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Lieferantenaudit: Alles, was Sie zu Kriterien und Ablauf wissen müssen

Unternehmen tragen nicht nur Verantwortung für interne Produktionsprozesse, sondern auch für ihr Unternehmensumfeld, zu dem natürlich ebenso Zulieferer gehören. Dem Motto „Know your supplier“ entsprechend, hängt die eigene Produktionsqualität dabei maßgeblich von den Lieferanten ab. Besonders da Lieferketten immer länger werden und Zulieferer nicht selten internationaler Herkunft sind, gewinnt die sogenannte Lieferanten-Compliance an Bedeutung. Hierbei ist das Lieferantenaudit eine unverzichtbare Maßnahme, um die Lieferantenqualität systematisch zu prüfen.

In unserem Artikel haben wir alle wichtigen Grundlagen zum Lieferantenaudit für Sie zusammengefasst. Erfahren Sie u. a., welche Kriterien heranzuziehen sind und wie das Lieferantenaudit abläuft. Maßgebend hierfür ist auch die Qualitätsmanagement-Norm ISO 9001. In unserem zugehörigen Whitepaper erhalten Sie einen Überblick über die Anforderungen der Norm. Wir wünschen viel Spaß beim Lesen!

Was ist ein Lieferantenaudit?

Vor allem das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz hat vielen Compliance-Managern und HSQE-Verantwortlichen die Bedeutung von Lieferantenaudits vor Augen geführt. Der Grund dafür: Auch Lieferanten müssen die vorgegebenen Kriterien im Rahmen der menschenrechtlichen Sorgfalt einhalten. Gemäß des Lieferkettengesetzes sind Menschenrechtsrisiken sowohl im eigenen Betrieb als auch bei direkten und indirekten Zulieferern zu analysieren. Alle Glieder der Lieferkette tragen somit Verantwortung. Hängt Ihr Unternehmen strategisch vom Lieferanten ab, ist es besonders sinnvoll, mit einem Lieferantenaudit die Bedingungen an der Produktionsstätte des Zulieferers zu überprüfen.

Doch was genau ist eigentlich unter einem Lieferantenaudit zu verstehen? Diese Sonderform des Audits, welches aus Lieferantensicht häufig auch als Kundenaudit bezeichnet wird, dient der Auswahl und Bewertung bestehender oder neuer Lieferanten Ihres Unternehmens. Sie kontrollieren somit, ob Ihr Zulieferer gesetzliche Regelungen, Anforderungen, Normen sowie Ihre eigenen Ansprüche an die Lieferung erfüllt.

Grundlage hierfür bilden die schriftlichen Vereinbarungen, die Sie mit Ihrem Zulieferer über Produktqualität und Lieferprozesse getroffen haben. Mit Hilfe des Lieferantenaudits überprüfen Sie die Umsetzung dieser Vereinbarungen. Hierzu vergleichen Sie innerhalb des Audits die aktuelle Leistung bzw. den IST-Zustand Ihres Lieferanten mit dem abgesprochenen SOLL-Zustand. Dadurch lassen sich auch Schwachstellen und Verbesserungspotenziale im Lieferprozess identifizieren. Die Erkenntnisse finden sich oftmals in der Lieferantenbewertung wieder.

Übrigens:

Lieferantenaudits sind in regelmäßig festgelegten Abständen zu wiederholen. Die Prüfung muss dabei nicht zwangsläufig in Person erfolgen. Grundlegend lassen sich drei Auditarten unterscheiden:

  • „First-Party-Audits“: interne Durchführung des Audits im Betrieb
  • „Second-Party-Audits“: Auditierung des Lieferanten durch den Kunden
  • „Third-Party-Audits“: Durchführung des Audits durch einen unabhängigen Dritten bzw. eine Zertifizierungsstelle

Doch wie profitieren Sie von einem Lieferantenaudit eigentlich konkret? Zunächst macht die Auditierung Stärken und Schwächen des Lieferanten und dessen Leistungsfähigkeit deutlich. Außerdem können Sie spezifische Ansprüche detailliert untersuchen. Schließlich erhalten Sie am Ende auch Anhaltspunkte dafür, wie Sie Ihren Zulieferer fördern können und wie sich Lieferantenrisiken minimieren lassen. Sie tragen so zur Entwicklung Ihres Lieferanten bei und stärken die Zusammenarbeit zwischen beiden Parteien.

Mögliche Gründe für ein Lieferantenaudit sind daher u. a.:

  • Bewertung von Lieferanten
  • Auswahl von Lieferanten
  • Weiterentwicklung der Lieferanten
  • Optimierung der Produkt- und Prozessqualität
  • Einhaltung von Firmenstandards

Bedeutung der DIN EN ISO 9001 für Lieferantenaudits

Wenn Sie sich mit Lieferantenaudits befassen, dann stoßen Sie häufig auch auf die DIN EN ISO 9001. Hierbei handelt es sich um einen weltweit anerkannten Standard, der Anforderungen an das Qualitätsmanagement in Betrieben vorgibt. Gemäß der Norm müssen Unternehmen extern zur Verfügung gestellte Produkte und Dienstleistungen überwachen. Besonders relevant ist dies natürlich für die Zusammenarbeit mit Lieferanten. Abschnitt 8.4.1 der ISO 9001 legt hierzu fest:

Die Organisation muss sicherstellen, dass extern bereitgestellte Prozesse, Produkte und Dienstleistungen den festgelegten Anforderungen entsprechen.“
Die DIN EN ISO 9001 ist auch für die Lieferantenbewertung von Bedeutung.

Entsprechend der ISO-Norm müssen Sie also gemeinsame Kriterien mit Ihren Zulieferern festlegen, die die Leistungsüberwachung sowie die Qualitätsbeurteilung ermöglichen. Eine gängige Lösung hierfür ist es, das Lieferantenaudit in der Qualitätssicherungsvereinbarung zu verorten. Nach ISO 9001 sollten Sie Ihrem Lieferanten entsprechend mitteilen, wie das Audit konkret erfolgt.

Die DIN EN ISO 9001 ist auch für die Lieferantenbewertung von Bedeutung.

Entsprechend der ISO-Norm müssen Sie also gemeinsame Kriterien mit Ihren Zulieferern festlegen, die die Leistungsüberwachung sowie die Qualitätsbeurteilung ermöglichen. Eine gängige Lösung hierfür ist es, das Lieferantenaudit in der Qualitätssicherungsvereinbarung zu verorten. Nach ISO 9001 sollten Sie Ihrem Lieferanten entsprechend mitteilen, wie das Audit konkret erfolgt.

Auditprogramm: Was genau müssen Sie auditieren?

Je mehr Lieferanten Sie haben und je komplexer Ihr Lieferantenprozess ist, umso wichtiger ist es, alle Lieferantenaudits in einem Auditprogramm zu überblicken. Im Vorfeld der Erstellung gilt es dabei verschiedene Punkte zu planen. So ist es sinnvoll, zunächst zu überlegen, welche Aspekte Ihres Zulieferers Sie konkret auditieren wollen und welche Produkte oder Prozesse davon betroffen sind.

Legen Sie außerdem fest, wie oft Lieferantenaudits stattfinden sollen und wer als Auditor in Frage kommt. Sie sind sich unsicher, wer das Lieferantenaudit durchführen sollte? Hierbei haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können einen internen Auditor beauftragen oder die Prüfung an eine unabhängige externe Auditstelle weitergeben.

Da Lieferantenaudits in der Regel recht zeit- und kostenintensiv sind, sollten Sie den Umfang Ihres Audits eingrenzen. Oftmals ist es nämlich gar nicht nötig, das gesamte Qualitätsmanagementsystem Ihres Zulieferers zu überprüfen. Im Fokus steht stattdessen die Überprüfung eines einzelnen Bereiches oder spezifischer Anforderungen. Die Auditierung kann so bspw. die Einhaltung behördlicher Vorgaben oder separate Prozesse, wie die Reklamationsbearbeitung oder den Einkauf von Rohstoffen, betreffen. Mögliche Schwerpunkte für Ihr Lieferantenaudit sind z. B.:

  • Rückverfolgbarkeit
  • Logistik
  • Hygiene
  • Informationssicherheit
  • Ethik und Social Compliance
  • Umweltmanagement
  • Arbeits- und Gesundheitsschutz

Arten von Lieferantenaudits:

Sie können Ihr Lieferantenaudit grundsätzlich durchführen als

Produktaudit:

Innerhalb des Produktaudits prüfen Sie die Produktqualität Ihres Lieferanten anhand der vorgegebenen Qualitätskriterien.

Systemaudit:

Mit dem Systemaudit überprüfen Sie die Leistungsfähigkeit des kompletten Managementsystems Ihres Lieferanten.

Verfahrensaudit bzw. Prozessaudit:

Mit Hilfe des Verfahrensaudits bewerten Sie die betrieblichen Prozesse und Abläufe Ihres Lieferanten.

Arten von Lieferantenaudits:

Sie können Ihr Lieferantenaudit grundsätzlich durchführen als

Produktaudit:

Innerhalb des Produktaudits prüfen Sie die Produktqualität Ihres Lieferanten anhand der vorgegebenen Qualitätskriterien.

Systemaudit:

Mit dem Systemaudit überprüfen Sie die Leistungsfähigkeit des kompletten Managementsystems Ihres Lieferanten.

Verfahrensaudit bzw. Prozessaudit:

Mit Hilfe des Verfahrensaudits bewerten Sie die betrieblichen Prozesse und Abläufe Ihres Lieferanten.

Grundsätzlich können Sie das Lieferantenaudit wie ein internes Audit behandeln, mit dem Unterschied, dass das Prüfobjekt Ihr Zulieferer ist. Daher ist es erforderlich, die Zutrittsmöglichkeiten zur Betriebsstätte oder zum Lager des Lieferanten im Vorfeld zu klären. Besprechen Sie auch die datenschutzkonforme Einsichtnahme in auditrelevante Dokumente. Möglich ist es außerdem, auf die Qualitätsaudits zurückzugreifen, die der Lieferant intern vorgenommen hat.

Ablauf eines Lieferantenaudits

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Schritt 1: Vorbereitung und Auditplan

Tragen Sie zur Vorbereitung auf das Lieferantenaudit alle relevanten Dokumente wie Lieferverträge, Arbeitsanweisungen oder Lieferantenspezifikationen zusammen.

In einem Auditplan legen Sie den Ablauf und die einzelnen Prüfabschnitte detailliert fest. Notieren Sie außerdem den Schwerpunkt des Audits. Vergessen Sie nicht, Ihren Zulieferer rechtzeitig über Uhrzeit und Umfang des Audittermines zu informieren.

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Schritt 2: Auditcheckliste und Einführungsgespräch

Ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Auditierung ist ein Bewertungskatalog, der auch als Auditcheckliste bzw. Auditprüfliste bekannt ist. Erfassen Sie hier alle Fragen, denen Sie im Rahmen der Überprüfung nachgehen wollen.

Zu Beginn des Lieferantenaudits steht dann zunächst ein Einführungsgespräch zwischen Ihren Auditoren und dem Lieferanten an. Inhalt der Absprache ist in der Regel der Ablauf des Audits. Empfehlenswert hierbei ist es auch, den gemeinsamen Nutzen der Auditierung noch einmal vor Augen zu führen.

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Schritt 3: Durchführung des Lieferantenaudits

Im Hauptteil des Audits müssen Sie nun die Leistungsfähigkeit des Lieferanten anhand der vorher definierten Kriterien überprüfen. Arbeiten Sie Ihre Auditprüfliste ab, indem Sie auf Befragungen, Beobachtungen und Dokumente zurückgreifen. Ermitteln Sie den aktuellen IST-Zustand und gleichen Sie ihn mit den SOLL-Vorgaben ab. Notieren Sie alle hierbei festgestellten Mängel und Abweichungen.

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Schritt 4: Auditbericht

Im nächsten Schritt erstellen Sie einen Auditbericht, in welchem Sie die Ergebnisse des Audits festhalten. Erfassen Sie, ob Anforderungen erfüllt oder nicht erfüllt wurden. Hierbei berechnen Sie eine Durchschnittsnote. Anhand dieser können Sie verschiedene Lieferanten miteinander vergleichen oder ableiten, wie sich Ihr Zulieferer im Vergleich zu früheren Auditergebnissen entwickelt hat.

Damit die Daten vergleichbar sind, sollten Sie jedoch allen Lieferantenaudits einen einheitlichen Bewertungsschlüssel zu Grunde legen.

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Schritt 5: Abschlussgespräch

Besprechen Sie nun gemeinsam mit Ihrem Lieferanten die Ergebnisse der Auditierung. Wichtig ist, dass Sie die Bewertung für den Zulieferer transparent darstellen. Klären Sie, wie Ihr Lieferant seine Prozesse verbessern oder seine Qualität erhöhen kann. Hilfreich hierfür ist es, konkrete Verbesserungspotenziale aufzuzeigen. Im Anschluss sollten Sie gemeinsam eine Frist festlegen, bis wann Ihr Zulieferer die erkannten Mängel beseitigen muss.

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Schritt 6: Maßnahmenkatalog

Nachdem Sie Ihrem Geschäftspartner die Ergebnisse des Lieferantenaudits ausgehändigt haben, kommt es darauf an, entsprechende Korrekturmaßnahmen abzuleiten. Ihr Lieferant muss sich also überlegen, mit welchen Maßnahmen er Schwachstellen beseitigt und so sein Qualitätsmanagement sicherstellen und verbessern kann.

Treffen Sie abschließend auch Schlussfolgerungen für Ihr Unternehmen: Entscheiden Sie sich bei einer negativen Bewertung gar für einen Lieferantenwechsel oder können Sie die eigene Wareneingangsprüfung bei einem positiven Ergebnis reduzieren?

Kriterien für das Lieferantenaudit

Spezifische Kriterien für die Auditierung Ihres Lieferanten hängen von verschiedenen Faktoren ab, darunter natürlich die Branche und die eigenen Anforderungen Ihres Betriebes. Zu den grundlegenden Ansprüchen gehören zumeist die fristgerechte Lieferung der Ware oder der Umgang mit Beschwerden. Wichtig ist in jedem Fall, dass Sie verbindliche Bewertungskriterien für Ihr Lieferantenaudit aufsetzen. Nachfolgend stellen wir Ihnen einige Kriterien vor, die bei der systematischen Bewertung Ihres Zulieferers helfen:

Gesamteindruck und Standortbedingungen des Lieferanten

Zu prüfen sind hierbei vor allem die Infrastruktur, das Ausmaß branchenübergreifender Tätigkeiten sowie die Sicherheitslage. Berücksichtigen Sie dafür auch potentielle humanitäre und politische Risiken an den Standorten des Lieferanten.

Interne und externe Datenkommunikation

Im Fokus stehen einerseits die internen Kommunikationsabläufe. Andererseits sollten Sie aber auch die Struktur der elektronischen Datenverarbeitung im Umgang mit Kunden beachten. Mögliche Aspekte sind u. a. das Datenmanagement, die Informationssicherheit oder die Reklamationsbearbeitung.

Ausstattung von Anlagen und Maschinen

Die Bewertung der Produktionsabläufe steht bei einem Lieferantenaudit natürlich oftmals an erster Stelle. Hier kommt es auf die Organisation von Produktionsprozessen sowie die technische Leistungsfähigkeit an. Dabei spielen z. B. die Raumnutzung oder die Umrüstflexibilität eine Rolle.

Produktionsplanung und Wartungspläne

Mit Hilfe dieses Kriteriums prüfen Sie, inwieweit Ihr Lieferant das Qualitätsmanagement gemäß ISO 9001 beherrscht. Erfassen Sie hierzu, welche Qualitätskennzahlen bei der Produktion herangezogen werden oder wie die Verschwendungsrate beim Lieferunternehmen ist. Relevant sind darüber hinaus auch Prozesskosten oder die Einhaltung von Wartungsplänen.

Produktionsplanung als Kriterium für das Lieferantenaudit
Produktionsplanung als Kriterium für das Lieferantenaudit

Produktionsplanung und Wartungspläne:

Mit Hilfe dieses Kriteriums prüfen Sie, inwieweit Ihr Lieferant das Qualitätsmanagement gemäß ISO 9001 beherrscht. Erfassen Sie hierzu, welche Qualitätskennzahlen bei der Produktion herangezogen werden oder wie die Verschwendungsrate beim Lieferunternehmen ist. Relevant sind darüber hinaus auch Prozesskosten oder die Einhaltung von Wartungsplänen.

Prüfungen

Konkret bewerten Sie hierbei die Zuverlässigkeit der Prüfungen Ihres Lieferanten. Unter welchen Bedingungen finden Prüfungen statt, sind die verwendeten Messgeräte und Prüfmittel geeignet? Ist zudem die Dokumentation der Qualitätsprüfungen nachvollziehbar?

Zu gängigen Kriterien gehören weiterhin (Auszug):

  • Lieferzuverlässigkeit: bisherige Erfahrungen zur Einhaltung festgelegter Qualitätsstandards
  • Mitarbeiterqualifikation: bezieht sich auf die Motivation sowie den Qualifikationsstand der Beschäftigten
  • Behördliche Auflagen: dazu gehören z. B. Genehmigungen, Prüf- und Sicherheitsvorschriften oder Normen für das Umweltmanagement
  • Nachhaltigkeit und Umweltfreundlichkeit: betrifft die Einhaltung von ökologischen Standards
  • Gestaltung der Unternehmensorganisation: hierzu zählen bspw. die Firmenphilosophie oder der Umgang mit fehlerhaften Produkten
  • Rückverfolgbarkeit der Produktionskette: bezieht sich auf die Einhaltung von Menschenrechten und Sorgfaltspflichten bei den Arbeitsbedingungen

Digitale Unterstützung beim Lieferantenaudit

Wenn Sie das Lieferantenaudit mit Hilfe einer papierbasierten Vorlage vorbereiten, bedeutet das für Sie in erster Linie eine ganze Menge organisatorischen und zeitlichen Aufwand. Häufig nimmt die Datenerfassung dabei mehr Zeit in Anspruch, als die eigentliche Behebung von Lieferschwierigkeiten. Digitale Lösungen setzen genau hier an. Eine Auditmanagement-Software unterstützt Sie bei der Planung, Verwaltung und Auswertung von Lieferantenaudits – egal ob am Firmenrechner oder von unterwegs.

Mit unserer HSQE Compliance-Management-Software iManSys planen Sie zunächst den Audittermin und erstellen im Anschluss Ihre individuellen Auditprüflisten mit Hilfe des integrierten Checklistengenerators. Nachdem Sie alle Kriterien Schritt für Schritt abgearbeitet haben, fertigen Sie dann den finalen Auditbericht an. Notwendige Korrekturmaßnahmen, die sich aus dem Lieferantenaudit ergeben haben, lassen sich schließlich direkt den verantwortlichen Mitarbeitern zuweisen.

Software für das Lieferantenaudit

Schon gewusst?

Mit iManSys können Sie Ihre Lieferanten nicht nur im Rahmen von Checklisten bewerten, sondern auch weitere erforderliche Maßnahmen ableiten. So sind bspw. Einweisungen und Unterweisungen Ihrer Zulieferer ein wesentlicher Bestandteil unserer Software-Lösung.

Software für das Lieferantenaudit

Schon gewusst?

Mit iManSys können Sie Ihre Lieferanten nicht nur im Rahmen von Checklisten bewerten, sondern auch weitere erforderliche Maßnahmen ableiten. So sind bspw. Einweisungen und Unterweisungen Ihrer Zulieferer ein wesentlicher Bestandteil unserer Software-Lösung.

Dank der digitalen Begleitung Ihres Lieferantenaudits vereinfachen Sie nicht nur zahlreiche Arbeitsaufgaben, sondern reduzieren auch das Risiko für Menschenrechtsverstöße, Qualitätseinbußen, Dokumentationsfehler oder Reputationsschäden innerhalb der Lieferkette. Mit iManSys sorgen Sie so für ein rechtskonformes Qualitätsmanagement – unter Einhaltung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes.

Sie möchten gerne tiefer in das Thema ISO 9001 einsteigen? Kein Problem: In unserem kostenfreien Whitepaper stellen wir Ihnen wichtige Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem gemäß DIN EN ISO 9001 vor. Hier geht’s zu unserem Whitepaper:

Weiterführende Infos:

IHK (o. J.): Lieferkettengesetz – was auf Lieferanten zukommt? Online verfügbar unter https://www.ihk.de/rhein-neckar/international/compliance-auslandsgeschaeft/lieferkettengesetz-lieferanten-5126204 (Abgerufen am 22.07.2022).

wlw inside business (o. J.): Ist eine Lieferantenbewertung nach ISO 9001 möglich? Online verfügbar unter https://www.wlw.de/de/inside-business/praxiswissen/lieferantenmanagement/ist-eine-lieferantenbewertung-nach-iso-9001-moeglich (Abgerufen am 22.07.2022).

Der Einfachheit und besseren Lesbarkeit halber wird im Text das generische Maskulinum verwendet – gemeint sind damit immer alle Geschlechter.

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