Diversität im Management.
5. Schließlich ermöglicht Nachfolgeplanung durch die Festlegung von Entwicklungs- und Qualifizierungsprogrammen die transparente Darstellung von Karriereoptionen für die in Frage kommenden Mitarbeiter.
Für die erfolgreiche Implementierung einer systematischen Nachfolgeplanung gilt es jedoch einige grundlegende Maßnahmen in der Personalentwicklung bzw. HR-Abteilung zu beachten (eb.d S. 17). Zunächst sollte bereits bei der Neueinstellung überlegt werden, welche zukünftigen Positionen die Kandidaten besetzen könnten. So lassen sich die Karriereplanung sowie die damit verbundene Mitarbeiterförderung konsequent umsetzen.
Sind Schlüsselpositionen mit den falschen Leuten besetzt (was sich durch gezielte Performance-Kennzahlen ermitteln lässt), sollten die Stelleninhaber entweder versetzt oder im äußersten Fall gekündigt werden. Was zunächst fordernd klingt, kann bereits kurz- und mittelfristig zu spürbar besseren Ergebnissen im Betriebsprozess führen.
Die Personalentwicklung sollte zudem gezielte Beförderungen einsetzen. Getreu dem Motto „Man wächst mit seinen Aufgaben“ gilt es, den Beschäftigten das Vertrauen entgegenzubringen, sich systematisch in neue Aufgabenfelder einarbeiten zu können. Schließlich steigen mit wachsender Verantwortung konsequenterweise auch die Kompetenzen.
Insbesondere in klein- oder mittelständischen Betrieben sind Beförderungen nicht immer möglich. Hier ist es ratsam, neue Verantwortlichkeiten durch Erweiterungen des Handlungsspielraums und Komplexität der Aufgaben zu übertragen (job enrichement). Aber auch die Verteilung von zusätzlichen Aufgaben auf gleicher Komplexitätsebene (job enlargement) kann Mitarbeitern die notwendige Selbstsicherheit für zukünftige Tätigkeitsfelder geben.
Wie funktioniert die Nachfolgeplanung?
Die Organisation der Nachfolgeplanung mag je nach Unternehmensgröße und -branche unterschiedlich komplex ausfallen, jedoch sollten sechs grundlegende Schritte berücksichtigt werden.
1. Als erstes sollten sämtliche Tätigkeitsfelder sowie Arbeitsbereiche abgebildet werden. Ziel ist es, sämtliche Arbeitsplätze sowie deren spezifische Anforderungen zu erfassen. Es handelt sich hier um den SOLL-Zustand für notwendige Skills und Kompetenzen.
2. Im zweiten Schritt muss festgestellt werden, für welche Positionen eine strategische Nachfolgeplanung zu organisieren ist. In der Regel handelt es sich eher um Tätigkeiten auf der höheren Managementebene, jedoch sind in allen Unternehmensbereichen Schlüsselpositionen zu finden.
3. Anschließend gilt es, aussagekräftige Skillprofile zu erstellen. Hier werden die Fähigkeiten und Fertigkeiten der Beschäftigten sowie deren Ausprägungsstufen dokumentiert. Somit lässt sich ein IST-Zustand der im Unternehmen vorhandenen Qualifikationen zusammenfassen.
4. Anhand der Skillprofile, in denen sowohl fachliche als auch persönliche Skills festgehalten sind, sowie der Einschätzung der Personalentwicklung können nun sogenannte „High Potentials“ identifiziert werden. Es handelt sich hier um Mitarbeiter, die für eine Nachfolge auf Schlüsselpositionen in Frage kommen.
5. Durch einen systematischen SOLL-IST-Vergleich lassen sich nun Qualifizierungsbedarfe für sowohl aktuelle als auch zukünftige Positionen ermitteln. Es sollte klar erkennbar sein, welche Maßnahmen getroffen werden müssen, um die Mitarbeiter für die Schlüsselpositionen fit zu machen.
6. Zum Schluss geht es in die konkrete Umsetzungsphase. Hier müssen nun konkrete Maßnahmenpläne entwickelt werden, bspw. die Organisation von Schulungen oder Mentoring-Programmen.
In der Praxis stehen Verantwortliche natürlich vor der Herausforderung, dass sich die Arbeitsplatz-Anforderungen jederzeit ändern können. So lässt sich beispielsweise schwer sagen, ob die aktuellen Fachkenntnisse des Product Owners eines Software-Anbieters in Zukunft ausreichen werden. Auch können sich die Schlüsselpositionen im Laufe der Jahre ändern oder ganz wegfallen. Ratsam ist in jedem Fall, die verschiedenen Schritte der Nachfolgeplanung fortlaufend zu aktualisieren und Unternehmens- sowie Marktentwicklungen im Auge zu behalten.
Wie bereits angesprochen, kann sich mit steigender Mitarbeiteranzahl auch der organisatorische Aufwand um ein Vielfaches erhöhen. Insbesondere für verschiedene Standorte ist es oftmals schwierig, einheitliche Kriterien für das Erstellen von SOLL-IST-Vergleichen sowie die Dokumentation zu finden. Hier empfiehlt sich der Einsatz von cloudbasierten Software-Lösungen.
Nachfolgeplanung-Software mit cloudbasiertem Lösungsansatz
Software-Lösungen für die Nachfolgeplanung sollten sich in erster Linie an den Anforderungen von Personalentwicklungs- bzw. HR-Abteilungen orientieren. Die Verantwortlichen müssen in der Lage sein, die o.g. Schritte in digitaler Form zu bearbeiten. Neben dem Funktionsumfang ist auch eine möglichst intuitive Bedienung enorm wichtig.
Der wesentliche Vorteil einer cloudbasierten Software-Lösung für die Nachfolgeplanung liegt jedoch im orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf das System. So lassen sich jederzeit alle notwendigen Informationen hochladen, abrufen und dokumentieren.
Mit der Software-Welt „Skills & Kompetenzen“ von iManSys lässt sich das gesamte Kompetenzmanagement im Unternehmen organisieren und abbilden. Zum Funktionsumfang gehören u. a.
- die Erfassung von Arbeitsplatzanforderungen
- das Erstellen von aussagekräftigen Kompetenzprofilen
- die Fremd- und Selbsteinschätzung von Mitarbeiterfähigkeiten
- die Identifikation und Organisation von Weiterbildungsbedarfen
- die Dokumentation von Bescheinigungen und Zertifikaten
Zudem folgt die komplette iManSys-Software-Suite mit ihren sieben Software-Welten einem intuitiven Farbkonzept, um auch unerfahrenen Mitarbeitern den Umgang mit Cloudlösungen zu vereinfachen. iManSys stellt Lösungen für die Bereiche Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz, Qualitätsentwicklung, Umweltschutz sowie Personalentwicklung bereit – für eine sichere, einfache und effektive Arbeitswelt.
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Weiterführende Informationen:
Acemyan-Steffens, T.V. & Neuhäuser, M. (2011): Aktuelle Wege und Trends der Personalentwicklung, Rekrutierung und Nachfolgeplanung. Online verfügbar unter https://www.econstor.eu/bitstream/10419/116690/1/hbs_arbp_230.pdf (Zugriffsdatum: 05.11.2019).
Hirschi, A.(2017): Karriere-und Talentmanagement in Unternehmen.. In S. Kauffeld & D. Spurk (Hrsg.), Handbuch Laufbahnmanagement und Karriereplanung. Heidelberg: Springer.
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