Unterweisungen gehören laut Arbeitsschutzgesetz zu den grundlegenden Unternehmerpflichten. Mit steigender Mitarbeiteranzahl erhöht sich auch der Aufwand für deren Organisation und Durchführung. Immer mehr Arbeitgeber setzen daher auf die elektronische Unterweisung. Die Gründe dafür liegen auf der Hand: orts- und zeitunabhängige Schulungen, geringer Organisationsaufwand, spürbare Entlastung der Führungskräfte.
Für die erfolgreiche Umsetzung gilt es jedoch, einige Dinge zu beachten. Nicht zuletzt die Gestaltung der Inhalte hat maßgeblichen Einfluss auf den nachhaltigen Lernerfolg der Mitarbeiter. In unserem Beitrag haben wir alle Informationen zusammengetragen, die Sie über die elektronische Unterweisung wissen müssen – von den rechtlichen Grundlagen in Deutschland, Österreich und der Schweiz über die Einführung von Software-Lösungen bis hin zu didaktischen Empfehlungen bei der Aufbereitung der Unterweisungsinhalte.
- Unterweisung im Arbeitsschutz – Was Sie unbedingt wissen sollten
- Rechtliche Situation der Arbeitssicherheit-Einweisung in der Schweiz
- Vorgaben zur Unterweisung in Österreich
- Exkurs Fremdfirmenmanagement: Fremdpersonal, Besucher und Gäste einweisen
- Elektronische Unterweisung: Arbeitsschutz im (digitalen) Wandel
- Elektronische Unterweisung vs. klassische Präsenzformate
- Lernerfolg mit elektronischer Unterweisung?
In unserem kostenfreien Whitepaper haben wir für Sie kompakt zusammengetragen, was Sie bei der Organisation und Durchführung von elektronischen Unterweisungen zu beachten haben und geben Ihnen wertvolle Tipps zur didaktischen Aufbereitung der Inhalte.
Unterweisung im Arbeitsschutz – Was Sie unbedingt wissen sollten
Einen ausführlichen Beitrag zu den rechtlichen Grundlagen der Unterweisung Arbeitsschutz finden Sie hier:
Die Unterweisung von Beschäftigen, die oftmals auch als Arbeitsschutzbelehrung geläufig ist, ist fester Bestandteil eines ganzheitlichen Arbeits- und Gesundheitsschutzes in Unternehmen und Organisationen. Dies ist auch im Arbeitsschutzgesetz entsprechend verankert (ArbSchG § 12):
(1) „Der Arbeitgeber hat die Beschäftigten über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit während ihrer Arbeitszeit ausreichend und angemessen zu unterweisen. Die Unterweisung umfasst Anweisungen und Erläuterungen, die eigens auf den Arbeitsplatz oder den Aufgabenbereich der Beschäftigten ausgerichtet sind. Die Unterweisung muss bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, der Einführung neuer Arbeitsmittel oder einer neuen Technologie vor Aufnahme der Tätigkeit der Beschäftigten erfolgen. Die Unterweisung muss an die Gefährdungsentwicklung angepasst sein und erforderlichenfalls regelmäßig wiederholt werden.“
ArbSchG § 12
Neben den regelmäßig stattfindenden Sicherheitsunterweisungen (üblicherweise mindestens einmal im Jahr) gehört auch die Ersteinweisung in Unternehmen zu den grundlegenden Unternehmerpflichten. Neue Beschäftigte müssen also noch vor dem Beginn ihrer Tätigkeit unterwiesen werden.
Je nach Unternehmensbranche und Tätigkeitsfeld unterscheiden sich auch die Inhalte der Unterweisung. Natürlich gibt es Themen, die in allen Unternehmen und Organisationen gleichbedeutend sein sollten. Dazu gehören u. a. Informationen zur Ersten Hilfe oder die Brandschutzunterweisung. Für einige Bereiche gelten jedoch besondere Vorgaben, bspw. in Form von praktischen Übungen bei der PSA-Unterweisung.
Darüber hinaus gibt es auch eine Vielzahl an (Spezial-)Themen, die je nach Branche oder Tätigkeitsfeld der Beschäftigten eine höhere Bedeutung haben. Bei einem Lebensmittelhersteller werden das HACCP-Konzept sowie entsprechende Hygieneregeln eine wesentliche Rolle spielen, wohingegen in einer Verwaltungsorganisation eine Unterweisung für den Bildschirmarbeitsplatz unbedingt notwendig ist.
Für die Durchführung der Unterweisung darf der Arbeitgeber übrigens Verantwortliche festlegen bzw. die Aufgaben an zuverlässige und fachkundige Personen übertragen. Hier kann es sich sowohl um internes Personal (bspw. Teamleiter) als auch um externe Fachkräfte handeln (bspw. Fachkräfte für Arbeitssicherheit).
Die grundlegende Verantwortung trägt jedoch der Arbeitgeber. Er ist verantwortlich für die Auswahl der Vertreter, die Durchführung der Unterweisungen sowie die Kontrolle der Erfüllung aller zugewiesenen Aufgaben.
Viele der Unterweisungsinhalte sind oftmals trocken und sehr abstrakt. Daher sollte sichergestellt werden, dass deren Aufbereitung eine nachhaltige Wissensvermittlung sicherstellt. Dabei können sich die Verantwortlichen Anregungen aus der Werbepsychologie holen:
Auch der Einsatz von Gamification-Konzepten ist vielversprechend:
Rechtliche Situation der Arbeitssicherheit-Einweisung in der Schweiz
Auch in der Schweiz gibt es eindeutige Regelungen, die den Gesundheitsschutz und die Arbeitssicherheit in Betrieben gewährleisten sollen. Wichtigste Grundlage hierfür bildet das Arbeitsgesetz (ArG). Im Gegensatz zur deutschen Gesetzgebung finden sich hier aber keine konkreten Vorgaben oder Rahmenbedingungen für eine Unterweisung. Dennoch verweisen weitere Gesetze indirekt auf die Notwendigkeit einer sicherheitsbedingten Einweisung.
Gemäß der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers innerhalb des Obligationenrechts (OR) ist bspw. in Art. 328 Abs. 2 festgelegt, dass der Unternehmer dazu verpflichtet ist, geeignete Maßnahmen zum Schutz von Gesundheit und Leben seiner Angestellten zu treffen. Hierzu zählt auch die Instruktion der Arbeitnehmer, welche sich am besten durch Schulungen und Unterweisungen realisieren lässt.
Auch das Bundesgesetz über die Unfallversicherung (UVG) der Schweiz schreibt in Art. 82 ff. vor, dass der Arbeitgeber Angestellte für die Verhütung von Berufsunfällen oder -krankheiten zur Mitwirkung heranzuziehen hat. Um die Schutzpflicht zu erfüllen, müssen Beschäftigte daher über Gefährdungsquellen und Präventionsmaßnahmen informiert werden. Auch ein Nachweis in Form von Einweisungsbelegen oder Schulungsunterlagen wird hierbei gefordert.
Die Einweisung aller Mitarbeiter ist somit auch in der Schweiz eine wichtige Voraussetzung für einen sicheren Arbeitsalltag, die sich problemlos elektronisch umsetzen lässt. Unterweisungen sind hierbei regelmäßig zu wiederholen und umfassen relevante Themen für die Arbeitssicherheit wie z. B. den korrekten Umgang mit Betriebsgeräten oder die fachgerechte Handhabung von Arbeitskleidung oder Schutzausrüstung. Unternehmen haben außerdem die Möglichkeit, einen speziellen Sicherheitstag durchzuführen, an dem sie die Belegschaft zu zentralen Arbeitsschutzthemen schulen.
Vorgaben zur Unterweisung in Österreich
Ähnlich wie in Deutschland sind auch in Österreich Unterweisungen fest im ArbeitnehmerInnenschutzgesetz (ASchG) verankert. In §14 Unterweisung ist dabei Folgendes vorgeschrieben:
(1) „Arbeitgeber sind verpflichtet, für eine ausreichende Unterweisung der Arbeitnehmer über Sicherheit und Gesundheitsschutz zu sorgen. Die Unterweisung muss während der Arbeitszeit erfolgen. Die Unterweisung muss nachweislich erfolgen. Für die Unterweisung sind erforderlichenfalls geeignete Fachleute heranzuziehen.“
ASchG §14
Gründe, die eine Unterweisung erforderlich machen, sind auch in Österreich die Einstellung neuer Mitarbeiter, die Einführung oder Änderung von Aufgabenbereichen oder Arbeitsmitteln sowie geschehene Unfälle, nach denen Maßnahmen der Arbeitssicherheit überdacht und verstärkt werden müssen. Auch eine regelmäßige Auffrischung der Unterweisung ist gesetzlich vorgesehen.
Weitere Vorgabe ist ebenfalls, dass die Unterweisung auf den Arbeitsplatz und die Arbeitstätigkeit des Beschäftigten abgestimmt sein muss. Dies kann auch in schriftlicher Form erfolgen. Zudem muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass die Angestellten die vermittelten Inhalte verstanden haben. Daher bietet sich auch in Österreich die Durchführung einer elektronischen Unterweisung an, in der Verständnistests Berücksichtigung finden.
Exkurs Fremdfirmenmanagement: Fremdpersonal, Besucher und Gäste einweisen
Zusätzlich zur Unterweisung des Stammpersonals ist es ebenso wichtig, die Einweisung von Fremdfirmenmitarbeitern sowie Besuchern und Gästen vorzubereiten. Hier werden vor einem möglichen Besuch des entsprechenden Betriebsgeländes alle relevanten Informationen für eine sichere Begehung vermittelt. Dazu können gehören (Auszug):
- Organigramm des Unternehmens
- Aufbau des Betriebsgeländes
- Notfallpläne und Rettungswege
- Hygienevorschriften
- Gefährdungen und Risiken
- Handhabung von Maschinen und Geräten
Oftmals werden die Begriffe Unterweisung und Einweisung verwechselt. Zwar ist der Begriff der Fremdfirmenunterweisung weit verbreitet, hier werden jedoch zwei rechtlich relevante Vorgänge miteinander vermischt. Eine begriffliche Trennung sollte also auch in der internen Unternehmenssprache Anwendung finden.
Wie bei der Unterweisung ist letztlich entscheidend, dass die Einweisung vor dem geplanten Besuch stattfindet. In der Regel übernehmen Pförtner die Durchführung und Dokumentation der Einweisung. Auch Terminals sind häufig im Einsatz. In größeren Betrieben mit hohem Fremdfirmenmitarbeiteraufkommen gibt es Fremdfirmenkoordinatoren, die alle planerischen, sicherheitstechnischen und organisatorischen Aufgaben übernehmen.
Wir haben uns genauer mit dem Berufsbild des Fremdfirmenkoordinators beschäftigt und zeigen drei Szenarien für den Einweisungsprozess auf:
Elektronische Unterweisung – Arbeitsschutz im (digitalen) Wandel
Im Kontext der fortschreitenden Digitalisierung verändert sich auch die Arbeitswelt. Das betrifft nicht nur Produktions- und Fertigungsprozesse, sondern auch die Personalentwicklung sowie den Arbeits- und Gesundheitsschutz in Unternehmen.
Das Schlagwort E-Learning hat sich in den letzten Jahren insbesondere im Bereich Mitarbeiterschulungen etabliert – und musste dabei auch jede Menge Missverständnisse und Barrieren überwinden. Die digitale Vermittlung von Lerninhalten versprach zunächst enorme Erfolge, oftmals scheiterten Unternehmen und Organisationen an der Umsetzung der Schulungskonzepte. Es zeigte sich, dass erfolgreiche E-Learning-Formate in besonderem Maße von der Akzeptanz der Mitarbeiter abhängig sind.
Heute hat der digitale Wandel längst Einzug gehalten – und zwar in allen Arbeitsbereichen. Auch der Arbeits- und Gesundheitsschutz profitiert davon. Ob Gefahrstoffmanagement, Gefährdungsbeurteilungen oder eben Unterweisungen: Viele Prozesse werden heute mit digitaler Unterstützung umgesetzt.
Wie weiter oben bereits erwähnt, gehören Unterweisungen zu den grundlegenden Unternehmerpflichten. Der Gesetzgeber lässt dabei in der Regel offen, in welcher Form die Unterweisungen durchgeführt werden können. Entscheidend ist, dass diese auf die individuelle Arbeitssituation zugeschnitten sind – praxisbezogen und verständlich.
In den letzten Jahren hat sich die elektronische Unterweisung bei vielen Unternehmen durchgesetzt. Hier lassen sich Unterweisungstermine und -fristen überwachen, Inhalte versionieren und archivieren sowie Dokumentationen erstellen und verwalten.
Allerdings ist die elektronische Unterweisung nicht in allen Fällen die optimale Lösung. Bei der Unterweisung zu Gefahren und zum Umgang mit Gefahrstoffen sind die Beschäftigten beispielsweise in mündlicher Form zu unterweisen (siehe TRGS 555). Das zeigt, wie wichtig die Kenntnis der Rechtslage zu Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz ist.
Elektronische Unterweisung vs. klassische Präsenzformate
Die Nachteile einer persönlichen Unterweisung liegen auf der Hand: Der Planungsaufwand ist sehr hoch. Alle Mitarbeiter müssen am Schulungstag zur gleichen Zeit am gleichen Ort erscheinen. Doch einen gemeinsamen Termin zu finden, ist besonders in großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern ein grundlegendes Problem.
Können nicht alle Angestellten von ihren Aufgaben entbunden werden oder fehlen aufgrund von Krankheit, wird ein weiterer Schulungstermin notwendig. Hohe Kosten, beispielsweise für den zusätzlichen Organisationsaufwand der Führungskräfte, die Raummiete und den Dozenten, belasten zusätzlich das Budget.
Die elektronische Unterweisung wird am Bildschirm eines Computers oder eines Terminals absolviert – unabhängig von Ort und Zeit. Der Mitarbeiter entscheidet selbst, wann und mit welchem Tempo er die Unterweisung durchläuft.
Er startet die Schulung zu den Zeiten, an denen seine Auslastung am geringsten und seine Konzentration am höchsten ist. Ihm wird lediglich ein angemessener Zeitrahmen vorgegeben, innerhalb dessen die Sicherheitsunterweisung abgeschlossen werden muss. Üblicherweise gewähren Führungskräfte einen Zeitraum von mehreren Tagen.
Einen typischen Ablauf inklusive Arbeitsschritten und Verantwortlichkeiten für die elektronische Unterweisung finden Sie auf der folgenden Seite:
Vorteile ergeben sich jedoch nicht nur für die Mitarbeiter. Auch Führungskräfte werden deutlich entlastet: Sie können die Zeiträume, in denen elektronische Unterweisungen absolviert werden sollen, zentral an ihrem PC planen und verwalten.
Darüber hinaus stehen die digitalen Schulungsunterlagen dauerhaft zur Verfügung. Sie können den Angestellten im Bedarfsfall mit wenigen Klicks jederzeit neu zugewiesen werden. Wird das Material aktualisiert, hinterlegt das System die Dateien – auch zur rechtssicheren Dokumentation – in versionierter Form.
Wir haben in einem Extra-Artikel zusammengefasst, warum die elektronische Unterweisung idealerweise mit cloudbasierten Software-Lösungen umgesetzt werden sollte:
Übrigens: Auch die Einweisung von Fremdfirmenmitarbeitern und Besuchern kann in elektronischer Form erfolgen. Details dazu finden Sie hier:
Fremdfirmenmanagement
Besucherverwaltung
Lernerfolg mit elektronischer Unterweisung?
Unterweisungsthemen sind oftmals komplex und abstrakt, die Zeitpunkte für die Schulungen ohnehin immer ungünstig, der nachhaltige Lernerfolg schwer nachzuweisen: Eine interessante Vermittlung der Inhalte wird somit zur Herausforderung.
Wie erfolgreich eine Schulung ist, hängt natürlich auch von den verwendeten Unterweisungsmethoden ab. Bei Präsenzschulungen kommt es dabei insbesondere auf die rhetorischen Fähigkeiten der Referenten an. Für die elektronische Unterweisung hingegen ist entscheidend, mit welchen didaktischen Konzepten die Inhalte aufbereitet sind. Dazu gehören die Segmentierung der Inhalte sowie deren textliche und grafische Aufbereitung. Idealerweise wird der Lernerfolg durch entsprechende Verständniskontrollen sichergestellt.
Wer mehr über die Erfolgspotenziale von elektronischen Unterweisungen erfahren möchte, dem legen wir unsere Projektstudie ans Herz. Hier haben wir die Wirksamkeit von elektronischen und persönlichen Unterweisungen näher untersucht. Die Ergebnisse finden Sie in unserem kostenfreien E-Book:
Auch wenn der Aufwand zunächst hoch erscheinen mag – es lohnt sich. Bereits mit kleinen Maßnahmen können Sie große Fortschritte erzielen. In unserem kostenfreien Whitepaper erfahren Sie, wie Sie eine elektronische Unterweisung vorbereiten und mit welchen Tricks Sie Ihre Inhalte optimieren können.