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Personalentwicklung-Software: Das muss sie können

Die strategische Personalentwicklung ist ein entscheidender Erfolgsfaktor, um Beschäftigte im Unternehmen nachhaltig und vor allem erfolgreich zu fördern. Bereits vorhandenes Potenzial kann so optimal genutzt und der gesamte Betrieb weiterentwickelt werden. Eine Personalentwicklung-Software kann diesen Prozess maßgeblich unterstützen und erleichtern. Doch was muss die Software-Lösung eigentlich können, um wirksame Effekte zu verzeichnen?

Unser Artikel beantwortet Ihnen diese Frage, indem wir die Grundlagen der Personalentwicklung erklären und wichtige Anforderungen an eine Software für Personalentwicklung aufzeigen. Anschließend stellen wir Ihnen den Arbeitsprozess mit Hilfe einer Personalentwicklung-Software genauer vor. Sie haben weitere Fragen? Dann schauen Sie in unserem kostenfreien E-Book vorbei. Hier erfahren Sie nicht nur alles zum HSQE-Management, sondern erhalten auch einen Einblick in die digitale Personalentwicklung mit unserer Software-Lösung iManSys.

Personalentwicklung-Software: Grundlagen zur Förderung Ihrer Mitarbeiter

Grundlegend lässt sich die Personalentwicklung innerhalb des Personalwesens (Human Resources) von Unternehmen verorten. Hierbei werden Maßnahmen zur Förderung der Mitarbeiter und Führungskräfte festgelegt. Die Personalentwicklung zielt vor allem darauf ab, die Beschäftigungsfähigkeit im Betrieb sicherzustellen. Optimalerweise trägt dies nicht nur zu einem beständigen Unternehmenserfolg bei, sondern steigert auch die Arbeitszufriedenheit, Motivation sowie Leistungsfähigkeit Ihrer Beschäftigten. Ihre Angestellten werden so langfristig an den Betrieb gebunden, was in geringeren Fluktuationsraten und Fehlzeiten resultiert.

Eine strategische Personalentwicklung bringt aber noch einen weiteren Vorteil mit sich:
Die Lern- und Anpassungsfähigkeit im Unternehmen wird deutlich ausgebaut – eine wichtige Voraussetzung für zukunftsorientierte Firmen.

Übrigens wird in der Personalentwicklung zwischen der positionsorientierten und der potenzialorientierten Förderung unterschieden.

Bei der positionsorientierten Förderung wird der Beschäftigte für eine spezifische Stelle weiterentwickelt.

Bei der potenzialorientierten Förderung wird ein Talentpool an qualifizierten Angestellten aufgebaut.

In der Personalentwicklung kommt es darauf an, dass Sie sowohl die Kompetenzen und Potenziale der Angestellten als auch den unternehmensbezogenen Bedarf kennen. Eine wichtige Maßnahme sind dabei Personalgespräche zwischen Führungskräften und Mitarbeitern. Hierzu zählen u. a. Leistungsbeurteilungen, Feedback- oder Zielgespräche.

Darüber hinaus gibt es aber noch weitere Werkzeuge, die in der Personalentwicklung zum Einsatz kommen. Durch die Pflege einer Skillübersicht können Sie bspw. direkt einsehen, über welche Kompetenzen Ihr Betrieb verfügt und für welche Anforderungen noch qualifizierte Beschäftigte fehlen. Um die Skills für verschiedene Positionen einzuschätzen, ist zudem eine SOLL-IST-Analyse gängige Praxis.

Besonders wichtig ist, dass Sie im Anschluss ganz konkrete Maßnahmen ableiten, damit die Personalentwicklung nicht nur ein theoretischer Vorsatz bleibt. Die Bandbreite der Förderungsmaßnahmen ist dabei groß und reicht von fachlichen Weiterbildungen über Sprachkurse, Seminare oder Ausbildungsprojekte bis hin zu Mentoring-Programmen.

Die Personalentwicklung-Software wird im Personalwesen eingesetzt.

All diese notwendigen Schritte lassen sich in einer Personalentwicklung-Software digital vornehmen. Ihre Personalabteilung behält so stets den Überblick über den Weiterentwicklungsprozess von Mitarbeitern. Sowohl Bedarfsanalysen als auch die erforderliche Maßnahmenplanung können hier abgebildet werden.

Anforderungen an eine Personalentwicklung-Software

Die Effizienz einer Personalentwicklung-Software hängt maßgeblich davon ab, welche Funktionalitäten sie umfasst. Hier sind einige grundlegende Anforderungen zu beachten, die jeder Betrieb kennen sollte.

Allgemeine Funktionalitäten:

Allgemein sollte die Personalentwicklung-Software natürlich die Tätigkeitsprofile verschiedener Arbeitsplätze erfassen und verwalten. Wichtig dabei ist, dass Sie für jede Kompetenz individuelle Ausprägungsstufen hinterlegen können. Als logische Konsequenz ergibt sich, dass Sie die Skills Ihrer Mitarbeiter – bezogen auf den Arbeitsplatz oder die Personalentwicklungsziele – dann auch regelmäßig bewerten können.

Eine effektive Personalentwicklung-Software ermöglicht zudem die Identifikation von geeigneten Mitarbeitern für spezifische Positionen und Tätigkeiten. Darüber hinaus sollten auch Bescheinigungen und Zertifikate, bspw. über durchgeführte Weiterbildungen, dokumentiert werden können. Zudem profitieren Sie von einer Auswertungsfunktion, die Ihnen Statistiken über vorhandene Kompetenzen anhand einer Skillverteilung im Unternehmen ausgibt.

Weitere Anforderungen, die Sie im Rahmen des Kompetenzmanagements im Unternehmen beachten müssen, haben wir für Sie außerdem in unserem themenverwandten Artikel zusammengefasst:

Spezifische Anforderungen:

Daneben gibt es verschiedene spezifische Anforderungen an die Software, um eine effiziente Personalentwicklung zu ermöglichen. Dazu gehört die Integrierung einer Qualifikationsmatrix, die Sie optimalerweise darauf hinweist, ob Handlungsbedarf besteht – bspw. bei Untererfüllungen von Skillanforderungen, wenn ein Nachweis notwendig ist oder das Ablaufdatum erreicht wurde.

Darüber hinaus ist auch die Selbsteinschätzung von Mitarbeitern ein wichtiges Kriterium, das eine Personalentwicklung-Software erfüllen sollte. Gleichzeitig beziehen Sie Ihre Angestellten so aktiv in die Betriebsprozesse ein. Erforderliche Weiterbildungsmaßnahmen sollten zudem zielgerichtet an die Beschäftigten zugewiesen werden können.

Achten Sie unbedingt darauf, dass die Software-Lösung Ihnen die Möglichkeit gibt, die Maßnahmenauslastung Ihrer Beschäftigten zu kontrollieren. So wird Überlastungen gezielt vorgebeugt. Für die Nachfolgeplanung bietet sich ein automatisches Ranking geeigneter Mitarbeiter an. Schließlich sollte auch die Skillentwicklung im Unternehmen über einen frei definierbaren Zeitraum dargestellt werden können.

Wichtige Funktionalitäten einer Personalentwicklung-Software im Überblick:

  • direkte Ermittlung von Entwicklungsbedarfen
  • SOLL-IST-Vergleich als Bestandteil der Software
  • übersichtliche grafische Darstellung der Skills und Kompetenzen
  • Überblick über vorhandene und geforderte Fähigkeiten
  • Ableitung strategischer Nachfolgeplanungen für verschiedene Positionen

Prozess mit der Personalentwicklung-Software

Bei Verwendung einer HR-Software für die Personalentwicklung können Sie sich an einem generellen Arbeitsprozess orientieren, den wir Ihnen nachfolgend vorstellen:

1

Überblick über den Entwicklungsbedarf:

Legen Sie zunächst notwendige Skillkategorien (bspw. Sprachen, Soft Skills) an und definieren Sie die möglichen Ausprägungsstufen. Vergessen Sie dabei nicht, auch Ihre Mitarbeiterziele zu erfassen. Aus der Bedarfsanalyse ergeben sich dann die Kompetenzen, welche in Ihrem Unternehmen benötigt werden.

2

Transparenz über relevante Kompetenzen:

Im nächsten Schritt ordnen Sie jeder Position im Unternehmen die hierfür erforderlichen Kompetenzen zu, um eine transparente Übersicht über alle Skillkategorien zu erhalten.

3

Analyse vorhandener Skills:

Ermitteln Sie den IST-Status aller relevanten Skills, indem Sie die Kompetenzen Ihrer Beschäftigten bewerten und die Selbsteinschätzungen Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen. Ausgehend vom SOLL-IST-Vergleich ergeben sich notwendige Qualifizierungsbedarfe.

4

Systematisches Fördern von Kompetenzen:

Leiten Sie anschließend konkrete Weiterentwicklungsmaßnahmen ab und ordnen Sie diese den entsprechenden Mitarbeitern zu. Hierzu zählen bspw. interne und externe Weiterbildungen, Schulungen, Mentoring-Programme oder Seminare.

5

Nachverfolgung der Kompetenzentwicklung:

Passen Sie die Skillprofile fortwährend an und vergessen Sie nicht, die Skillausprägungen Ihrer Mitarbeiter regelmäßig zu überprüfen. Verfolgen Sie außerdem die Entwicklung Ihrer Kompetenzmatrix und aktualisieren Sie sie gegebenenfalls.

6

Reporting und Erfolgskontrolle:

Abschließend unterstützt Sie eine Darstellung der Skillentwicklung bei der Evaluation von Weiterbildungen. Mit einer automatisch erstellten Grafik zur Skillverteilung erhalten Sie zudem einen Überblick über alle Kompetenzen in Ihrem Unternehmen.

In einigen Personalentwicklung-Softwares gehören nur bestimmte Prozessbestandteile zum Funktionsumfang. Egal ob Skill-Management-Software, Kompetenzmanagement-Software, Talentmanagement-Software oder Weiterbildung-Software: Mit unserer Software-Lösung iManSys benötigen Sie keine separaten Insellösungen mehr. Unsere umfassende Software-Welt „Skills und Kompetenzen“ vereint alle Aspekte.

Da neben der Personalabteilung auch Angestellte regelmäßig mit der Software arbeiten müssen, hat eine leichte und intuitive Bedienbarkeit höchste Priorität. iManSys benachrichtigt die Nutzer, sobald Handlungsbedarf für notwendige Qualifizierungsmaßnahmen besteht – z. B. bei der Untererfüllung von Skills.

Die Personalentwicklung lässt sich in iManSys zudem direkt mit Mitarbeiterschulungen oder dem Maßnahmenmanagement verknüpfen. Wenn Sie mehr rund um das Thema Personalentwicklung-Software erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen unser kostenfreies E-Book „Das große Buch des digitalen HSQE-Managements“. Viel Spaß beim Lesen!

Weiterführende Infos:

DGFP (2020): Auf dem Weg zur digital lernenden Organisation – Kompetenzen für die Personalentwicklung. Online verfügbar unter https://www.dgfp.de/fileadmin/user_upload/DGFP_e.V/Medien/Publikationen/2020/11-2020_Studie_DigiKomp-PE_IWP-HSG-DGFP.pdf (Abgerufen am 19.10.2021).

Gabler Wirtschaftslexikon (2018): Personalentwicklung. Online verfügbar unter https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/personalentwicklung-52604/version-330100 (Abgerufen am 19.10.2021).

Der Einfachheit und besseren Lesbarkeit halber wird im Text das generische Maskulinum verwendet – gemeint sind damit immer alle Geschlechter.

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