Posted by on 24. Januar 2017

Elektronische Unterweisung am Desktop-PC

Arbeitgeber sind gesetzlich dazu verpflichtet, ihre Mitarbeiter über die Gefahren am Arbeitsplatz aufzuklären. Konkrete Regelungen hält das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) bereit: Paragraph 12 schreibt ausreichende und angemessene Unterweisungen vor. Danach müssen Angestellte sowohl bei ihrer Einstellung als auch bei Veränderungen in ihrem Aufgabenbereich und an ihrem Arbeitsplatz unterwiesen werden, und zwar im Vorfeld ihrer Tätigkeit. Dabei lässt der Gesetzgeber offen, in welcher Form Unterweisungen erfolgen müssen. Vor einigen Jahren führten viele Unternehmen fast ausschließlich Vor-Ort-Schulungen durch. Mittlerweile setzen immer mehr Arbeitgeber auf die Elektronische Unterweisung – und das aus guten Gründen.

Elektronische Unterweisung – Mit Vor-Ort-Unterweisungen an Grenzen stoßen

Die Nachteile einer persönlichen Unterweisung liegen auf der Hand: Ihr Planungsaufwand ist sehr hoch. Alle Mitarbeiter müssen am Schulungstag zur gleichen Zeit am gleichen Ort erscheinen. Doch einen gemeinsamen Termin zu finden, ist besonders in großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern ein beachtliches Problem. Können nicht alle Angestellten von ihren Aufgaben entbunden werden oder ist jemand krank, wird ein weiterer Schulungstermin notwendig. Hohe Kosten, beispielsweise für den zusätzlichen Organisationsaufwand der Führungskräfte, die Raummiete und den Dozenten, belasten das Budget beträchtlich.

Flexibel sein und Ressourcen sparen

Dagegen wird die Elektronische Unterweisung bequem am Bildschirm eines Computers oder eines Terminals absolviert – unabhängig von Ort und Zeit. Der Mitarbeiter entscheidet selbst, wann und mit welchem Tempo er die Unterweisung durchläuft. Er startet die Schulung zu den Zeiten, an denen seine Auslastung am geringsten und seine Konzentration am höchsten ist. Ihm wird lediglich ein angemessener Zeitrahmen vorgegeben, innerhalb dessen die Unterweisung abgeschlossen werden muss. Üblicherweise gewähren Führungskräfte einen Zeitraum von mehreren Tagen.

Vorteile ergeben sich jedoch nicht nur für die Mitarbeiter. Auch Führungskräfte werden deutlich entlastet: Sie können die Zeiträume, in denen Elektronische Unterweisungen absolviert werden sollen, zentral an ihrem PC planen und verwalten. Darüber hinaus, stehen die digitalen Schulungsunterlagen dauerhaft zur Verfügung. Sie können den Angestellten im Bedarfsfall mit wenigen Klicks jederzeit neu zugewiesen werden. Wird das Material aktualisiert, hinterlegt das System die Dateien – auch zur rechtssicheren Dokumentation – in versionierter Form.

Rechtskonform dokumentieren mit Elektronischer Unterweisung

Die grundsätzliche Pflicht zur schriftlichen Dokumentation von Unterweisungen ergibt sich unter anderem aus der Unfallverhütungsvorschrift „Grundsätze der Prävention“ der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV).

Bei einer persönlichen Unterweisung ist der Aufwand für eine Dokumentation erheblich: Der Nachweis über Inhalte und Teilnehmer erfolgt im Normalfall auf dem Papier – mit immensem organisatorischen Aufwand im Nachgang.

Eine professionelle Unterweisungssoftware, wie iManSys Unterweisen & Schulen, erfasst dagegen alle relevanten Vorgänge und Daten vollständig automatisch und speichert sie rechtssicher und lückenlos. Die verantwortlichen Führungskräfte können jederzeit nachvollziehen, welche Mitarbeiter welche Unterweisungen mit welchen Inhalten erledigt und verstanden haben. Damit kann die Elektronische Unterweisung die Rechtssicherheit deutlich verbessern.

Jetzt mehr über iManSys
Unterweisen & Schulen erfahren

Elektronische Unterweisung um Schulungsbedarfe zu ermitteln – (fast) ohne Mehraufwand

Gute Software-Produkte bieten zudem die Möglichkeit, am Ende einer Unterweisung eine Verständniskontrolle durchzuführen. Der Mitarbeiter kann nachweisen, dass er den Inhalt der Schulung korrekt erfasst hat. Die Ergebnisse werden nicht personenbezogen ausgewertet – der Arbeitgeber erhält lediglich einen Hinweis, ob ein Mitarbeiter die Verständniskontrolle bestanden hat oder nicht. Darüber hinaus zeigt eine anonymisierte Statistik, in welchen Arbeitsbereichen Schulungsbedarfe bestehen. Diese können gezielt mit neuen Schulungen gedeckt werden.

Unterweisungen basieren auf Gefährdungsbeurteilungen

Übrigens: Nur derjenige kann über Gefährdungen informieren, der im Vorfeld Gefährdungen erkannt hat. Dafür schreibt der Gesetzgeber die so genannte Gefährdungsbeurteilung vor.

Sie wollen mehr über das Thema Gefährdungsbeurteilungen lernen? Dann lesen Sie unseren folgenden Artikel.

Jetzt mehr über
Gefährdungsbeurteilung erfahren
Bildquelle: shutterstock.com

Bitte aktivieren Sie Javascript, um alle Inhalte sehen zu können.
Vorschriften & Pflichten
Unterweisen & Schulen
Skills & Kompetenzen
Arbeitsmedizin & Vorsorge
Risiken & Gefährdungen
Motivation & Vernetzung
Dokumente & Daten