Von der OHSAS 18001 zur ISO 45001 – Eine Anleitung in sechs Schritten

Im Frühjahr 2018 wurde die ISO 45001 als internationale Norm veröffentlicht und ist in Deutschland als deutsche Norm DIN ISO 45001:2018 erschienen. Bisher nach OHSAS 18001 zertifizierte Unternehmen haben nun die Pflicht, ihr Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagementsystem entsprechend umzustellen. In unserem Beitrag klären wir über die wichtigsten Änderungen auf und geben Hinweise für den Umstellungsprozess.

DIN ISO 45001 – Neue und geschärfte Anforderungen aus der OHSAS 18001

Bis März 2021 müssen bisher nach OHSAS 18001 zertifizierte Unternehmen ihr Arbeits- und Gesundheitsmanagementsystem auf die Anforderung der DIN ISO 45001 umstellen. Die erste wichtige Änderung betrifft die Bezeichnung „Arbeits- und Gesundheitsmanagementsystem“. Zukünftig wird man hier von einem „Managementsystem für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit“ (SGA-MS) gesprochen.

Die DIN ISO 45001 umfasst dabei neue Anforderungen sowie geschärfte Anforderungen aus der OHSAS 18001 (vgl. Brauweiler, Zenker-Hoffmann, & Will 2019, S.7f).

(neue Anforderungen)

• Bestimmung von politisch-rechtlichen, ökologischen, sozial-kulturellen, technologischen und ökonomischen Themen, welche für das SGA-MS relevant sind
• Bestimmung von Stakeholdern bzw. Interessensgruppen, welche für das SGA-MS relevant sind
• Identifikation und Bewertung von Risiken und Chancen, die sich u. a. aus der Kontextanalyse, den arbeitsplatzbezogenen Gefährdungen sowie den rechtlichen Verpflichtungen ergeben

(geschärfte Anforderungen)

• Verantwortungsübernahme der obersten Leitung der Organisation für die Führung eines SGA-MS
• Betonung der Beschaffung mit Betrachtung der Prozesse der Auftragnehmer und ausgegliederten Prozesse
• Fokussierung auf die kontinuierliche Verbesserung der Leistung zur Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit (SGA-Leistung)

Entscheidend für die Umstellung von der OHSAS 18001 auf die DIN ISO 45001 ist die High Level Structure (HLS). Es handelt sich hier um ein einheitliches Rahmengerüst für Managementsystem-Normen. Das hat enorme Vorteile für eine Umstellung, weil diese auf eine standardisierte Struktur zielt. Folgende Gliederung muss eingehalten werden:

• 1. Anwendungsbereich
• 2. Normative Verweisungen
• 3. Begriffe
• 4. Kontext der Organisation
• 5. Führung
• 6. Planung (für das Managementsystem)
• 7. Unterstützung
• 8. Betrieb
• 9. Bewertung der Leistung
• 10. Verbesserung

Neben der standardisierten Struktur werden auch einheitliche Definitionen und Textbausteine verwendet. Ziel ist es außerdem, mit der Umstellung auf die DIN ISO 45001 den traditionellen Arbeitsschutz mit dem betrieblichen Gesundheitsmanagement zusammenzuführen.

Umstellung in sechs Schritten

Die Arbeitsprozesse sind in jedem Unternehmen unterschiedlich – ebenso wie die Mentalitäten der Verantwortlichen. Eine Umstellung auf ein SGA-MS erfordert jedoch in jedem Falle eine hinreichende Systematik in Form eines Maßnahmenplanes, dem es zu folgen gilt. Wir empfehlen Ihnen einen Umstellungsprozess in sechs wesentlichen Schritten, wobei kein Anspruch auf Vollständigkeit oder Allgemeingültigkeit besteht.

1. Benennung des Teams für den Umstellungsprozess

Die Festlegung eines Projektteams ist enorm wichtig, da hier sämtliche Verantwortlichkeiten und Kompetenzen gebündelt werden. Wichtig ist zudem, dass alle aus dem Projektteam die Inhalte der DIN ISO 45001, wahlweise auch die der OHSAS 18001, kennen. Eventuell sind im Vorfeld entsprechende Schulungen notwendig.

2. SOLL-IST-Analyse für das SGA-MS

Die Analyse beginnt mit dem Zusammentragen der Bausteine des bisherigen Managementsystems sowie deren Zuordnung in die neue Norm. So lässt sich feststellen, welche Anforderungen bereits erfüllt sind und an welchen Stellen nachgebessert werden muss. Fehlt beispielsweise der Punkt Leistungsbewertung, ist die Konzeption einer Evaluation inklusive Instrumente und Methoden eine abzuleitende Maßnahme.

3. Aufbau eines Maßnahmenkataloges

Aufbauend auf der Analyse lassen sich konkrete Maßnahmen für die Umsetzung festlegen. Ein Maßnahmenplan besteht aus den festgelegten Maßnahmen, den verantwortlichen Personen sowie einem dazugehörigen Zeitplan. Je konkreter dieser formuliert ist (was natürlich auch von dem Erfolg der vorangegangenen Analyse abhängt), desto besser wird die Umsetzung gelingen.

4. Umsetzung der festgelegten Maßnahmen

Nun gilt es, den Maßnahmenkatalog in die Praxis umzusetzen. Die existierenden Prozesse und Verfahren werden für das anvisierte SGA-MS aktualisiert oder ggf. neu konzipiert. Der Zeitplan sollte dabei stets im Auge behalten werden.

5. Bewertung und ggf. Optimierung

Bereits während der Maßnahmenumsetzung sollte fortlaufend evaluiert werden, ob die Aktionen ihr Ziel erreichen oder ob etwaige Punkte verbessert werden sollten. Ist beispielsweise noch immer keine Verantwortungsübernahme seitens der Führungsetage für das SGA-MS zu bemerken, sollten mindestens weitere Abstimmungsrunden organisiert oder Informationsblätter erstellt werden.

6. Umstellungsaudit und Zertifizierung

Wird die Umsetzung des Maßnahmenkataloges als positiv bewertet, folgt spätestens jetzt die Festlegung eines Termins für das Umstellungsaudit. Dies erfolgt anhand einer umfassenden Dokumentenprüfung. Eine entsprechende Zertifizierung erhöht die Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens und den Stellenwert der DIN ISO 45001. Ziehen Sie dafür eine akkreditierte Zertifizierungsorganisation heran.

Die Umstellung von der OHSAS 18001 auf die DIN ISO 45001 ist verpflichtend und je nach vorhandenen Kompetenzen unterschiedlich aufwendig. In jedem Fall ist es ratsam, begleitende Software-Lösungen einzusetzen. Aber Vorsicht: Die Verwendung einer Arbeitsschutz-Software garantiert noch längst keine erfolgreiche Umstellung.

Weiterführende Informationen:

Brauweiler, J., Zenker-Hoffmann, A., & Will, M. (2019): Arbeitsschutzmanagementsysteme nach ISO 45001:2018. Grundwissen für Praktiker, 2. Aufl, Wiesbaden: Springer Verlag.