Posted by on 17. August 2017

domeba Compliance-Quick-Tipp Rechtssicherheit E-MailRechtssicher digital korrespondieren

Briefpost war gestern: Im digitalen Zeitalter werden geschäftliche Korrespondenzen per E-Mail abgewickelt. Geschäftliche E-Mails unterliegen dabei der DIN 5008. Diese ist zwar nicht bindend, enthält aber wichtige Informationen und Empfehlungen zur formalen Gestaltung (u. a. Betreff, Anrede, Anschrift, Grußformeln). Auch die Archivierung von Mails unterliegt rechtlichen Grundlagen.

Die Verwaltungsvorschrift GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Dokumenten in elektronischer Form) regelt die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung aller steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten. Insbesondere bei E-Mails mit steuerrechtlicher Relevanz ist es wichtig, diese in unverändertem Zustand zu archivieren. Hier ist es ratsam, entsprechende Dokumentenmanagement- oder Archivierungssysteme zu nutzen.

Übrigens: Laut einer Studie der Gesellschaft für Konsumforschung (GfK) versendet ein deutscher Büromitarbeiter pro Monat durchschnittlich 600 E-Mails. Eine entsprechende Formatvorlage für geschäftliche E-Mails erleichtert somit den Büroalltag um ein Vielfaches.

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