Posted by on 20. August 2018

Corporate Compliance Arbeitsschutz-Management-Software

Ziel eines ganzheitlichen Arbeitsschutz-Management-Systems (AMS) ist es, dass Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz als zentrale Unternehmensaufgabe verstanden werden. Es ist somit gleichwertig mit Ertrags-, Qualitäts- und Umweltschutzzielen zu betrachten. Für Unternehmer bedeutet das, die wesentlichen Vorschriften und Pflichten für einen ganzheitlichen Arbeits- und Gesundheitsschutz zu kennen. Eine Arbeitsschutz-Management-Software kann hier Unterstützung bieten.

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Arbeitsschutz-Management-Systeme: Ziele, Elemente und Wirtschaftlichkeit

Die Einführung von AMS in Unternehmen ist mit zwei wesentlichen Aufgabenfeldern verbunden: die Schaffung von eigenen Strukturen und Prozessen für die Sicherheit und den Gesundheitsschutz sowie deren Integration in die übergeordneten Unternehmensabläufe. Nach dem „Leitfaden für Arbeitsschutzmanagementsysteme“ des Bundesministeriums für Wirtschaft und Arbeit (BMWA) verfolgt ein AMS folgende Ziele:

  • Einhaltung der Arbeitsschutzvorschriften
  • systematisches Ineinandergreifen der Elemente des AMS der Organisation
  • kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsschutzleistung
  • Integration von Sicherheit und Gesundheitsschutz in die Abläufe der Organisation (unter Berücksichtigung der Verbesserung der Wirtschaftlichkeit)

Damit die Einführung gelingen kann, ist es notwendig, alle Angehörigen der Organisation zu informieren und aktiv an einer systematischen Durchführung zu beteiligen. Die Verantwortung für die Einhaltung sämtlicher Arbeits- und Gesundheitsschutzanforderungen liegt letztlich jedoch beim Arbeitgeber. Dieser sollte die wesentlichen Elemente des AMS der Organisation kennen. Dazu gehören:

  • Politik: Festlegung der Arbeitsschutzpolitik und der Arbeitsschutzziele
  • Organisation: Bereitstellung von Ressourcen; Festlegung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten; Festlegung der Mitwirkung, Rechte und Pflichten der Beschäftigten; Organisation von Qualifizierungsmaßnahmen und Schulungen; Dokumentation; Kommunikation und Zusammenarbeit
  • Planung und Umsetzung: erstmalige Prüfung; Ermittlung von Verpflichtungen; Ermittlung von Arbeiten, Abläufen und Prozessen (Planung); Beurteilung und Vermeidung von Gefährdungen; Änderungsmanagement
  • Messung und Bewertung: Leistungsüberwachung und -messung; Untersuchungen; interne Audits; Bewertung durch die oberste Leistung
  • Verbesserungsmaßnahmen: Vorbeugungs- und Korrekturmaßnahmen; kontinuierliche Verbesserung

Was zunächst aufwendig und mühsam erscheint, hat jedoch positive Auswirkungen auf die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens. Mit funktionierenden Arbeits- und Gesundheitsschutzmaßnahmen werden die Arbeitsbedingungen gestaltet, unter denen die Beschäftigten ihre Leistungsfähigkeit abrufen können. Sichere Produktions- und Arbeitsbedingungen verbessern zudem die Prozessqualität in Unternehmen.

Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (GVUB) hat die wesentlichen Argumente für die Einführung eines AMS zusammengefasst (BGI/GUV-I 5180):

  • Erhöhung der Rechtssicherheit für das Unternehmen und seine Führungskräfte
  • Optimierung der Organisation und der Prozessabläufe
  • Erhöhung der Arbeitsschutzkompetenz der Führungskräfte
  • Erhöhung der Arbeitszufriedenheit der Beschäftigten
  • Verbesserung des Unternehmensimages sowie Vertrauenszunahme bei Kunden und Partnern

Unterweisungen, Gefährdungsbeurteilungen, Arbeitsmedizinische Vorsorge – das Aufgabenfeld eines ganzheitlichen Arbeits- und Gesundheitsschutzes ist ebenso komplex wie vielfältig. Im Zuge der Digitalisierung setzen daher immer mehr Unternehmen auf eine Arbeitsschutz-Management-Software. Für die Auswahl gilt es jedoch, im Vorfeld die wesentlichen Anforderungen zu erfassen.

Arbeitsschutz-Management-Software in der Praxis

Die Entscheidung für eine Arbeitsschutz-Management-Software hängt sowohl von wirtschaftlichen Faktoren als auch deren Funktionsumfang ab. Letzteres ist immer auch von den Anforderungen des Unternehmens abhängig. Jedoch lassen sich drei wichtige Aufgabenfelder identifizieren, welche mit einer Arbeitsschutz-Management-Software abgebildet werden müssen:

  • kontinuierliche Dokumentation und Dokumentenlenkung
  • regelmäßige Ermittlung und Bewertung der Ergebnisse der Systemelemente
  • regelmäßige System-Evaluation für einzelne Bereiche der Organisation

Dokumentation und Dokumentenlenkung

In der Dokumentation müssen die gesetzlichen Arbeitsschutzpflichten, die betrieblichen Regeln sowie die Beschreibung des AMS hinterlegt sein. Hinzu kommen Nachweise über die Einhaltung ordnungsrechtlicher Verpflichtungen, u. a. für Unterweisungen, Gefährdungsbeurteilungen oder das Gefahrstoffmanagement. Es muss zudem sichergestellt sein, dass alle Dokumente in der aktuellen Fassung vorliegen. Eine Arbeitsschutz-Management-Software muss hier als Informations- und Dokumentationswerkzeug fungieren.

Bewertung der Systemelemente

Die Leistungsbewertung der Elemente hat festzustellen, ob die entsprechenden Vorgaben und Maßnahmen im Unternehmen umgesetzt werden. Zudem gilt es festzustellen, ob Bedarfe für weitere Maßnahmen bzw. Verbesserungen bestehen. Hilfreich sind hier Leistungsindikatoren wie Unfallzahlen oder krankheitsbedingte Fehlzeiten. Mit Hilfe einer Arbeitsschutz-Management-Software lassen sich idealerweise übersichtliche Reportings für die einzelnen Bereiche erstellen und auswerten.

System-Evaluation

Für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess sind Bestandsaufnahmen (Systemaudits) ratsam. Hier sollten u. a. der Aufbau, Leistungsfähigkeit und Ergebnisse des AMS berücksichtigt werden. Darauf aufbauend lassen sich entsprechende Optimierungsmaßnahmen ableiten. Auch die Einhaltung und Überprüfung des geltenden Rechts (Compliance-Audit) gehört zu den grundlegenden Aufgaben.

Generell sollten Software-Lösungen für den ganzheitlichen Arbeits- und Gesundheitsschutz das Bewusstsein für ein verantwortungsvolles Handeln im Unternehmen stärken. Dafür bedarf es einer hohen Nutzerakzeptanz bei den Beschäftigten, die Berücksichtigung verschiedener Anwenderszenarien in der Praxis sowie die Möglichkeit zur einfachen Integration der Software in bestehende Systeme des Unternehmens beim Einführungsprozess.

In unserem kostenfreien Whitepaper erfahren Sie, wie Sie mit einer Arbeitsschutz-Management-Software im Rahmen eines Compliance-Management-Systems (CMS) sämtliche Arbeitsschutz-Anforderungen organisieren und überwachen.
 

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Weiterführende Informationen:

BMWA (2002): Leitfaden für Arbeitsschutzmanagementsysteme. Online verfügbar unter https://www.dguv.de/medien/fb_org/dokumente/nat_leit_ams.pdf (Zugriffsdatum: 15.08.2018).

DGUV (2014): Arbeitsschutzmanagementsysteme. Ein Erfolgsfaktor für Ihr Unternehmen. Online verfügbar unter http://publikationen.dguv.de/dguv/pdf/10002/i-5180.pdf (Zugriffsdatum: 15.08.2018).

Zimolong, B. (2001): Arbeitsschutz-Managementsysteme. In: Zimolong B. (Hrsg.) Management des Arbeits- und Gesundheitsschutzes. Gabler Verlag, Wiesbaden.

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