Viele Unternehmen lagern heutzutage bestimmte Aufgaben an externe Auftragnehmer aus, da es intern häufig an Zeit, Personal und nicht selten dem nötigen Expertenwissen fehlt. Es kann sich hier beispielsweise um die tägliche Reinigung der Büros oder Bauarbeiten auf dem Betriebsgelände handeln. Zur Abstimmung der zahlreichen Aufgaben bestimmen Unternehmen einen Fremdfirmenkoordinator, welcher mit einer entsprechenden Weisungsbefugnis ausgestattet ist. In unserem Beitrag beschäftigten wir uns näher mit diesem Berufsbild und zeigen zudem, wie Fremdfirmenbesucher eingewiesen werden können.
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Fremdfirmenkoordinator – An die Regeln halten
Kommen Fremdfirmenmitarbeiter in das Unternehmen, ist Vorsicht geboten: Sie kennen weder die standortspezifischen Gefährdungen, noch wissen sie um die notwendigen Sicherheitsbestimmungen, die es im Ernstfall zu befolgen gilt. Es müssen also entsprechende Vorbereitungen getroffen werden. Diese Anforderung ist u. a. im Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) festgehalten (§ 8 Zusammenarbeit mehrerer Arbeitgeber):
(1) Werden Beschäftigte mehrerer Arbeitgeber an einem Arbeitsplatz tätig, sind die Arbeitgeber verpflichtet, bei der Durchführung der Sicherheits- und Gesundheitsschutzbestimmungen zusammenzuarbeiten. Soweit dies für die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Beschäftigten bei der Arbeit erforderlich ist, haben die Arbeitgeber je nach Art der Tätigkeiten insbesondere sich gegenseitig und ihre Beschäftigten über die mit den Arbeiten verbundenen Gefahren für Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten zu unterrichten und Maßnahmen zur Verhütung dieser Gefahren abzustimmen.
(2) Der Arbeitgeber muss sich je nach Art der Tätigkeit vergewissern, dass die Beschäftigten anderer Arbeitgeber, die in seinem Betrieb tätig werden, hinsichtlich der Gefahren für ihre Sicherheit und Gesundheit während ihrer Tätigkeit in seinem Betrieb angemessene Anweisungen erhalten haben.
Insbesondere in potenziellen Gefahrensituationen (bspw. beim Umgang mit Gefahrstoffen oder bei Montagearbeiten mit Absturzgefahr) ist es unbedingt notwendig, die Sicherheitsmaßnahmen im Vorfeld zu kommunizieren. Dafür sollte eine Person bestimmt werden, welche die Abstimmung übernimmt und die notwendige Weisungsbefugnis besitzt. Hier kommt der Fremdfirmenkoordinator ins Spiel. Er übernimmt dabei planerische, sicherheitstechnische und organisatorische Aufgaben.
Die Weisungsbefugnis betrifft dabei insbesondere Anweisungen zur Arbeitssicherheit und zum Gesundheitsschutz im Unternehmen. Ein Fremdfirmenkoordinator muss daher fundierte Kenntnisse über allgemeine Arbeitsschutzvorschriften verfügen, aber auch die betriebsspezifischen Abläufe und Besonderheiten kennen. Wichtig sind natürlich auch eine weitreichende Erfahrung sowie selbstsicheres Auftreten – schließlich sind die von ihm gegebenen Anweisungen keine Empfehlungen, sondern unbedingt zu beachtende Vorschriften.
Der Fremdfirmenkoordinator hat dabei eine breite Palette an Aufgaben, die mit einer enormen Verantwortung verbunden sind (Auszug):
- Kommunikation der Arbeitsschutz- und Brandschutzvorgaben
- Erarbeitung von Hausordnungen inkl. Verhaltensregeln
- Erarbeitung von Werk- und Wartungsverträgen
- Erstellung von Ablaufplänen im Werksbetrieb
- Organisation von Rundgängen
- Unterweisungen und Einweisungen nach ArbSchG § 12 sowie DGUV Vorschrift 1 § 4
- Überwachung und Kontrolle der Sicherheitsbestimmungen und Maßnahmen
Salopp gesagt bedeutet das: Der Fremdfirmenkoordinator trägt dafür Sorge, dass sich die Fremdfirmen(-mitarbeiter) an die Regeln halten. Das befreit Unternehmer und Führungskräfte jedoch nicht von deren Verantwortung für die Arbeitnehmer. So ist im Falle eines Unfalls aufgrund von Missachtung der bestehenden Sicherheitsbestimmungen nachzuweisen, dass der Fremdfirmenmitarbeiter im Vorfeld eine entsprechende Einweisung bekommen hat.
Die Fremdfirmeneinweisung ist somit ein ebenso wichtiger wie notwendiger Bestandteil für einen sicheren Betriebsablauf – wobei darauf zu achten ist, dass auch Gäste und Besucher eine entsprechende Einweisung erhalten müssen. Die Einweisung kann sowohl auf elektronischem Wege als auch in klassischer Präsenzform erfolgen.
3 Szenarien für den digitalen Einweisungsprozess
Der Fremdfirmenkoordinator hat die Verantwortung, Fremdfirmenmitarbeiter, Besucher und Gäste über die betriebsspezifischen Gefahren, Verhaltensregeln sowie Sicherheitsmaßnahmen zu informieren. Vielerorts setzen Unternehmen noch auf die klassische Einweisung beim Pförtner, bspw. in Form von Informationsblättern oder Einführungsvideos.
Eine sinnvolle Alternative ist die digitale Einweisung. Hier wird die Organisation und Durchführung über eine entsprechend Software-Lösung realisiert. Dafür gibt es drei mögliche Anwendungsszenarien:
Szenario 1
Der Fremdfirmenmitarbeiter meldet sich vor seinem Werksbesuch selbständig im System an. Er absolviert anschließend die Einweisung, welche bspw. im Power-Point-Format oder als PDF-Datei vorliegt. Optional besteht die Möglichkeit, eine Verständniskontrolle zu absolvieren. Ein Nachweis wird im System hinterlegt und wird am Tag des Besuchs aufgerufen. Der Fremdfirmenmitarbeiter kann anschließend ohne Verzögerung das Betriebsgelände betreten.
Szenario 2
Der Fremdfirmenmitarbeiter meldet sich am Tag des Besuchs selbständig an einem Terminal an. Auch hier erhält er die Einweisung mit allen wichtigen Informationen in digitaler Form. Die optionale Verständniskontrolle erfolgt ebenfalls vor Ort. Der Nachweis wird auch hier automatisch im System hinterlegt.
Szenario 3
Für die Registrierung im System ist der Fremdfirmenkoordinator (alternativ: Pförtner oder Wachschutz) verantwortlich. Der Fremdfirmenmitarbeiter erhält im Vorfeld lediglich eine Anmelde-ID, mit welcher er vor Ort die Einweisung erhält sowie die Verständniskontrolle durchführt.
Welches Szenario sich am besten eignet, sollte je nach den vorhandenen Standortgegebenheiten entschieden werden. In jedem Falle bietet die digitale Einweisung enorme Zeiteinsparungen für den Fremdfirmenkoordinator, da hier alle anstehenden Besuche sowie die damit verbundenen Einweisungsinhalte zentral in einem System abgelegt sind. Dazu gehören auch die Dokumentation der Nachweise und die Besucherhistorie.
Letztlich bleibt entscheidend, die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten und der Fremdfirmenmitarbeiter sicherzustellen. Der Fremdfirmenkoordinator dient hier als wichtige Schnittstelle und ermöglicht den sicheren Zugang für alle externen Fachkräfte, Besucher oder Gäste.
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Weiterführende Informationen:
BGHM (o. J.): DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“. Online verfügbar unter https://www.bghm.de/arbeitsschuetzer/gesetze-und-vorschriften/dguv-vorschriften/dguv-vorschrift-1-grundsaetze-der-praevention/pflichten-des-unternehmers/6-zusammenarbeit-mehrerer-unternehmer/ (Zugriffsdatum: 14.10.2019).
Lendt, C. (2010): Wege zum Fremdfirmenkoordinator. Online verfügbar unter https://www.arbeitssicherheit.de/themen/arbeitssicherheit/detail/wege-zum-fremdfirmenkoordinator.html (Zugriffsdatum: 14.10.2019).
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