Kompetenzmatrix: Mitarbeiter gezielt qualifizieren

Um den demografischen und digitalen Herausforderungen in der Arbeitswelt begegnen zu können, muss das Weiterbildungs- und Kompetenzmanagement in Unternehmen systematisch aufgebaut und organisiert werden. Für die Erfassung der vielfältigen und zahlreichen Mitarbeiterkompetenzen ist die Kompetenzmatrix ein wirksames Werkzeug. Damit lassen sich auch der Qualifikationsbedarf und entsprechende Maßnahmen für die Kompetenzplanung ableiten.

Die DIN EN ISO 9001 regelt die Mindestanforderungen an das Qualitätsmanagementsystem in Unternehmen und Organisationen. Es soll sichergestellt werden, dass die bereitgestellten Produkte und Dienstleistungen allen behördlichen Anforderungen sowie spezifischen Kundenerwartungen gerecht ­werden. Wesentlicher Bestandteil des Qualitäts­managements ist der Nachweis einer systematischen Planung, Umsetzung und Verbesserung der Mitarbeiterkompetenzen im Unternehmen. Diese sind ebenso vielfältig wie komplex.

Berufsrelevante Kompetenzen (Auszug):

• soziale Kompetenzen (Umgang mit Vorgesetzten und Kollegen)
• organisatorische Kompetenzen (Koordination und Verwaltung von Arbeitsabläufen)
• fachliche Kompetenzen (berufsrelevantes Wissen)
• methodische Kompetenzen (Anwendung von Arbeitstechniken und Lernstrategien)
• technische Kompetenzen (Umgang mit Geräten und Maschinen)
• sprachliche Kompetenzen (Muttersprache und Fremdsprachenkenntnisse)
• künstlerische Kompetenzen (kreative Fähigkeiten)
• sonstige Kompetenzen (z. B. sportliche Fähigkeiten)

Für die Erfassung aller relevanten Kompetenzen der Mitarbeiter ist die Kompetenzmatrix ein wichtiges Instrument. Hier lassen sich auch Wissenslücken identifizieren und entsprechende Maßnahmen ableiten.

Kompetenzmatrix – Erstellung und Pflege

Die Erstellung einer Kompetenzmatrix kann unter Umständen mit einem hohen Aufwand verbunden sein. Je konkreter die verschiedenen Komponenten jedoch im Vorfeld geplant werden, desto einfacher gestaltet sich die anschließende Bearbeitung und Pflege. Grundsätzlich sollten folgende Schritte bei der Erstellung einer Kompetenzmatrix beachtet werden:

• 1. Erfassen von Beteiligten und Positionen: Dokumentieren Sie die Gesamtheit Ihrer Mitarbeiter aus allen Unternehmensbereichen (Mitarbeiter, Position). Sie können bei Bedarf die Namen der Mitarbeiter auch anonymisieren.
• 2. Identifikation von Kompetenzen: Halten Sie für die Unternehmensbereiche die benötigten Kompetenzen fest. Idealerweise können Sie diese bereits kategorisieren (bspw. fachliche, methodische sowie persönliche Kompetenzen).
• 3. Bewertung der Qualifikationen und Fertigkeiten: Legen Sie fest, mit welchen Ausprägungen Sie die Kompetenzen bewerten möchten. Denkbar ist das Arbeiten mit Zahlen von eins bis zehn (steigende Priorität). Da Zahlensysteme für Dritte schwer zu interpretieren sein können, empfiehlt sich auch eine Bewertung in Textform.
• 4. Bestimmung des SOLL-Status: Tragen Sie ein, welchen Wert Ihre Mitarbeiter für die erforderlichen Kompetenzen benötigen.
• 5. Bestimmung des IST-Status: Bewerten Sie die tatsächlichen Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter. Nutzen Sie dafür die von Ihnen definierten Ausprägungsstufen.
• 6. Maßnahmenplanung: Aus dem Vergleich von IST- und SOLL-Status können sie erkennen, welche Kompetenzbereiche bei den zukünftigen Qualifizierungsmaßnahmen priorisiert werden sollten.
• 7. Maßnahmenumsetzung: Um die SOLL-Zustände in den entsprechenden Kompetenzbereichen zu erfüllen, können Sie nun Maßnahmen wie z. B. Trainings und Coachings (intern oder extern) einleiten. Vergessen Sie nicht, Ihre Kompetenzmatrix fortlaufend anzupassen.

Bei Ausfällen von wichtigen Mitarbeitern können Sie mit Hilfe einer Kompetenzmatrix schnell Ersatzpersonen im Unternehmen identifizieren, die über ein ähnliches Kompetenzrepertoire verfügen. Damit lassen sich bspw. Produktionsausfälle schnell und einfach verkürzen oder ganz vermeiden. Auch für die Planung neuer Abläufe oder bei der Teilnahme an Ausschreibungen erleichtert die Kompetenzmatrix die Suche nach qualifizierten Mitarbeitern.

Kompetenzmatrix – Analyse und Interpretation

Für einen adäquaten SOLL-IST-Vergleich in der Kompetenzplanung sollten die Zielformulierungen für die angestrebten Qualifikationen der Mitarbeiter möglichst präzise formuliert werden. Je eindeutiger diese bestimmt sind, desto einfacher lässt sich die notwendige Messbarkeit umsetzen.

Ausprägungen bilden quantitative Informationen über Eigenschaften, Leistungen oder Wirkungen eines Systems oder einer Systemumwelt ab. Zudem geben sie Auskünfte über Zustände (IST-Werte) und Ziele (SOLL-Werte). In der Kompetenzmatrix ersetzen sie intuitive Urteile durch konkrete Daten. Insbesondere für die Einhaltung verfassungsrechtlicher Verpflichtungen zu wirtschaftlichem Handeln (Art. 114 II GG) sind Ausprägungen notwendig. Hiermit lassen sich entsprechende Leistungsvergleiche und -entwicklungen nachvollziehbar abbilden.

Mitarbeiterkompetenzen lassen sich im Unterschied zu Leistungsfaktoren (z. B. Anzahl und Qualität von produzierten Einheiten) teilweise nur indirekt beobachten. Daher ist es beim Erstellen einer Kompetenzmatrix umso wichtiger, brauchbare Ausprägungen zu definieren. Hilfreich ist beispielsweise die Verwendung von Ziffern mit einer entsprechenden Ausprägung oder Kommentierungen. So könnte bei einer Bewertungsskala mit steigenden Bewertungen gearbeitet werden (niedrigstes und höchstes Kompetenzniveau).

Bei der Bewertung von Mitarbeiterkompetenzen (IST-Werte), also dem Eintragen der entsprechenden Ausprägungen, sollte darauf geachtet werden, dass dies sowohl in Absprache mit den jeweiligen Vorgesetzten als auch den Mitarbeitern selbst geschieht. Das erhöht die Objektivität bei der Beurteilung und somit die Wertigkeit der Daten. Auch bei der Vergabe von Leistungszielen (SOLL-Werte) ist diese Vorgehensweise empfehlenswert.

Wirksamkeitsmessung von Qualifizierungs­maßnahmen

Für die kontinuierliche Pflege der Kompetenzmatrix ist es notwendig, erfolgreich absolvierte Qualifizierungsmaßnahmen auszuwerten und zu dokumentieren. Idealerweise lassen sich bereits nach den ersten Maßnahmen die Lücken zwischen IST- und SOLL-Zustand schließen. Um deren Wirksamkeit zu erfassen, bieten sich verschiedene quantitative und qualitative Erhebungsmethoden an.

• 1. Bereits vor Beginn der Qualifizierungsmaßnahmen definieren die Mitarbeiter in Abstimmung mit den Vorgesetzten und Verantwortlichen möglichst konkrete Ziele, die erreicht werden sollen. Anhand der Zielformulierung lässt sich der Erfolg der Maßnahmen schnell und einfach evaluieren.
• 2. Mittels standardisierter Fragebögen mit entsprechenden Bewertungskriterien können sowohl die Qualität der Maßnahmen als auch der Kompetenzfortschritt der Mitarbeiter erhoben werden. Die anstrebte Standardisierung ermöglicht eine fortlaufende Vergleichbarkeit der Ergebnisse.
• 3. In regelmäßigen Feedbackgesprächen mit den Vorgesetzten können die Mitarbeiter ihre Kompetenzentwicklung reflektieren und Selbsteinschätzungen abgeben. Dabei lassen sich auch weitere Ziele für die Zukunft formulieren.

Die Analyse einer Kompetenzmatrix ermöglicht auch das Erkennen von überdurchschnittlichen Kompetenzausprägungen bei bestimmten Mitarbeitern mit bestimmten Tätigkeiten. Die Personalentwicklung kann diese Informationen nutzen, um einer möglichen Unzufriedenheit durch drohende Unterforderungen entgegenzuwirken und gezielte Maßnahmen einzuleiten (z. B. Beförderungen).

Während in Kleinst- und Kleinunternehmen das Anlegen ­einer Tabelle ausreichen mag, ist der Wissens- und Kompetenzbestand in mittleren und größeren Unternehmen häufig nur schwer überschaubar. Die Komplexität einer Kompetenz­matrix steigt mit der Anzahl von Mitarbeitern und deren Tätigkeitsbereichen und erfordert daher umfassendere Lösungen.

Die Software-Welt Skills & Kompetenzen von iManSys ­ermöglicht eine optimale Personalplanung und -entwicklung in Ihrem Unternehmen. Damit erfassen Sie systematisch die Kompetenzen aller Mitarbeiter mit den entsprechenden Ausprägungen, identifizieren Qualifizierungsbedarfe und ­legen geeignete Weiterbildungsmaßnahmen fest. Sie können zudem effizient Projekt- und Nachfolgebesetzungen sowie Vertretungsfälle steuern.

Bei der Definition von Ausprägungsstufen bietet Skills & Kompetenzen von iManSys die Möglichkeit, die entsprechenden Skills an Arbeitsplätze anzubinden. Somit lassen sich geforderte Kompetenzen über die jeweilige Tätigkeit identifizieren und definieren. Zudem können Sie die Ausprägungen von Einzel-Skills in der Kompetenzmatrix abbilden und für die weitere Personalplanung und -entwicklung nutzen. Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist die Bewertung von Kompetenzen mittels verbalisierter Ausprägungsdefinitionen. Somit ist ein besseres Verständnis der Datenlage für alle Beteiligten gewährleistet.

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Weiterführende Links

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