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Personalentwicklungsgespräch: Ablauf, Mitarbeiterbewertung und digitale Unterstützungsmöglichkeiten

Über ein Drittel der deutschen Unternehmen setzt jährlich auf Personalentwicklungsgespräche. Feedback erhalten Beschäftigte aber nicht überall. Besonders alarmierend: In 32 Prozent der Betriebe stehen Mitarbeitergespräche gar nicht auf dem Plan (Randstad Arbeitsbarometer 1, 2019). Dabei belegen Studienergebnisse, dass Angestellte eine höhere Arbeitszufriedenheit aufweisen und länger im Betrieb bleiben, wenn mit Ihnen regelmäßig Personalentwicklungsgespräche geführt werden (Linked Personnel Panel, 2015). Mitarbeitergespräche sind daher aus gutem Grund ein weit verbreitetes Instrument der Personalentwicklung.

In unserem Artikel erfahren Sie alle wichtigen Grundlagen zur Vorbereitung und zum Ablauf des Personalentwicklungsgespräches mit Ihren Mitarbeitern. Lesen Sie außerdem, wie Ihnen digitale Tools bei der Durchführung des Mitarbeitergespräches helfen können. Im Rahmen der Personalentwicklung spielen auch Kompetenzmodelle eine entscheidende Rolle. Worauf es hierbei ankommt, zeigen wir Ihnen in unserem kostenfreien Whitepaper.

Definition: Worum geht es im Personalentwicklungsgespräch?

Grundsätzlich ist das Personalentwicklungsgespräch ein Instrument der Personalführung und -entwicklung und hilft bei der strategischen Orientierung, um Unternehmensziele umzusetzen. Es ist dabei häufig auch als Mitarbeitergespräch oder Feedbackgespräch bekannt. In erster Linie besprechen Sie hierbei mit Ihrem Angestellten die persönliche Arbeitsleistung in Bezug zu den Unternehmenszielen. Zudem erarbeiten Sie gemeinsam Maßnahmen zur Leistungssteigerung, Kompetenzentwicklung und Karriereplanung.

Das Personalgespräch dient so nicht nur als Rückblick, in dem Sie den Status der vereinbarten Zielerreichung prüfen, sondern zeigt auch Zukunftsperspektiven auf. Wichtig hierfür ist es, möglichst spezifische und messbare Ziele zu vereinbaren und zukünftige Entwicklungsperspektiven transparent darzustellen. Die gemeinsame Identifikation von Qualifizierungsbedarfen ist zudem ein entscheidender Schritt, um einen systematischen Entwicklungsplan für jeden Beschäftigten zu erstellen.

Wir empfehlen Ihnen, das Personalentwicklungsgespräch regelmäßig durchzuführen, um den Lern- und Entwicklungseffekt nachhaltig zu steigern. Kontinuierliches Feedback ist dabei für beide Seiten nachvollziehbarer, als ein Einzeltermin, in welchem Sie das gesamte Jahr auswerten. Transparenz erhalten Sie zudem, indem Sie besprochene Entwicklungs- und Weiterbildungsmaßnahmen schriftlich festhalten.

Ziel des Mitarbeitergespräches ist es, die Personalentwicklung gezielt und langfristig zu formen und gleichzeitig die Arbeitszufriedenheit Ihrer Angestellten zu erhöhen. Es bildet zudem die Grundlage, um die zielorientierte Zusammenarbeit, das Vertrauen und die Kommunikation mit Ihren Beschäftigten systematisch zu verbessern.

Mitarbeitergespräche sind ein Werkzeug der Personalentwicklung

Personalentwicklung kurz und knapp erklärt

Im Zentrum der Personalentwicklung stehen erforderliche Kompetenzen und Verhaltensweisen sowie mögliche Entwicklungsperspektiven der Angestellten. Ein wichtiges Werkzeug sind Mitarbeitergespräche, die aktuelle Lerneffekte bei den Tätigkeiten jedes Beschäftigten offenlegen. So erkennen Führungskräfte, in welchen Bereichen Mitarbeiter unter- oder überfordert sind und können mit entsprechenden Maßnahmen intervenieren.

Mitarbeitergespräche sind ein Werkzeug der Personalentwicklung

Personalentwicklung kurz und knapp erklärt

Im Zentrum der Personalentwicklung stehen erforderliche Kompetenzen und Verhaltensweisen sowie mögliche Entwicklungsperspektiven der Angestellten. Ein wichtiges Werkzeug sind Mitarbeitergespräche, die aktuelle Lerneffekte bei den Tätigkeiten jedes Beschäftigten offenlegen. So erkennen Führungskräfte, in welchen Bereichen Mitarbeiter unter- oder überfordert sind und können mit entsprechenden Maßnahmen intervenieren.

Mögliche Inhalte des Personalentwicklungsgespräches sind dabei (Auszug):

  • Ziel- und Aufgabenerfüllung im bisherigen Zeitraum
  • Eignungsschwerpunkte, Stärken sowie Schwächen des Beschäftigten
  • Aufgaben und Zielsetzungen für den anstehenden Zeitraum
  • persönliche und berufliche Entwicklung des Angestellten
  • gemeinsame Erarbeitung, Abstimmung und Planung von Personalentwicklungsmaßnahmen
  • Vereinbarung über Gesprächsergebnisse

Mitarbeiterbewertung im Personalentwicklungsgespräch

Ein Bestandteil des Mitarbeitergespräches ist auch die Leistungseinschätzung sowie die Bewertung von Skills und Kompetenzen Ihrer Beschäftigten. Allen Angestellten steht eine faire Mitarbeiterbeurteilung zu, die auf nachvollziehbaren Bewertungskriterien basiert. Zum Einsatz kommen hierbei KPIs – sogenannte Key Performance Indicators. Im Kern geht es dabei um die Leistungsbeurteilung Ihrer Mitarbeiter mit Hilfe von eindeutigen Parametern.

Innerhalb des Personalentwicklungsgespräches besprechen Sie dann die festgelegten KPIs sowie Ursachen für die Ergebnisse gemeinsam mit Ihrem Angestellten. Im Anschluss vereinbaren Sie Ziele – bspw. um eine tätigkeitsbezogene Fähigkeit zu verbessern.

In Unternehmen kommt hierfür häufig eine Personalentwicklungsmatrix zum Einsatz, die gleichzeitig zur Vorbereitung als auch zur Begleitung des Mitarbeitergespräches dient. In einem SOLL-IST-Vergleich der benötigten Kompetenzen wird dabei der Qualifizierungsbedarf ersichtlich. Während des Gespräches mit Ihrem Beschäftigten leiten Sie mögliche Entwicklungsmaßnahmen ab. Gleichzeitig können Sie in einem Folgegespräch anhand der Kompetenzmatrix überprüfen, inwieweit die festgelegten Ziele erfüllt wurden.

Mit Hilfe der Kompetenzmatrix erkennen Sie u. a.

  • welche Kompetenzen für jede Tätigkeit relevant sind
  • über welche Fähigkeiten und Fertigkeiten jeder Angestellte verfügt
  • wo genau es aktuell und perspektivisch Qualifizierungsdefizite und -überschüsse gibt
  • welche Entwicklungspotentiale Ihre Beschäftigten aufweisen

Ein Blick in die Statistik:

Fast 60 Prozent der Angestellten erwarten im Personalentwicklungsgespräch, dass Sie Angebote und Ideen zur Entwicklung erhalten (Talents & Trends, 2017). Leider nehmen knapp 50 Prozent der Beschäftigten keine konkreten Ergebnisse aus dem Gespräch mit, um ihre Arbeitsproduktivität im Anschluss zu verbessern (Talentsoft, 2020). Die Studien machen deutlich, dass effiziente und nachhaltig wirksame Mitarbeitergespräche nicht selbstverständlich sind. Damit Sie die individuelle Entwicklung Ihrer Angestellten gezielt fördern können, sind die systematische Vorbereitung, der strukturierte Aufbau sowie passende Tools zur Umsetzung Grundvoraussetzung.

Von der Vorbereitung bis zur Erfolgskontrolle: Der Ablauf des Mitarbeitergespräches

Damit das Personalentwicklungsgespräch erfolgreich verläuft, ist eine sorgfältige Vorbereitung Grundvoraussetzung. Für Ihren Ablaufplan können Sie sich an folgenden Schritten orientieren:

1) Vorbereitungsphase

Vor jedem Mitarbeitergespräch steht die organisatorische und inhaltliche Vorbereitung an. Schätzen Sie dazu im Vorfeld die Kompetenzen Ihres Mitarbeiters ein und aktualisieren Sie optimalerweise die zugehörige Funktionsmatrix mit Anforderungsprofil. Hierbei ist es wichtig, erreichte Ziele sowie mögliche Defizite festzustellen, um diese im Gespräch anzusprechen und erforderliche Weiterbildungsmaßnahmen einzuleiten. Vergessen Sie außerdem nicht, Ihrem Beschäftigten im Voraus einen Bewertungsbogen für die Selbsteinschätzung  zu übermitteln.

2) Analysephase

Im nächsten Schritt steht das eigentliche Personalentwicklungsgespräch an. Klären Sie zu Beginn zunächst die geplanten Inhalte. Im Anschluss besprechen Sie gemeinsam mit Ihrem Angestellten die bisherigen Ziele sowie Aufgaben und holen gegenseitiges Feedback zu den spezifischen Leistungsparametern ein.

Ein zentraler Bestandteil ist es, die Selbsteinschätzung des Beschäftigten mit der Fremdeinschätzung der Führungskraft abzugleichen. Wichtig hierbei: Ziehen Sie für beide Seiten die gleichen Maßstäbe heran. Möglich machen dies vorher festgelegte Skills mit konkreten Ausprägungsstufen.

Im Austausch mit Ihrem Mitarbeiter stellen Sie das Anforderungsprofil den eingeschätzten Kompetenzen gegenüber. Anhand des SOLL-IST-Vergleiches lassen sich dann Entwicklungspotentiale identifizieren, die die Grundlage für den späteren Entwicklungsplan bilden. Eines sollten Sie dabei jedoch nicht vergessen: die beruflichen Wünsche Ihres Mitarbeiters. Berücksichtigen Sie daher unbedingt die Arbeitszufriedenheit sowie die persönlichen Entwicklungsziele.

Ablauf und Maßnahmen im Personalentwicklungsgespräch

3) Maßnahmenphase

Personalentwicklung kann nur funktionieren, wenn Sie im Rahmen des Feedbackgespräches auch Maßnahmen zur Förderung der Angestellten ableiten. Besprechen Sie daher individuelle Ziele und Meilensteine sowie strukturelle Veränderungen im Rahmen der Aufgabenplanung. Im Fokus stehen dabei vor allem Weiterbildungsmöglichkeiten. Neben Fortbildungen gehört bspw. ebenso die Übernahme neuer Aufgaben zu möglichen Maßnahmen. Im Idealfall halten Sie die vereinbarten Schritte in einem Maßnahmenplan fest. Wichtig ist, dass Sie realistische Vereinbarungen treffen und umfangreiche Zielsetzungen in Teilschritte zerlegen.

4) Abschlussphase

Nach Abschluss des Gespräches gilt es die festgelegten Maßnahmen in einem geeigneten Tool für Personalentwicklung zu erfassen. Damit das Mitarbeitergespräch zu einer nachhaltigen Weiterentwicklung beiträgt, kommt es auf eine regelmäßige Erfolgskontrolle an. Dazu gehört die Wiederholung des Feedbackgespräches in festen Abständen. Hierdurch überprüfen Sie, ob die durchgeführten Maßnahmen zur gewünschten Entwicklung beigetragen haben und welche weiteren Schritte notwendig sind.

Das Personalentwicklungsgespräch ist nur ein Instrument von vielen

Feedbackgespräche sind ein zentrales Werkzeug der Personalentwicklung – jedoch nicht das einzige. Um ein stimmiges Gesamtbild zu erhalten, müssen die Ergebnisse des Gespräches im Personalentwicklungsplan sowie im Personalentwicklungskonzept aufgegriffen werden. Die erhaltenen Informationen gilt es darüber hinaus auch in der Personalplanung zu berücksichtigen. Ein weiteres wirkungsvolles Instrument ist die Mitarbeiterbefragung, mit der Sie die Entwicklungsmöglichkeiten in Ihrem Betrieb sowie die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit einholen können.

Neben dem Personalentwicklungsgespräch sind auch Mitarbeiterbefragungen ein wirkungsvolles Instrument.
Neben dem Personalentwicklungsgespräch sind auch Mitarbeiterbefragungen ein wirkungsvolles Instrument.

Das Personalentwicklungsgespräch ist nur ein Instrument von vielen

Feedbackgespräche sind ein zentrales Werkzeug der Personalentwicklung – jedoch nicht das einzige. Um ein stimmiges Gesamtbild zu erhalten, müssen die Ergebnisse des Gespräches im Personalentwicklungsplan sowie im Personalentwicklungskonzept aufgegriffen werden. Die erhaltenen Informationen gilt es darüber hinaus auch in der Personalplanung zu berücksichtigen. Ein weiteres wirkungsvolles Instrument ist die Mitarbeiterbefragung, mit der Sie die Entwicklungsmöglichkeiten in Ihrem Betrieb sowie die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit einholen können.

Digitale Unterstützungsmöglichkeiten für das Personalentwicklungsgespräch

Beschäftigte können sich nur dann effizient weiterentwickeln, wenn Sie auf eine regelmäßige, faire sowie transparente Beurteilung ihrer Kompetenzen vertrauen können. Das ist nicht nur ausschlaggebend für die Erreichung der Unternehmensziele, sondern auch für die Mitarbeiterzufriedenheit. Damit das gelingt, lohnt es sich, auf digitale Lösungen zurückzugreifen, die relevante Daten für die Personalentwicklung zentral erfassen.

Hierzu bietet sich eine Software für das Skill- und Kompetenzmanagement an. Doch wie läuft die Arbeit rund um das Personalentwicklungsgespräch mit einem solchen Tool konkret ab? Empfehlenswert ist es, im Vorfeld Skillkategorien, die bspw. Sprachen oder Soft Skills erfassen, in der Software anzulegen. Dabei sollten Sie auch konkrete Ausprägungsstufen festlegen. Anschließend verknüpfen Sie jede Position in Ihrem Unternehmen mit den entsprechenden Skills.

In Vorbereitung auf das Personalentwicklungsgespräch schätzen Sie nun die Fähigkeiten und Fertigkeiten Ihrer Angestellten in der Software-Lösung ein. Anhand des SOLL-IST-Vergleiches lassen sich dann Qualifizierungsbedarfe identifizieren. Der Vorteil digitaler Lösungen liegt dabei auf der Hand: Auch Ihre Angestellten können Skills selber einschätzen und ihre Kompetenzentwicklung anhand der Ergebnisse reflektieren. Gleichzeitig beziehen Sie Ihre Mitarbeiter so aktiv in den Personalentwicklungsprozess ein.

Auf die erstellten Einschätzungsmatrizen greifen Sie auch während des Gespräches zurück. Dadurch lassen sich individuelle Entwicklungen für Ihre Angestellten transparent und nachvollziehbar darstellen. Außerdem ist es möglich, die besprochenen Weiterbildungsmaßnahmen digital zu erfassen und den jeweiligen Mitarbeitern zuzuweisen. Die vorhandenen Skillprofile gilt es dabei regelmäßig anzupassen, um Entwicklungsprozesse abzubilden.

Digitale Unterstützungsmöglichkeiten für das Personalentwicklungsgespräch

Wussten Sie,

dass unsere Software-Lösung iManSys alle Schritte rund um das Personalentwicklungsgespräch digital abbilden kann? iManSys unterstützt Sie so bei der gezielten Vorbereitung und Durchführung von Mitarbeitergesprächen. Sie verzahnen dadurch Skillmanagement, Personalentwicklung und Maßnahmenplanung in einem Tool.

Digitale Unterstützungsmöglichkeiten für das Personalentwicklungsgespräch

Wussten Sie,

dass unsere Software-Lösung iManSys alle Schritte rund um das Personalentwicklungsgespräch digital abbilden kann? iManSys unterstützt Sie so bei der gezielten Vorbereitung und Durchführung von Mitarbeitergesprächen. Sie verzahnen dadurch Skillmanagement, Personalentwicklung und Maßnahmenplanung in einem Tool.

Die Realität im Arbeitsalltag sieht bisher eher ernüchternd aus: Laut einer Befragung von Talentsoft nutzten 2020 nur ca. 20 Prozent der Unternehmen eine digitale Lösung für die Vorbereitung ihrer Mitarbeitergespräche. Die Erfassung aller Leistungen und Kompetenzen für das Feedbackgespräch erfolgt somit in mehr als der Hälfte der Betriebe noch analog. Dabei gibt es mehr als genug gute Gründe, die für die digitale Organisation Ihres Personalentwicklungsgespräches sprechen (Auszug):

  • Sie erhalten einen Überblick über die Leistungspotentiale und Entwicklungsfelder Ihrer Beschäftigten.
  • Sie fördern die Entwicklung Ihrer Angestellten, indem Sie Stärken und Ressourcen in den Fokus stellen.
  • Sie ermöglichen die Nachverfolgung und Wiedervorlage für Feedbackgespräche.
  • Sie stärken die Kompetenzentwicklung, indem Sie Ziele kontinuierlich verfolgen.

Zu den wichtigsten Ressourcen in Ihrem Unternehmen gehören zweifelsohne die Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter. Um diese fortwährend weiterzuentwickeln, ist der Aufbau und die Pflege von Kompetenzmodellen empfehlenswert. Wie das im Detail funktioniert, lesen Sie in unserem kostenfreien Whitepaper. Schauen Sie doch gleich mal rein!

Weiterführende Infos:

Hinrichs, S. (2009): Mitarbeitergespräch und Zielvereinbarung. Betriebs- und Dienstvereinbarungen. Analyse und Handlungsempfehlungen. Online verfügbar unter https://www.boeckler.de/pdf/mbf_bvd_mitarbeitergespraech_und_zielvereinbarung.pdf (Abgerufen am 02.09.2022).

Der Einfachheit und besseren Lesbarkeit halber wird im Text das generische Maskulinum verwendet – gemeint sind damit immer alle Geschlechter.

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