Was haben Arbeitsschutz und Personalmanagement eigentlich miteinander zu tun? Tatsächlich mehr, als in den meisten Unternehmen zunächst angenommen wird. Immerhin fühlen sich Beschäftigte nur dann wohl, wenn der Schutz ihrer Gesundheit gewährleistet ist. Arbeitssicherheit ist somit ganz klar mit der Mitarbeiterzufriedenheit verbunden.
Besonders bei der Einarbeitung neuer Kollegen stehen zahlreiche Prozesse an, um ein sicheres Arbeitsumfeld zu gewährleisten. Für Erstunterweisungen und arbeitsmedizinische Vorsorgen kommen hier längst digitale Lösungen zum Einsatz. In unserem Beitrag geben wir Ihnen fünf gute Gründe, warum der Einsatz einer Software für Arbeitsschutz auch für die Personalabteilung im Unternehmen sinnvoll ist.
Ausführliche Informationen rund um das elektronische Unterweisungs-, Vorsorge- und Kompetenzmanagement finden Sie in unserem umfangreichen E-Book. Schauen Sie doch mal rein!
Schnittstellen zwischen Arbeitsschutz und Personalabteilung
Wenn Sie wollen, dass es Ihren Angestellten auf Arbeit gut geht, dann kommen Sie nicht an einem ganzheitlichen Arbeitsschutz vorbei. Immerhin bildet die Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden einen zentralen Erfolgsfaktor für Ihr Unternehmen. Bei immer mehr Bewerbern und auch Beschäftigten ist das Wohlbefinden am Arbeitsplatz ein entscheidendes Kriterium.
Neben einem sicheren und ergonomischen Arbeitsplatz spielt dabei ebenso die psychische Gesundheit eine große Rolle. Mit Hilfe wesentlicher Gesundheitsmaßnahmen und -angebote kann die HR-Abteilung schließlich dafür sorgen, dass Mitarbeitende langfristig an Ihren Betrieb gebunden werden und Ihr Unternehmen weiterhin attraktiv auf dem Arbeitsmarkt bleibt.
Tatsächlich haben sowohl die Arbeitsumgebung als auch die -organisation einen großen Einfluss auf die physische und psychische Gesundheit der Beschäftigten. Besonders oft sorgen dabei Stress und Burnout für Personalausfälle. Es sollte daher selbstverständlich sein, dass Unternehmen alle in ihrer Macht stehenden Sicherheitsmaßnahmen umsetzen, um Gesundheitsschäden, Berufskrankheiten, Verletzungen und Unfälle zu verhindern. Dazu gehören bspw. die Erfüllung erforderlicher Qualifikationen, die Unterweisung der Angestellten oder die Durchführung Arbeitsmedizinischer Vorsorgen.
Die sogenannte Sicherheitskultur ist ein zentraler Bestandteil der Unternehmenskultur. Diese steht dafür, wie Themen des Arbeitsschutzes konkret im Unternehmen verankert sind. Das Entscheidende hierbei: Die Belegschaft lebt die Sicherheitskultur. Und natürlich ist vor allem die HR-Abteilung ein wichtiger Einflussfaktor für alle Beschäftigten. Hierzu müssen Sie im Vorfeld überlegen, wie viel aktive Mitarbeit im Rahmen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes Sie von Ihren Angestellten wünschen.
Arbeitsschutz setzt im Rahmen der Personalabteilung daher immer auf mehreren Ebenen an. Grundsätzlich tragen entsprechende Maßnahmen damit auf lange Sicht dazu bei, die Gesundheit und somit auch die Motivation der Mitarbeitenden zu erhalten. Das spielt sowohl für die Gewinnung von neuen Angestellten als auch für die langfristige Zufriedenheit der Beschäftigten eine zentrale Rolle. Nicht zuletzt ist Arbeitssicherheit immer mit der Personalführung verknüpft, denn Vorgesetzte müssen sicherheitsrelevante Vorgaben im Berufsalltag vorleben.
Das HR-Management steht oftmals vor folgenden Herausforderungen des Arbeitsschutzes:
- Es fehlt eine Übersicht über die erforderlichen und vorhandenen Qualifikationen der Beschäftigten.
- Die Erarbeitung von Schulungsplänen sowie die Organisation von Vorsorgeterminen ist meist mit hohem Aufwand verbunden.
- Die Dokumentation von Zertifikaten, Unterweisungs- und Vorsorgenachweisen gestaltet sich häufig unübersichtlich.
- Die Personalabteilung hat keinen Einblick in die für die Belegschaft notwendigen Sicherheitsmaßnahmen.
- Eine Schnittstelle von HR-Management zu Arbeitsschutz-Themen ist häufig nicht vorhanden.
Sonderfall: Arbeitsschutz
Eine besondere Bedeutung kommt dem Arbeitsschutz bei der Einstellung neuer Arbeitnehmer zu. Der Grund dafür findet sich in der Unfallstatistik: Diese belegt, dass das Unfallrisiko bei neuen Mitarbeitenden deutlich höher ist als bei den alteingesessenen Kollegen. Das liegt vor allem daran, dass Neuankömmlinge noch nicht mit den spezifischen Sicherheitsrisiken am Arbeitsplatz vertraut sind. Mit Hilfe einer systematischen Einarbeitungsphase können Sie den Risiken jedoch entgegenwirken.
Fängt der neue Angestellte im Betrieb an, stehen neben vielen organisatorischen und fachlichen Inhalten auch verpflichtende Aufgaben im Arbeits- und Gesundheitsschutz auf dem Plan. Dafür gilt es zahlreiche Prozesse in Gang zu bringen, die von der Gefährdungsbeurteilung über die Erstunterweisung bis hin zur Vorsorgeuntersuchung reichen. Alle Maßnahmen tragen dazu bei, das Arbeitsumfeld von Anfang an sicher zu gestalten. Da in der Regel die Personalabteilung für die Planung der Onboarding-Phase verantwortlich ist, liegen oftmals auch die organisatorischen Rahmenbedingungen für sämtliche Arbeitsschutzmaßnahmen bei ihr.
5 gute Gründe, wie eine Software für Arbeitsschutz der Personalabteilung helfen kann
Bei der Bewältigung aller Arbeitsschutzaufgaben haben sich längst digitale Lösungsmöglichkeiten etabliert, die den Aufwand der Verantwortlichen deutlich reduzieren. Eine Software für Arbeitsschutz bringt dabei in der Regel viele Automatisierungsprozesse mit sich, die die mühevolle Organisation und Dokumentation um ein Vielfaches erleichtern.
Oftmals arbeiten in erster Linie Arbeitsschutz- und HSQE-Beauftragte mit der Software-Lösung. Tatsächlich bietet der Einsatz digitaler Tools aber ebenso zahlreiche Vorteile für das HR-Management. Wir zeigen Ihnen anhand von fünf Argumenten, warum eine Software für Arbeitsschutz auch für die Personalabteilung sinnvoll ist.
1) Gefahren am Arbeitsplatz kennen
Neue Positionen bringen in den meisten Fällen neue oder veränderte Arbeitsbedingungen mit sich. Im Vorfeld sollten Sie daher prüfen, welche konkreten Risiken von der Arbeitstätigkeit ausgehen, um Ihre Beschäftigten angemessen und umfassend vor diesen Gefahrenquellen zu schützen. Die Risikoermittlung und -bewertung ist daher im Vorfeld unverzichtbar. Wichtig ist, dass Sie bei der Gefährdungsbeurteilung auch psychische Gefährdungen berücksichtigen. Diese werden oftmals unterschätzt, sind für die Mitarbeiterzufriedenheit aber ausschlaggebend.
Mit Hilfe einer Software für Arbeitsschutz können Sie Gefährdungsbeurteilungen für Tätigkeiten, psychische Belastungen oder Gefahrstoffe planen und durchführen. Zudem lassen sich Vorlagen für häufig wiederkehrende Risiken entwickeln. Die zugehörige Risikobewertung und Maßnahmenableitung sowie die abschließende Dokumentation der ermittelten Risiken ist dabei ebenfalls auf digitalem Weg möglich.
Mit Hilfe einer Software für Arbeitsschutz können Sie Gefährdungsbeurteilungen für Tätigkeiten, psychische Belastungen oder Gefahrstoffe planen und durchführen. Zudem lassen sich Vorlagen für häufig wiederkehrende Risiken entwickeln. Die zugehörige Risikobewertung und Maßnahmenableitung sowie die abschließende Dokumentation der ermittelten Risiken ist dabei ebenfalls auf digitalem Weg möglich.
Die Personalabteilung kann sich so einen Überblick über sämtliche Risiken für jede Position verschaffen. Besonders relevant ist dies bei Neueinstellungen oder Veränderungen am Arbeitsplatz. Im Anschluss ist es dann oftmals Aufgabe der HR-Verantwortlichen, die Durchführung individueller Schutzmaßnahmen für jeden Beschäftigten einzuleiten und deren Umsetzung nachzuverfolgen.
2) Erstunterweisungen und Mitarbeiter
Damit besonders neue Beschäftigte ausreichend Schutz erfahren, sind Arbeitgeber grundsätzlich dazu verpflichtet, ihre Angestellten noch vor Aufnahme der neuen Arbeitstätigkeit zu unterweisen. In der anstehenden Erstunterweisung erfahren die Mitarbeitenden dann wichtige Grundlagen zu Gesundheitsschutz und Sicherheit im Arbeitsalltag.
Wie Sie die Erstunterweisung vornehmen, ist dabei Ihnen überlassen. Neben Präsenzschulungen können Sie daher bedenkenlos auf elektronische Unterweisungen zurückgreifen. Dazu müssen Sie nicht zwangsläufig alle Inhalte in einer Unterweisung vermitteln, sondern können diese thematisch unterteilen. Wichtig ist aber, die Angestellten sowohl zu allgemeinen Aspekten des Arbeitsschutzes als auch zu tätigkeitsbezogenen Gefahren zu unterweisen.
Dabei bleibt es natürlich nicht nur bei der Erstunterweisung. Sie müssen Mitarbeiterunterweisungen in regelmäßigen Abständen wiederholen – mindestens jedoch einmal jährlich. Somit betreffen Sicherheitsunterweisungen nicht nur neue Beschäftigte, sondern die gesamte Belegschaft.
Eine Software für Arbeitsschutz ermöglicht Ihnen die Organisation, Durchführung und Dokumentation von elektronischen Unterweisungen. Nicht selten ist es Aufgabe der HR-Abteilung, passende Schulungstermine zu planen und deren Fristen im Blick zu haben. Mit Hilfe einer Software-Lösung können die Verantwortlichen alle Termine anlegen, Beschäftigten zuordnen und deren Erfüllung kontrollieren. Dazu gehört auch die Planung von Präsenzveranstaltungen, wenn diese nötig sind.
Nicht zu unterschätzen ist hierbei auch die Dokumentation und Verwaltung der zugehörigen Unterweisungsnachweise. Digitale Tools dokumentieren Schulungen in der Regel automatisiert, so dass die Personalabteilung zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über alle Angestellten hat.
Nicht zu unterschätzen ist hierbei auch die Dokumentation und Verwaltung der zugehörigen Unterweisungsnachweise. Digitale Tools dokumentieren Schulungen in der Regel automatisiert, so dass die Personalabteilung zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über alle Angestellten hat.
3) Arbeitsmedizinische Vorsorge
Bereits bei Bewerbern greifen Richtlinien zum Arbeits- und Gesundheitsschutz. Sollten besondere Risiken im Rahmen der Arbeitstätigkeit bestehen, dann sind schon vor der Einstellung spezielle Untersuchungen gesetzlich vorgeschrieben. HR-Verantwortliche müssen dafür erforderliche Einstellungs- und Eignungsuntersuchungen frühzeitig planen. So können sie sicherzugehen, dass der Bewerber körperlich für die Aufgabe geeignet ist und auch aus gesundheitlicher Sicht nichts gegen die Tätigkeitsaufnahme spricht.
Darüber hinaus müssen auch Vorsorgeuntersuchungen bei Arbeitsbeginn sowie in regelmäßigen Abständen für alle Mitarbeitenden erfolgen. Gemäß der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) sind dafür Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorgen zu unterscheiden. Es ist gesetzlich geregelt, wann welche Vorsorgeart auf Ihre Belegschaft zutrifft. In jedem Fall sind Arbeitsmedizinische Vorsorgen wichtig, um die Gesundheit der Beschäftigten zu überwachen und zu beschützen.
Oftmals obliegt der Personalabteilung die Terminabstimmung mit dem zuständigen Betriebsarzt. Um die Organisation von Einstellungs- und Eignungsuntersuchungen sowie Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorgen so unkompliziert wie möglich zu gestalten, bietet sich auch hier der Einsatz einer Software für Arbeitsschutz an. Damit können Personalverantwortliche die Vorsorgeangebote an alle Beschäftigten kommunizieren und die anschließende Terminplanung vornehmen. Die Erfüllung der Vorsorgen sowie die Einhaltung der Fristen lassen sich direkt im System kontrollieren. Darüber hinaus werden die Vorsorgenachweise direkt elektronisch hinterlegt.
4) Maßnahmen des Arbeitsschutzes zuordnen und überblicken
Neben Unterweisungen und Vorsorgen gibt es natürlich viele weitere Maßnahmen, die für den Schutz der Arbeitnehmer erforderlich sind. Hierbei lässt sich zwischen technischen, organisatorischen und personenbezogenen Maßnahmen unterscheiden. Für einige Tätigkeiten sind bspw. spezielle Schutzausrüstungen (PSA) nötig, die es den Mitarbeitenden zuzuordnen gilt. Daneben sind oftmals auch spezielle Einrichtungen am Arbeitsplatz oder Ausstattungen der Arbeitssicherheit zuzuweisen und zu überblicken.
Einen direkten Einfluss kann die Personalabteilung besonders auf die organisatorischen Rahmenbedingungen nehmen. Das betrifft u. a. Fragen zum Personaleinsatz, zu Zugangsregelungen oder bestimmten Arbeitsabläufen. Die Vielzahl an Maßnahmen für die gesamte Belegschaft kann jedoch schnell überfordern.
Eine Arbeitsschutz-Software entlastet Personalverantwortliche beim Anlegen, Zuweisen, Verwalten und Terminieren von spezifischen Maßnahmen. Besonders hilfreich sind hierbei Automatisierungsprozesse, so dass festgelegte Maßnahmen bei bestimmten Arbeitsbereichen oder -tätigkeiten direkt zugewiesen werden.
Eine Arbeitsschutz-Software entlastet Personalverantwortliche beim Anlegen, Zuweisen, Verwalten und Terminieren von spezifischen Maßnahmen. Besonders hilfreich sind hierbei Automatisierungsprozesse, so dass festgelegte Maßnahmen bei bestimmten Arbeitsbereichen oder -tätigkeiten direkt zugewiesen werden.
5) Überblick über Qualifikationen und Kompetenzen
Wenn ein Beschäftigter mit seinen Kompetenzen gut zu seiner Arbeitstätigkeit passt, dann ist auch das Risiko geringer, dass gesundheitliche Probleme oder Sicherheitsgefahren auftreten. Umgekehrt bedeutet das, dass das Arbeitsverhältnis mit höherer Wahrscheinlichkeit lange besteht und effektiv gestaltbar ist. Daher sind Fragen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes schon während des Einstellungsverfahrens ausschlaggebend.
So bildet eine passende fachliche Qualifikation das Fundament für verantwortungsbewusstes Verhalten im Rahmen der Arbeitssicherheit. Besonders relevant hierfür sind z. B. bestimmte Fähigkeiten und Eignungen wie Atemschutzausbildungen oder Führerscheine nach Fahrerlaubnisverordnung. Die HR-Abteilung muss dazu erforderliche und vorhandene Skills überblicken und abgleichen können.
Besonders effektiv ist eine Software für Arbeitsschutz dann, wenn sie auch Funktionalitäten des Kompetenzmanagements umfasst. Damit können Personalverantwortliche arbeitsplatzbezogene Tätigkeitsprofile mit individuellen Ausprägungsstufen erfassen und verwalten. Die Kompetenzübersicht hilft Ihnen dann bei der regelmäßigen Bewertung von Mitarbeiterqualifikationen. So sehen Sie, wo noch Verbesserungsbedarf besteht. Gleichzeitig liegen Ihnen Bescheinigungen und Zertifikate direkt im System vor. Das erleichtert es den Zuständigen, die Gültigkeitsfristen kontinuierlich zu überwachen.
Auch im Personalmanagement helfen Kennzahlen, um einen Überblick über den aktuellen Stand des betrieblichen Sicherheitsniveaus zu haben. Dazu gehören bspw.:
- Arbeitsunfälle
- Fehlzeiten durch Krankheit
- Mitarbeiterfluktuation
- Zufriedenheit der Beschäftigten
- Teilnahme an gesundheitsfördernden Maßnahmen
Fazit: Von der passenden Software für Arbeitsschutz profitiert auch die Personalabteilung
Klar ist, dass Arbeitsschutz und HR-Management längst zusammengehören. Die damit verbundenen Organisationsprozesse nehmen jedoch viel Zeit in Anspruch. Vor allem in der Einarbeitungsphase neuer Mitarbeitender müssen Sie an zahlreiche Schritte denken. Hier ist der Einsatz einer Software-Lösung auch im Bereich HR empfehlenswert, um mit Hilfe von Digitalisierung und Automatisierung den Aufwand spürbar zu minimieren.
Vor allem bei der Menge an organisatorischen Prozessen kann eine Arbeitsschutz-Software die Personalabteilung daher deutlich entlasten. Bei der Wahl einer passenden Software-Lösung sollten Sie jedoch sichergehen, dass der Funktionsumfang auch auf die Aufgaben im HR-Bereich abgestimmt ist.
Unsere HSQE Compliance-Management-Software iManSys deckt neben der Mitarbeiterunterweisung und Vorsorgeplanung auch das Maßnahmenmanagement sowie die Kompetenzentwicklung ab. Darüber hinaus bietet Ihnen iManSys ein individuelles Rollen- und Rechtekonzept, um die Zugriffe für HSQE-Beauftragte sowie HR-Verantwortliche zu differenzieren. Wie die Arbeit mit iManSys im Detail funktioniert, erfahren Sie übrigens in unserem kostenfreien E-Book. Wir wünschen viel Spaß beim Lesen!
Weiterführende Infos:
BGHW (o. J.): Unternehmerpflichten im Arbeitsschutz. Online verfügbar unter https://www.bghw.de/was-sie-im-arbeitsschutz-beachten-muessen/unternehmerpflichten (Abgerufen am 30.03.2023).
Der Einfachheit und besseren Lesbarkeit halber wird im Text das generische Maskulinum verwendet – gemeint sind damit immer alle Geschlechter.