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Personaldiagnostik: Der Weg zum effizienten Personalmanagement

Kompetentes, engagiertes und zufriedenes Personal gilt als die wichtigste Ressource für einen langfristigen Unternehmenserfolg. Arbeitgeber, die das Potential ihres (zukünftigen) Personals erkennen und im Unternehmen richtig platzieren, erlangen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil gegenüber ihren Mitstreitern. Der Prozess der internen und externen Personalauswahl ist jedoch komplexer, als es auf den ersten Blick erscheinen mag. Personalverantwortliche werden in der Praxis mit einer Vielzahl an Herausforderungen konfrontiert, wie etwa die richtige Auswahl beim Bewerbungsprozess oder die Konzeption von Job Assessments. Hier kommt die Personaldiagnostik zum Einsatz.

Skills und Kompetenzen müssen sowohl für die Tätigkeitsprofile als auch für die Beschäftigten festgelegt werden. Dafür sind u. a. betriebswirtschaftliche Fachkenntnisse, Empathievermögen und eine besondere Beobachtungsgabe wichtige Voraussetzungen, um einen erfolgreichen Start in einer neuen Position zu sichern.

In unserem Beitrag beschäftigen wir uns näher mit dem Instrument der Personaldiagnostik für das systematische Personalmanagement. Wer mehr über das Kompetenzmanagement im Rahmen der Personalentwicklung erfahren möchten, sollte einen Blick in unser themenbezogenes Whitepaper riskieren.

Personaldiagnostik: Was ist das eigentlich?

Die Personaldiagnostik dient als grundlegendes Instrument, um im Unternehmen ein systematisches Personalmanagement zu etablieren. Sie umfasst die Prozesse der Personalauswahl, -platzierung und -entwicklung. Ziel ist es, Verhaltensunterschiede zwischen Individuen – egal ob Beschäftigte oder Jobbewerber – zu erheben und angemessen zu interpretieren, um darauf aufbauend eine fundierte Personalentscheidung treffen zu können.

Im Arbeitsalltag wird das menschliche Verhalten im Wesentlichen durch zwei Faktoren beeinflusst: Einstellungen und Kompetenzen. Aus dem Zusammenspiel dieser Komponenten resultieren die berufsbezogenen Verhaltensweisen sowie das daraus entstehende Arbeitsergebnis (siehe Abbildung).

Schaubild Personaldiagnostik

Die Einstellungen einer Person üben einen ebenso entscheidenden Einfluss auf das Verhalten bzw. die Leistung aus wie die Kompetenzen. So kann ein Mitarbeiter zwar kompetent und intelligent sein, jedoch benötigt er eine positive Einstellung zu seiner Arbeitstätigkeit, um optimale Leistungen zu erbringen.

Kompetenzen umfassen Fähigkeiten, Fertigkeiten und das Wissen eines Menschen. Es ist nicht ganz einfach, diese punktgenau zu erfassen. Kompetenzen sind graduell ausgeprägt, d. h. sie entwickeln sich stufenweise. Ein „Schwarz-Weiß-Denken“ oder eine „Schubladen-Betrachtung“ von Kompetenzen im Sinne eines „Das kann er sowieso nicht“ sollte in jedem Fall vermieden werden.

Neben den Einstellungen und Kompetenzen einer Person können sich weitere Faktoren auf das Verhalten und die Arbeitsleistung auswirken. So spielen u. a. die Arbeitsumgebung, die emotionale Befindlichkeit der Person sowie die gestellte Arbeitsaufgabe eine wichtige Rolle. Viele Menschen arbeiten gern und produktiv mit Kollegen zusammen; andere hingegen sind nur dann produktiv, wenn sie abgeschottet an ihrer Arbeitsaufgabe tüfteln können.

Die unterschiedlichen Ausprägungen von Einstellungen, Kompetenzen und dem Verhalten einer Person stellen das Personalmanagement vor folgende Herausforderungen (Auszug):

  • Identifikation der richtigen Kandidaten aus einer Vielzahl an Bewerbern
  • Sicherstellung der Passfähigkeit zwischen Beschäftigten und Arbeitsumgebung
  • Identifikation von Weiterentwicklungsbedarfen sowie deren Umsetzung
Personaldiagnostik: Personaleinsatzplanung
Diese und viele weitere Herausforderungen lassen sich durch den Einsatz von Kompetenzmodellen bewältigen. So können Tätigkeiten und Arbeitsleistungen transparent, beobachtbar und messbar dargestellt werden. Vorhandene und geforderte Kompetenzen lassen sich übersichtlich abbilden, so dass Lücken schnell identifiziert und geeignete Entwicklungsmaßnahmen eingeleitet werden können. Kompetenzmodelle werden oftmals auch als Qualifikationsmatrix oder Skillmatrix beschrieben. In jedem Falle sind sie ein wichtiges Instrument für die Personaldiagnostik.

Welche Verfahren werden bei der Personaldiagnostik eingesetzt?

Die Personaldiagnostik bedient sich wissenschaftlicher Methoden, basierend auf Forschungsergebnissen der akademischen Psychologie. Grundsätzlich lassen sich die Verfahren der Personaldiagnostik in drei Kategorien unterteilen: Befragungen, Tests und Verhaltensbeobachtungen.

Die Ergebnisse der genannten Verfahren unterstützen dabei, Erkenntnisse zu sammeln und Potentiale der untersuchten Person zu identifizieren. Vordefinierte Fragen sind hilfreich, die Passfähigkeit einer Person und die Anforderungen an die jeweilige Arbeitsumgebung zu überprüfen. Diese können u. a. wie folgt formuliert sein:

  • „Welche Eigenschaften sollte der Bewerber mitbringen, um zu unserer Unternehmensphilosophie zu passen?“
  • „Verfügt die Person über ausreichend Kompetenzen, um in dieser Position erfolgreich zu sein?“
  • „Besitzt die Person notwendige Eigenschaften, um als Führungskraft zu agieren?“

Um möglichst fundierte Entscheidungen in der Personaleinsatzplanung zu treffen, werden in der Praxis häufig mehrere Verfahren angewendet. Zu den beliebtesten verhaltensdiagnostischen Verfahren zählen u. a.:

  • Auswertung von Bewerbungsschreiben
  • Referenzanalysen
  • Bewerbungsgespräche und Interviews
  • Personalfragebögen
  • Assessment-Center
  • multimodales Interview
  • Eignungs- und Einstellungstests
  • Persönlichkeits- und Persönlichkeitsentwicklungstests
  • psychologische Testverfahren mit individuellen Prüfvariablen
  • berufliches Profiling
  • Management-Audit und 360°-Feedbackgespräche

Die Kompetenzen und Eigenschaften eines Individuums können sehr facettenreich sein und sind nicht immer auf den ersten Blick erkennbar. Aufgrund leicht auftretender Fehlinterpretationen und den daraus resultierenden Fehlentscheidungen sollten diese Verfahren nur von einem einschlägig ausgebildetem Fachpersonal durchgeführt werden.

Rechtliche Rahmenbedingungen der Personaldiagnostik

Bei personaldiagnostischen Prozessen kommt es zur Erhebung, Speicherung und Auswertung von personenbezogenen, also sensiblen Daten. Diese unterliegen besonderen Verarbeitungsbedingungen, welche in jedem Fall einzuhalten sind.
Personaldiagnostik: Gesetzliche Rahmenbedingungen

Einige spezielle personaldiagnostische Verfahren – u. a das graphologische Gutachten oder ein medizinischer Eignungstest – benötigen zusätzlich die schriftliche Einwilligung der untersuchten Person.

Des Weiteren werden die rechtlichen Rahmenbedingungen bei der Personalauswahl, -platzierung und -entwicklung durch das Gleichbehandlungsgesetz (AGG) vorgeschrieben. Wie bei jedem anderen personalwirtschaftlichen Bereich, gelten hierbei die Gleichbehandlungsgrundsätze – ob bei der Bewerberauswahl, dem Feedbackgespräch nach einem Assessment-Center oder bei der Auswertung von Analyseergebnissen. In jedem Fall muss die Personaleinsatzentscheidung so neutral wie möglich getroffen werden.

Fünf Gründe für den Einsatz einer systematischen Personaldiagnostik

Personalentscheidungen gehören zu den wichtigsten Investitionsentscheidungen eines Unternehmens. Arbeitgeber profitieren durch den Einsatz einer systematischen Personaldiagnostik und liefern dadurch entscheidende Impulse für eine erfolgreiche Entwicklung ihres Unternehmens.

1. Die Minimierung von Fehlentscheidungen

Die Personaldiagnostik trägt dazu bei, personelle Fehlentscheidungen bereits im Vorfeld zu minimieren. Werden BewerberInnen und MitarbeiterInnen richtig eingeschätzt, hat das natürlich Vorteile. So können beispielsweise High Potentials identifiziert und deren beruflicher Erfolg gewährleistet werden.

2. Job-Fitting der MitarbeiterInnen

Zahlreiche Studien belegen, dass zufriedene Beschäftigte produktiver arbeiten. Durch den Einsatz ausgewählter personaldiagnostischer Verfahren können Eigenschaften, Präferenzen und Motive der Personen identifiziert werden. So erhält das Personalmanagement Informationen über die Arbeitsweise einer Person und kann dafür sorgen, das Personal passgenau einzusetzen.

3. Die Mitarbeiterfluktuation wird verringert

Durch Verfahren der Personaldiagnostik können gezielt BewerberInnen eingestellt werden, die zur Unternehmensphilosophie bzw. zur ausgeschriebenen Stelle passen. Das bindet die MitarbeiterInnen an das Unternehmen und verringert die Gefahr des baldigen Weggangs.

4. Qualifizierungsmaßnahmen können abgeleitet werden

Auf Grundlage der Analysen lassen sich weitere Maßnahmen für die Beschäftigten im Rahmen der Personalentwicklung festlegen. Dazu gehören bspw. die Zuweisung von notwendigen Schulungen, Unterweisungen sowie Vorsorgeterminen. So kann die Passfähigkeit von Person und Tätigkeit und gegebenenfalls die Weiterentwicklung und Modifizierung der Kompetenzen eines Individuums gewährleistet werden.

5. Reporting via Software-Lösung

Insbesondere für das Reporting sowie die damit einhergehende Dokumentation empfiehlt sich der Einsatz von entsprechenden Software-Lösungen. Die in einer Personaldiagnostik-Software eingepflegten Daten sind (idealerweise) datenschutzkonform hinterlegt und für die Verantwortlichen zu jeder Zeit zugänglich. Daraus können Empfehlungen für die strategische Nachfolgeplanung abgeleitet sowie zukünftige Personaleinsatzplanungen optimiert werden.

In jedem Fall ist es entscheidend, die Fähigkeiten und Fertigkeiten der Beschäftigten festzuhalten und weiterzuentwickeln. Hierfür ist der Einsatz von Kompetenzmodellen empfehlenswert. Wenn Sie mehr über das Kompetenzmanagement in Unternehmen erfahren möchten, lesen Sie unser kostenfreies Whitepaper.

Weiterführende Infos:

Gülke, N. & Ahlers, F. (2016): Personaldiagnostik. Potenzial- und Perspektivenvielfalt  der Eignungsdiagnostik für  Unternehmen und Mitarbeiter. Online verfügbar unter https://leibniz-fh.de/content/uploads/2019/09/Band_1_IT-gest%C3%BCtze_Personaldiagnostik_2016.pdf#page=23 (Abgerufen am 21.10.2021).

Der Einfachheit und besseren Lesbarkeit halber wird im Text das generische Maskulinum verwendet – gemeint sind damit immer alle Geschlechter.

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